Les rôles des collaborateurs

Une fois que le compte d'un utilisateur a été créé et affilié à votre entreprise, il faut penser à lui attribuer un rôle.

L'attribution des rôles peut se faire au niveau de l'entreprise et au niveau des entités, pour permettre d'affiner la gestion et les droits liés à plusieurs fonctionnalités disponibles sur la plateforme de LittleBig Connection.

Nous verrons dans cet article quels sont les différents rôles et droits que vos collaborateurs peuvent avoir.

Dans cet article

• Rôles au niveau de l'Entreprise
• Rôles au niveau d'une Entité
• Résumé des rôles et des responsabilités des collaborateurs

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Rôles au niveau de l'Entreprise

Pour qu'un utilisateur puisse avoir des droits de paramétrage et de pilotage, il faut lui assigner un rôle au niveau de l'entreprise. Deux rôles sont possibles : Administrateur Entreprise ou Acheteur.

Administrateur Entreprise		Acheteur		Utilisateur Standard
Les Administrateurs Entreprise sont responsables de la création du compte entreprise et de la gestion des paramètres et des collaborateurs du compte au niveau global.  Ce rôle permet de visualiser et de gérer tous les objets de l'entreprise et d'utiliser les options de pilotage (module Data stories) au plus haut niveau.  Les Administrateurs Entreprise ont la possibilité d'extraire toutes les données du compte en fichier Excel ou CSV.		Les Acheteurs sont responsables de la gestion des budgets et des lignes de dépenses du compte. Les Acheteurs ont également la possibilité d'extraire toutes les données du compte.  Dans certains cas, les acheteurs peuvent être le dernier point de validation d'un processus de sélection de prestataire.		Ceci est le rôle par défaut d'un utilisateur lorsque son compte est créé.  Ce type d'utilisateur ne peut pas accéder aux fonctions de paramétrage dans la plateforme, et son accès aux données est très limité.  Il est nécessaire d'assigner au moins une entité à ces utilisateurs pour leur donner la possibilité d'effectuer des tâches opérationnelles sur le compte.

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Administrateur du compte Entreprise

Les Administrateurs du compte au niveau de l'Entreprise ont le plus haut niveau de contrôle sur les paramètres du compte et l'attribution de rôles aux collaborateurs, ainsi qu'une visibilité complète sur le pilotage du compte. 

Permissions : 

• Création et gestion des paramètres du compte entreprise, y compris la création d’entités
• Ajout de collaborateurs
  
  • Assignation des rôles au niveau de l'Entreprise (Administrateur et Acheteur)
  • Affiliation et assignation des rôles au niveau de l’Entité (Administrateur, Manager ou Opérationnel)
• Gestion des affiliations au compte Entreprise et aux entités du compte
  
  • Validation de toute demande d'affiliation à l'entreprise de la part des collaborateurs pas encore affiliés 
  • Possibilité de retrait de l'accès au compte à des collaborateurs qui ne font plus partie de l'entreprise
  • Possibilité de modification des affiliations et des rôles des utilisateurs dans chaque entité
• Visualisation de tous les objets du périmètre de la société, y compris les Appels d'offres, propositions, missions, Comptes Rendus d'Activité et factures
• Accès au module de pilotage du compte (Data Stories)
• Possibilité d'extraire toutes les données du compte au format CSV

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Acheteur

Le rôle d'Acheteur est chargé de la gestion des budgets et des lignes de dépenses créés pour le compte Entreprise. En fonction des paramètres de votre compte, le rôle d'Acheteur peut être chargé de valider la sélection d'un prestataire pour démarrer une mission/valider le Bon de Commande. 

Permissions :

• Gestion des budgets et lignes de dépenses
  
  • Possibilité de déterminer les devises utilisables sur le compte
  • Possibilité de déterminer et de piloter des budgets et lignes de dépenses
  • Possibilité de mettre en place des seuils de validation au moment de la création des Bons de Commandes, et d'être assigné en tant que validateur lorsque ces montants sont dépassés
• Accès au module de pilotage du compte (Data Stories)
• Possibilité d'extraire toutes les données du compte au format CSV

Lorsque la fonction Premium Module de Négociation est activée sur votre compte, il est également possible pour les Acheteurs de négocier les prix et conditions du service avec le prestataire. 

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Rôles au niveau d'une Entité

Pour qu'un utilisateur puisse émettre des Appels d'Offres et suivre des missions sur la plateforme, il doit être positionné sur au moins une entité. Lors de son affiliation à une entité, il faut lui assigner un rôle. Quatre rôles sont possibles : Administrateur Entité, Responsable Entité (et suppléant), Manager et Opérationnel.

Administrateur Entité Les Administrateurs Entité peuvent voir et modifier les paramètres des entités (sous-entités incluses) auxquelles ils sont affectés. Ils ont ensuite un champ d'action similaire au Responsable Entité sur les Appels d'Offres, propositions, Bons de Commandes et CRA.

Responsable Entité		Manager		Opérationnel
Les Responsables Entité (et Suppléants) peuvent voir et éditer des Appels d'Offres, propositions, Bons de Commandes et CRA sur l'ensemble de l'entité et de ses sous-entités.  Dans certains cas, si l'entité est positionnée au sein d'un workflow, les Responsables Entité pourront également avoir le rôle de validateur de la publication de nouveaux Appels d'Offres.		Les Managers peuvent voir et éditer des Appels d'Offres, qualifier des propositions, créer Bons de Commandes et valider des CRA sur l'ensemble de l'entité et de ses sous-entités.    C'est le rôle octroyé par défaut aux utilisateurs lorsque vous les ajoutez à une entité.		Les Opérationnels peuvent créer et éditer des Appels d'Offres, qualifier des propositions, créer Bons de Commandes et valider des CRA sur le périmètre de l'entité, mais non sur ses sous-entités. À la différence des autres rôles, ils ne peuvent voir que les objets qui leur sont directement assignés.

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Administrateur Entité

Ce rôle est l'équivalent de l'Administrateur du compte Entreprise, au niveau de l'entité. Il permet une visibilité totale de tous les éléments du périmètre de l'entité et de ses sous-entités, et d'en modifier les paramètres.

Sur la page de gestion des entités, l'Administrateur Entité a un message d'information listant les entités qui lui sont assignées. Celles-ci apparaîtront comme étant actives, mais les autres entités (auxquelles il n'est pas assigné) seront grisées, non modifiables et les noms des employés seront masqués sur la carte de l'entité pour des raisons de confidentialité. En cliquant sur le nom d'une entité dans la liste, l'Administrateur Entité sera directement redirigé vers l'entité et ses sous-entités.

Lors de la modification d'une entité, les Administrateurs Entités pourront modifier les informations présentes dans chaque onglet du formulaire :

• Informations générales
• Coordonnées de facturation (pour les entités légales uniquement)
• Collaborateurs de l'entité (sauf le champ Administrateur Entité qui ne peut pas être modifié par l'Administrateur Entité lui-même, mais seulement par l'Administrateur Entreprise)
• Lignes de dépenses et workflows
• Paramètres des Appels d'Offres

Enfin, avec ce rôle, un utilisateur peut effectuer les actions suivantes sur l'ensemble de son périmètre : 

• Créer de nouveaux Appels d'Offres
• Qualifier des propositions 
• Créer des Bons de Commandes (si une validation Acheteur n'a pas été paramétrée)
• Arrêter ou Renouveler des Bons de Commandes 
• Valider des Comptes-Rendus d'Activité

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Responsable Entité (et Suppléant)

Avec ce rôle, un utilisateur peut effectuer les actions suivantes sur l'ensemble de son périmètre : 

• Créer de nouveaux Appels d'Offres
• Qualifier des propositions 
• Créer des Bons de Commandes (si une validation Acheteur n'a pas été paramétrée)
• Arrêter ou Renouveler des Bons de Commandes 
• Valider des Comptes-Rendus d'Activité
• Être assigné en tant que responsable de validation de la publication des Appels d'Offres, via la création de workflow

Au sein de chaque entité, il est nécessaire de positionner deux Responsables d'Entité : un Responsable et un Suppléant.

Dans le cadre de la mise en place de workflows, c'est le Responsable Entité qui recevra une notification pour revoir et valider la publication de nouveaux Appels d'Offres. Le suppléant ne recevra pas de notification, mais pourra également procéder à la validation. 

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Manager

C'est le rôle octroyé par défaut aux utilisateurs lorsque vous les ajoutez à une entité.

Avec ce rôle, un utilisateur peut effectuer les actions suivantes sur le périmètre de l'entité et ses sous-entités : 

• Créer de nouveaux Appels d'Offres
• Qualifier des propositions 
• Créer des Bons de Commandes (si une validation Acheteur n'a pas été paramétrée)
• Arrêter ou Renouveler des Bons de Commandes 
• Valider des Comptes-Rendus d'Activité

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Opérationnel

Ce niveau d'accès est conçu pour permettre à votre société de gérer de multiples niveaux de confidentialité. 

Avec ce rôle, un utilisateur peut effectuer les actions suivantes sur le périmètre de l'entité : 

• Créer de nouveaux Appels d'Offres
• Qualifier des propositions 
• Créer des Bons de Commandes (si une validation Acheteur n'a pas été paramétrée)
• Arrêter ou Renouveler des Bons de Commandes 
• Valider des Comptes-Rendus d'Activité

Cependant, à la différence des autres rôles, un Opérationnel ne peut visualiser que les contenus qui lui sont directement attribués.

À la différence d'un Manager, un Opérationnel ne peut donc créer un nouvel Appel d'Offres qu'en son propre nom. 

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Résumé des rôles et des responsabilités des collaborateurs

* Si des étapes optionnelles de validation ont été configurées, elles ne peuvent être modifiées que par les Administrateurs Entreprise (création et modification) et Administrateur Entité (modification uniquement).