Créer une nouvelle entité
Votre compte client LittleBig Connection peut être sous-divisé en différentes entités. Ces entités servent à retranscrire à l’organisation interne de votre entreprise : chaque entité peut avoir des paramètres et une gestion indépendante, et être elle-même redécoupée en sous-entités. En tant qu'Administrateur Entreprise, vous pouvez créer et modifier les entités du compte. Voyons dans cet article les étapes pour créer une entité.
Dans cet article
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Créer une entité sur LittleBig Connection
Pour créer une entité, il vous suffit de suivre les étapes suivantes :
- Rendez-vous dans l'onglet Entités, et cliquez sur Gérer les entités
- Cliquez sur Ajouter une entité, ou ouvrez le menu
de l'entité à laquelle vous voulez rattacher une sous entité, et cliquez sur Ajouter une sous entité
- Choisissez le type d'entité que vous souhaitez créer : légale ou organisationnelle
- Vous êtes ensuite redirigé vers le formulaire de création de l'entité où vous pouvez commencer par remplir les Paramètres généraux
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Paramètres généraux
Les paramètres généraux sont divisés en 5 sections pour les entités légales et 4 sections pour les entités organisationnelles.
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Informations générales
- Nom de l'entité et entité mère : indiquez le nom de votre entité et vérifiez l'entité mère de rattachement, car certains paramètres pourront être récupérés à partir de celle-ci, et son Responsable/Suppléant auront une visibilité sur les objets de votre entité.
Bon à savoir
Pour faciliter l'identification de votre entité, vous pouvez également ajouter une photo en cliquant sur l'icône près de l'image en haut du formulaire.
- Présentation de l'entité : ce que vous avez indiqué ici vous sera automatiquement proposé lors de la création d'un Appel d'offres (AO), dans l'encart Contexte de la mission
- Adresse (obligatoire uniquement pour les entités légales)
- Région : la région d'une entité organisationnelle doit correspondre à la région de son entité mère. Une région sur LittleBig représente un pays ou un état d’un pays sur lequel s’appliquent des règles particulières
- Numéro d'identification de l'entreprise (correspond au SIRET en France) : obligatoire uniquement pour les entités légales
- Clef d'identification : uniquement si vous avez activé la fonctionnalité premium d'interfaçage avec vos outils internes
Lorsque les informations sont remplies, cliquez sur Enregistrer et continuer en bas de votre écran afin de passer à la section suivante.
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Coordonnées de facturation (uniquement pour les entités légales)
- Taxes professionnelles : ces données dépendent de la région de l'entité. En Europe, il s'agira du numéro de TVA intracommunautaire.
- Coordonnées de facturation : ces données permettront d'adapter l'édition des factures.
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Collaborateurs de l'entité
Vous pouvez ajouter ici l'Administrateur Entité qui pourra ensuite voir et modifier les paramètres de l'entité (sous-entités incluses) auxquelles il est affecté.
Bon à savoir
Affecter un Administrateur Entité à une entité n'est pas obligatoire. Si vous n'avez pas besoin d'avoir ce niveau de gestion pour l'entité, vous pouvez laisser le champ vide.
Ensuite, vous devez assigner un Responsable et un Suppléant à l'entité. Ils auront tous deux la possibilité de créer et de voir les Appels d'Offres et missions sur l'ensemble des sous-entités de l'entité que vous êtes en train de créer.
De plus, si l'entité est sélectionnée en tant qu'étape de validation sur un workflow de validation, le Responsable de l'entité sera amené à valider la publication des Appels d'Offres selon ce workflow. En cas d'absence, le Suppléant pourra s'en charger à sa place.
Les Managers correspondent aux utilisateurs pouvant créer et voir tous les Appels d'Offres et missions de l'entité et de ses sous-entités. Alors qu'un Opérationnel pourra le faire pour l'entité, mais pas pour les entités filles.
Bon à savoir
Pour en savoir plus sur les rôles des collaborateurs au niveau de l'entité, vous pouvez vous référer à cet article.
Il est possible d'affilier un collaborateur à une entité depuis cet onglet, ou lors de la création de son accès à la plateforme, via Collaborateurs dans l'onglet Entreprise.
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Lignes de dépenses et workflows
Les lignes de dépenses associées à votre entité permettent de définir les étapes de validation que vous souhaitez mettre en place pour la création de vos Bons de Commandes, et les budgets qui seront impactés.
Important
Il est obligatoire d'avoir au moins une ligne de dépenses active liée à votre entité pour que les collaborateurs puissent créer un Appel d'Offres depuis celle-ci.
Le Responsable et le Suppléant de la ligne de dépenses (définis directement au niveau des paramètres de la ligne de dépenses) sont des Acheteurs, qui pourront être sélectionnés lors de la création de l'Appel d'Offres en tant que validateurs de la proposition retenue et créateurs du Bon de Commande, au-delà d’un certain montant défini en amont.
Chaque ligne de dépense peut être liée à un ou plusieurs workflows de validation, déterminant les étapes de validation nécessaires à la publication des Appels d'Offres.
Lorsqu'un workflow est associé à une ligne de dépenses, cela signifie que, lors de la création d'un Appel d'Offres sur l'entité, après avoir sélectionné la ligne de dépenses (définissant la validation du BDC), l'opérationnel pourra sélectionner le workflow (définissant la validation de l'AO) qui y est associé.
Bon à savoir
Si la ligne de dépenses ou le workflow que vous souhaitez utiliser n'a pas encore été créé, vous pouvez cliquer sur Plus tard en bas de votre écran pour continuer et enregistrer la création de votre entité sans ce paramètre.
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Paramètres des Appels d'Offres
Vous pouvez ajouter ici un ou plusieurs lieux de missions, qui pourront être sélectionnés par l'opérationnel pour définir le lieu de réalisation de la mission (hors possibles déplacements) lors de la création de l'AO.
Si aucun lieu n'est renseigné, le champ à remplir par l'opérationnel à ce niveau sera un champ libre.
Lorsque toutes les informations sont remplies, vous pouvez cliquer sur Enregistrer en bas à droite de votre écran afin de créer votre nouvelle entité. Vous pouvez ensuite vous rendre dans l'onglet Paramètres spécifiques, afin de continuer la configuration de l'entité.
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Paramètres spécifiques
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Sociétés référencées
Vous pouvez vérifier ici les listes de référencements qui ont été associées à votre entité. Ces listes sont paramétrées au niveau Entreprise, c'est-à-dire dans les Paramètres spécifiques de l'entité mère, pour en savoir plus, rendez-vous sur cet article.
Lorsque qu'une nouvelle entité est ajoutée sur votre compte, pensez à modifier les listes de prestataires référencés nécessaires depuis les Paramètres spécifiques de l'entité mère, afin d'y associer cette nouvelle entité.
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Code profil
Les codes profils sont une fonctionnalité Premium et permettent de définir et de standardiser les types de profils généralement recherchés sur vos Appels d'Offres, pour consolider votre tarification et votre pilotage.
Depuis cette section, vous pouvez facilement créer, modifier ou supprimer les codes profils qui pourront être associés à des Appels d'Offres ou Bons de Commande émis depuis votre entité.
Il est également possible de récupérer un ou plusieurs codes profils ayant déjà été définis sur une entité mère.
Important
Si vous souhaitez utiliser sur cette entité une ou plusieurs grilles de tarifs configurées sur une entité mère, commencez par vous rendre dans l'onglet suivant Grille de tarifs.
En effet, récupérer une grille de tarifs génère la récupération automatique des codes profils correspondants, mais n'est plus possible si ces codes profils ont déjà été récupérés.
Une fois des codes profils associés à votre entité, l'opérationnel devra nécessairement renseigner un code profil lors de la création de tout AO ou BDC sur l'entité.
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Grille de tarifs
Les grilles de tarifs sont également une fonctionnalité Premium et permettent d'associer certains codes profils à des tarifs déterminés, tout en étant liées à un ou plusieurs de vos fournisseurs référencés.
Bon à savoir
L'association de vos grilles de tarifs et de vos fournisseurs référencés se fait à partir de l'entité légale mère de l'entreprise, dans la section Sociétés référencées des Paramètres spécifiques.
Depuis cette section, vous pouvez facilement créer, modifier ou supprimer les grilles de tarifs qui aideront à définir le budget maximum attendu sur chacun de vos Appels d'Offres. En effet, si une grille de tarifs est définie sur l'entité, alors sur chaque AO émis depuis votre entité, le champ du budget sera automatiquement prérempli après qu'un code profil ait été choisi par l'Opérationnel.
Bon à savoir
Ce budget maximum attendu est uniquement informatif, et n'est par défaut pas visible sur votre Appel d'Offres. Il servira néanmoins à qualifier vos propositions reçues, car un code couleur s'appliquera en fonction du fournisseur et du tarif proposé.
Il est également possible de récupérer une ou plusieurs grilles de tarifs ayant déjà été définies sur une entité mère.
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Interfaçage
L'interfaçage est également une fonctionnalité Premium. Si des fonctionnalités d'interfaçage ont été paramétrées au niveau de l'entreprise, vous pourrez activer ici les Demandes d'Achat et/ou les Réceptions de service sur votre entité.
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Compte-Rendu d'Activité (CRA)
Vous avez la possibilité dans cette section d'activer l'alimentation externe du Compte-Rendu d'Activité pour vos Consultants. Si vous activez cette option, les consultants ne seront plus impliqués dans le process des CRA sur la plateforme, ils pourront seulement les consulter.
Bon à savoir
Si vous avez activé la fonctionnalité Premium des Champs personnalisés, vous pouvez ensuite vous rendre dans les paramètres de l'entité mère afin de modifier les champs nécessaires et ajouter cette nouvelle entité.