Créer une nouvelle entité

Dans cet article 

• Créer une entité

• Configurer les paramètres généraux

  • Informations générales

  • Coordonnées de facturation (entités légales uniquement)

• Gérer les collaborateurs de l’entité

• Configurer les lignes de dépenses et workflows

• Configurer les paramètres des Appels d’Offres

• Configurer les paramètres spécifiques

  • Sociétés référencées

  • Codes profils

  • Grille de tarifs

  • Interfaçage

  • Compte-Rendu d’Activité (CRA)

Créer une entité

Votre compte est structuré autour d’entités, qui vous permettent d’organiser les niveaux de visibilité, de reporting et de process propres à votre entreprise. Les entités peuvent être légales ou organisationnelles, et peuvent contenir des sous-entités.
En tant qu’Administrateur Entreprise, vous pouvez créer et modifier ces entités.

Étapes pour créer une entité

1. Accéder à la gestion des entités
   Allez dans l’onglet Entités, puis cliquez sur Gérer les entités.

2. Créer l’entité

   • Cliquez sur Ajouter une entité,

   • ou ouvrez le menu de l’entité existante pour créer une sous-entité.

3. Choisir le type d’entité
   Sélectionnez :

   • Entité légale

   • Entité organisationnelle

4. Remplir le formulaire.
   Vous êtes redirigé vers le formulaire de création, qui commence par les Paramètres généraux.

Configurer les paramètres généraux

Les paramètres généraux contiennent 5 sections pour les entités légales et 4 pour les entités organisationnelles.

Informations générales

• Nom de l’entité et entité mère : définissez le nom et vérifiez le rattachement. Certains paramètres seront hérités automatiquement. Le Responsable et le Suppléant de l’entité mère auront une visibilité sur les objets de toutes les entités filles.

• Photo de l’entité : optionnelle pour faciliter l’identification.

• Présentation de l’entité : ce texte sera utilisé automatiquement dans la section Contexte de la mission lors de la création d’un Appel d’Offres.

• Adresse

• Région : la région d’une entité organisationnelle doit être identique à celle de son entité mère. Une région correspond à un pays ou un état appliquant des règles spécifiques.

• Numéro d’identification de l’entreprise (équivalent du SIRET en France) : obligatoire pour les entités légales.

• Clé d’identification : utilisée uniquement si l’interfaçage (fonctionnalité premium) est activé.

Cliquez sur Enregistrer et continuer lorsque la section est complétée.

Coordonnées de facturation (entités légales uniquement)

• Taxes professionnelles : dépendantes de la région. En Europe, il s’agit du numéro de TVA intracommunautaire.

• Coordonnées de facturation : utilisées pour générer les factures correctement.

Gérer les collaborateurs de l’entité

Cette section permet d’attribuer les droits et la visibilité des collaborateurs.
Les rôles de Responsable et de Suppléant sont obligatoires.

Pour plus de détails sur les rôles, vous pouvez consulter l’article associé.

Rôles disponibles

• Administrateur d’Entité (optionnel)
  Peut voir et modifier tous les paramètres de l’entité et de ses sous-entités.

• Responsable d’entité et Suppléant (obligatoires)

  • Peuvent créer et consulter les Appels d’Offres et missions sur toutes les sous-entités.

  • Interviennent dans la validation d’un Appel d’Offres si l’entité apparaît dans un workflow.

  • Le Suppléant valide en cas d’absence du Responsable.

• Managers

  • Peuvent créer et voir tous les Appels d’Offres et missions de l’entité et de ses sous-entités.

  • Peuvent créer un Appel d’Offres pour un membre de leur entité.

• Opérationnels

  • Ne voient et ne créent que leurs propres objets.

  • Un utilisateur opérationnel ne peut pas être manager sur une autre entité.

Configurer les lignes de dépenses et workflows

Les lignes de dépenses définissent les étapes de validation pour les Bons de Commande (BDC) et indiquent les budgets impactés.

Au moins une ligne de dépenses active est nécessaire pour que les collaborateurs puissent créer un Appel d’Offres depuis l’entité.

Chaque ligne de dépenses comprend :

• un Responsable et un Suppléant, considérés comme acheteurs, pouvant intervenir dans la validation d’une proposition ou la création du BDC au-delà d’un seuil défini ;

• un ou plusieurs workflows de validation, qui définissent les validations nécessaires pour publier un Appel d’Offres.

Lors de la création d’un Appel d’Offres :

1. L’utilisateur choisit la ligne de dépenses (validation du BDC).

2. Puis, si disponible, choisit un workflow associé (validation de l’AO).

Configurer les paramètres des Appels d’Offres

Cette section permet d’adapter le process aux besoins de l’entité.
Vous pouvez activer ou désactiver les options proposées.

Cliquez sur Enregistrer pour finaliser la création de l’entité, puis continuez avec les Paramètres spécifiques.

Configurer les paramètres spécifiques

Sociétés référencées

Vous pouvez vérifier les listes de prestataires référencés associées à votre entité.
Ces listes sont paramétrées au niveau entreprise, dans les Paramètres spécifiques de l’entité mère.

Lorsque vous ajoutez une nouvelle entité, pensez à mettre à jour les listes de prestataires au niveau de l’entité mère pour inclure cette nouvelle entité.

Codes profils

Les codes profils permettent de standardiser les types de profils recherchés dans les Appels d’Offres ou Bons de Commande.

Actions possibles :

• créer,

• modifier,

• supprimer des codes profils,

• ou récupérer des codes existants depuis l’entité mère.

Grille de tarifs

Une grille de tarifs associe des codes profils à des tarifs négociés et à un ou plusieurs fournisseurs référencés.

Fonctionnement dans les Appels d’Offres

• Lorsqu’une grille est active :

  • le budget est prérempli automatiquement après la sélection du code profil ;

  • ce montant correspond à la moyenne des tarifs négociés.

• Lorsque le prestataire propose un prix, celui-ci est comparé à la grille.

• Vous pouvez activer le blocage des propositions dépassant la grille dans les paramètres généraux de l’entité.

Interfaçage

Si des fonctionnalités d’interfaçage ont été configurées au niveau entreprise, vous pouvez activer :

• les Demandes d’Achat,

• les Réceptions de service,
  directement sur l’entité.

Compte-Rendu d’Activité (CRA)

Vous pouvez activer l’alimentation externe du CRA.
Lorsque cette option est activée :

• les consultants ne participent plus au process de validation ;

• ils peuvent uniquement consulter leurs CRA.