Dans cet article
Une fois que le compte d'un utilisateur a été créé et affilié à votre entreprise, il faut penser à compléter la démarche en lui attribuant un rôle.
L'attribution des rôles peut se faire au niveau de l'entreprise et au niveau des entités, pour permettre d'affiner la gestion et les droits liés à plusieurs fonctionnalités disponibles sur la plateforme de LittleBig Connection.
Nous verrons ci-dessous quels sont les différents rôles et droits que vos collaborateurs peuvent avoir.
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Niveau Entreprise
Pour qu'un utilisateur puisse avoir des droits de paramétrage et de pilotage, il faut lui assigner un rôle au niveau entreprise. Deux rôles sont possibles : Administrateur Entreprise ou Acheteur.
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| Administrateur Entreprise | Acheteur | Utilisateur Standard | ||
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Les Administrateurs Entreprise sont responsables de la création du compte entreprise et de la gestion des paramètres et des collaborateurs du compte au niveau global. Ce rôle permet de visualiser et de gérer tous les objets de l'entreprise et d'utiliser les options de pilotage (module Data stories) au plus haut niveau. Les Administrateurs Entreprise ont la possibilité d'extraire toutes les données du compte en fichier plat. |
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Les Acheteurs sont responsables de la gestion des budgets et des lignes de dépenses du compte. Dans certains cas, les acheteurs peuvent être le dernier point de validation d'un processus de sélection de prestataire. Les Acheteurs ont également la possibilité d'extraire toutes les données du compte en fichier plat. . |
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Ceci est le rôle par défaut d'un utilisateur lorsque son compte est créé. Ce type d'utilisateur ne peut pas accéder aux fonctions de paramétrage dans la plateforme, et son accès aux données est très limité. Il est nécessaire d'assigner au moins une entité à ces utilisateurs pour leur donner la possibilité d'effectuer des tâches opérationnelles sur le compte. . |
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Administrateur du compte Entreprise :
Les Administrateurs du compte au niveau de l'Entreprise ont le plus haut niveau de contrôle sur les paramètres du compte et l'attribution de rôles aux collaborateurs, ainsi qu'une visibilité complète sur le pilotage du compte.
Permissions :
- Création et gestion des paramètres de compte entreprise, y compris la création d’entités
- Ajout de collaborateurs
- Assignation des rôles au niveau de l'Entreprise (Administrateur et Acheteur)
- Affiliation et assignation des rôles au niveau de l’Entité (Administrateur, Manager ou Opérationnel)
- Gestion des affiliations au compte Entreprise et aux entités du compte
- Validation de toute demande d'affiliation à l'entreprise de la part des collaborateurs pas encore affiliés
- Possibilité de retrait de l'accès au compte à des collaborateurs qui ne font plus partie de l'entreprise
- Possibilité de modification des affiliations et des rôles des utilisateurs dans chaque entité
- Visualisation de tous les objets du périmètre de la société, y compris les Appels d'offres, propositions, missions, CRA et factures
- Accès au module de pilotage du compte (Data Stories)
- Possibilité d'extraire toutes les données du compte en fichier plat
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Acheteurs :
Le rôle d'Acheteur est chargé de la gestion des budgets et des lignes de dépenses créés dans le compte Entreprise. En fonction des paramètres de votre compte, le rôle d'Acheteur peut être chargé de valider la sélection d'un prestataire pour démarrer une mission/valider le bon de commande.
Permissions :
- Gestion des budgets et lignes de dépenses
- Possibilité de déterminer les devises utilisables sur le compte
- Possibilité de déterminer et de piloter des budgets et lignes de dépenses
- Possibilité de mettre en place des seuils de validation au moment de la création des Bons de Commandes, et d'être assigné en tant que validateur lorsque ces montants sont atteints
- Accès au module de pilotage du compte (Data Stories) à venir
- Possibilité d'extraire toutes les données du compte en fichier plat
Lorsque la fonction Premium "Module de Négociation" est activée sur votre compte, il est également possible pour les Acheteurs de négocier les prix et conditions du service avec le prestataire.
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Niveau Entité
Pour qu'un utilisateur puisse émettre des Appels d'Offres et suivre des missions sur la plateforme, il doit être positionné sur au moins une entité. Lors de son affiliation à une entité, il faut lui assigner un rôle. Trois rôles sont possibles : Administrateur Entité, Manager (rôle par défaut) et Opérationnel.
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| Administrateur Entité |
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Manager |
Opérationnel | |
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Les Administrateurs Entité (Responsable Entité et Suppléant) peuvent voir et éditer des Appels d'Offres, propositions, Bons de Commandes et CRA sur l'ensemble de l'entité et de ses sous-entités. Dans certains cas, si l'entité est positionnée au sein d'un workflow, les Administrateurs d'Entités pourront également avoir le rôle de validateur de la publication de nouveaux Appels d'Offres. . |
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Les Managers peuvent voir et éditer des Appels d'Offres, propositions, Bons de Commandes et CRA sur le périmètre de l'entité, mais non sur ses sous-entités. C'est le rôle par défaut d'un utilisateur lorsqu'il est positionné sur une entité lors de sa création.
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Les Opérationnels peuvent créer et éditer des Appels d'Offres, propositions, Bons de Commandes et CRA sur le périmètre de l'entité, mais non sur ses sous-entités. À la différence des Administrateurs d'Entité et des Managers, ils ne peuvent voir que les objets qui leur sont directement assignés.
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Administrateur Entité (Responsable et Suppléant)
Ce rôle est l'équivalent de l'Administrateur du compte Entreprise, au niveau de l'entité. Il permet une visibilité totale de tous les éléments du périmètre de l'entité et de ses sous-entités.
Avec ce rôle, un utilisateur peut effectuer les actions suivantes sur l'ensemble de ce périmètre :
- Créer de nouveaux Appels d'Offres
- Qualifier des propositions
- Créer des Bons de Commandes (si une validation Acheteur n'a pas été paramétrée)
- Arrêter ou Renouveler des Bons de Commandes
- Valider des Comptes-Rendus d'Activité
- Être assigné en tant que responsable de validation de la publication des Appels d'Offres, via la création de workflow
Au sein de chaque entité, il est nécessaire de positionner deux Administrateurs d'Entité : un Responsable et un Suppléant.
Dans le cadre de la mise en place de workflows, c'est le Responsable Entité qui recevra une notification pour revoir et valider la publication de nouveaux Appels d'Offres *. Le suppléant ne recevra pas de notification, mais pourra également procéder à la validation.
* Dans le cas ou le Responsable Entité n'est pas disponible, et pour permettre au Suppléant de recevoir des notifications pour valider des workflow, il sera nécessaire de changer la disponibilité du Responsable à "Absent" en cliquant dans la partie en bas de votre menu à gauche "Je suis présent", et choisir "Je suis absent".
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Manager
Ce rôle est le rôle par défaut de tout nouvel utilisateur positionné sur une entité lors de sa création.
Avec ce rôle, un utilisateur peut effectuer les actions suivantes sur le périmètre de l'entité :
- Créer de nouveaux Appels d'Offres
- Qualifier des propositions
- Créer des Bons de Commandes (si une validation Acheteur n'a pas été paramétrée)
- Arrêter ou Renouveler des Bons de Commandes
- Valider des Comptes-Rendus d'Activité
Un Manager a une visibilité sur l'ensemble des éléments du périmètre de l'entité, mais pas de ses sous-entités.
Opérationnel
Ce niveau d'accès est conçu pour permettre à votre société de gérer de multiples niveaux de confidentialité.
Avec ce rôle, un utilisateur peut effectuer les actions suivantes sur le périmètre de l'entité :
- Créer de nouveaux Appels d'Offres
- Qualifier des propositions
- Créer des Bons de Commandes (si une validation Acheteur n'a pas été paramétrée)
- Arrêter ou Renouveler des Bons de Commandes
- Valider des Comptes-Rendus d'Activité
Cependant, à la différence des rôles d'Administrateur d'Entité et de Manager, un Opérationnel ne peut visualiser que les contenus qui lui sont directement attribués.
À la différence d'un Manager, un Opérationnel ne peut donc créer un nouvel Appel d'Offres qu'en son propre nom.
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Attention : ce rôle n'est cumulable avec aucun autre rôle sur la plateforme. Un utilisateur ayant un rôle "Opérationnel" dans une Entité ne peut pas être "Manager" ou "Administrateur" dans une autre, ni avoir un rôle au niveau Entreprise. |
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Résumé des rôles et des responsabilités des collaborateurs
* Si des étapes optionnelles de validation ont été configurées, elles ne peuvent être modifiées que par les administrateurs d'entreprise
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