Un Appel d’Offres au forfait est un AO pour l’achat de prestations intellectuelles sur la base d’un prix fixe, avec une définition structurée du projet et des jalons de livrables clairement définis. 

En savoir plus sur le module Forfait

Pour des informations complètes sur le nouveau module Forfait, incluant ses avantages et ses fonctionnalités détaillées, consultez notre Nouveau module Forfait – Release note
 

Créer et publier un Appel d’Offres au forfait

Pour commencer à créer votre Appel d’Offres au forfait, rendez-vous dans l’onglet AO et cliquez sur Créer un Appel d’Offres.

Sur la première page qui s’affiche, créez une nouvelle demande d’appel d’offres à partir d’un formulaire vide et sélectionnez le type d’AO au forfait.

Parmi ces options, sélectionnez Créer un AO au forfait, puis cliquez sur Créer. Vous serez redirigé vers un formulaire en plusieurs étapes qui vous guidera à travers un processus structuré pour garantir une définition claire des livrables, des jalons et des autres exigences contractuelles.

Voici les étapes à suivre pour publier votre Appel d’Offres au forfait :
 

Étape 1 : Renseigner les informations Client
 

Après avoir cliqué sur le bouton « Créer un AO au forfait », le formulaire d’AO au forfait s’ouvre sur la première étape. Seule la première étape est active, les suivantes apparaissent grisées.

Informations requises :

• Entité client : Sélectionnez une entité parmi celles auxquelles vous êtes rattaché et pour lesquelles vous souhaitez publier l’AO
• Manager opérationnel : Attribuez un manager opérationnel en fonction de la sélection de l’entité
• Co-manager (optionnel) : Ajoutez un manager supplémentaire si nécessaire pour le suivi du projet
• Budget alloué en € : Indiquez le budget total alloué à ce projet au forfait

Cliquez sur Valider et continuer pour passer à l’étape suivante. Le formulaire empêche toute navigation tant que tous les champs obligatoires ne sont pas renseignés.

Étape 2 : Détails du projet

Après validation de l’étape 1 (Client), l’étape 2 devient accessible. Cette étape porte sur le contexte détaillé du projet, les exigences et spécifications, ainsi que la documentation associée.
 

1. Informations requises :

• Titre du projet : Doit représenter précisément l’expertise ou l’objectif final recherché
• Contexte du projet : Fournissez des informations complètes sur le contexte du projet
• Définition des exigences du projet : Définissez les résultats attendus, les livrables et les exigences détaillées

2. Pièces jointes (optionnel) : 

Vous pouvez téléverser des fichiers pour fournir un contexte supplémentaire : 

• Téléverser des fichiers : Ajoutez jusqu’à 5 fichiers pour accompagner votre AO
• Formats de fichiers acceptés : .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx
• Taille maximale par fichier : 5 Mo
• Nombre maximal de fichiers : 5

Jalons

Structurez votre projet en définissant les phases clés et les livrables, ou laissez les fournisseurs proposer leur propre planning. Trois options sont disponibles :
 

Option 1 : Sans jalon

• Sélectionnez cette option si le projet ne nécessite pas de jalons
• Convient pour des projets simples, avec un livrable final clair

Option 2 : Jalons définis par les fournisseurs

• Les fournisseurs proposeront le planning du projet
• Permet la flexibilité pour évaluer différentes approches d’exécution du projet

Option 3 : Jalons définis par le client

• Vous définissez vous-même les jalons du projet
• Titre du jalon : Champ obligatoire pour chaque jalon
• Date d’échéance : Champ optionnel pour gérer la timeline
• Cliquez sur Ajouter un jalon pour créer des jalons supplémentaires
• Maximum : 10 jalons peuvent être ajoutés

Une fois tous les champs obligatoires renseignés et le bouton « Valider et continuer » cliqué, l’étape est marquée comme terminée et l’étape 3 devient active.
 

Étape 3 : Conditions de l’AO
 

Cette étape permet de fixer les règles et les délais de participation des candidats à l’AO.

Conditions de participation :

• Bascule : Ajouter des conditions de participation à l’AO : Activez cette option pour ajouter des conditions spécifiques. Celles-ci seront obligatoires pour que les fournisseurs accèdent aux détails de l’AO. Cette fonctionnalité est souvent utilisée pour afficher une NDA que les fournisseurs devront signer avant d’accéder aux détails de l’AO.
• Téléversez une documentation complémentaire pour les clauses de participation si nécessaire

Soumission des propositions : Définissez des délais clairs pour la soumission des propositions afin de gérer la timeline de l’AO :

• Date limite : Sélectionnez la date limite de soumission des propositions
• Heure : Précisez l’heure exacte de la deadline
   

Étape 4 : Publication

1. Sélectionner les destinataires de l’AO

Choisissez les fournisseurs à qui vous souhaitez envoyer cet AO. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs listes de fournisseurs préférés.

2. Envoyer aux listes de fournisseurs préférés :

• Sélectionner les fournisseurs préférés : Choisissez parmi vos listes de fournisseurs préférés configurées
• Plusieurs listes peuvent être sélectionnées pour élargir le groupe de destinataires

3. Paramètres spécifiques

Cette section apparaît si votre compte entreprise utilise des fonctionnalités premium, telles que :

• Champs personnalisés configurés au niveau de l’entreprise
• Les champs apparaissent sous forme de menus déroulants ou de champs texte libres selon la configuration de votre entreprise
• Les champs personnalisés obligatoires doivent être renseignés pour éviter les erreurs de validation
• Les champs personnalisés peuvent inclure des liens vers des documents PDF associés
   

Étape 5 : Récapitulatif et finalisation

Revue et correction

L’étape de récapitulatif fournit une vue d’ensemble de toutes les informations saisies, organisées par sections :

Section Client :

• Entité : Affiche l’entité sélectionnée
• Manager opérationnel : Affiche le manager opérationnel et le co-manager (le cas échéant)
• Budget alloué : Affiche le montant du budget

Section Projet :

• Titre : Affiche le titre du projet
• Contexte : Affiche les informations sur le contexte du projet
• Définition : Présente la définition des exigences du projet

Section Conditions :

• Date limite de soumission : Affiche la date limite de soumission avec la date et l’heure

Section Paramètres de publication :

• Listes de fournisseurs préférés : Affiche les listes de fournisseurs sélectionnées
• Paramètres spécifiques : Si présents, affiche un récapitulatif de leur contenu

Options de navigation :

• Cliquez sur « Retour à l’étape » à côté de chaque section pour revenir à cette étape et effectuer des corrections
• Les informations mises à jour sont reflétées dans le récapitulatif lors du retour

Publication de l’AO

• Cliquez sur « Créer l’AO » pour publier le formulaire
• Un message de confirmation indique la publication réussie
• Vous pouvez choisir :
  • Cliquer sur le bouton de fermeture pour revenir à la page d’accueil
  • Cliquer sur « voir l’AO » pour accéder à la page de détails de l’AO
     

Modifier un Appel d’Offres au forfait



Pour modifier un AO déjà publié :

1. Rendez-vous dans l’onglet AO, puis cliquez sur Mes AO
2. Vous serez redirigé vers le tableau contenant tous les AO dans votre périmètre. Cliquez sur le menu d’action à droite du tableau pour l’AO que vous souhaitez modifier, puis sur Modifier.
3. Vous pouvez désormais modifier les informations pour chaque étape de l’AO.

Une fois vos modifications effectuées, cliquez sur Enregistrer.