Configurer des clauses obligatoires
Les clauses obligatoires sont conçues pour vous aider, en tant que clients, à garantir que les soumissions de propositions respectent vos processus internes et vos spécifications. Voyons dans cet article comment les créer et les modifier.
Dans cet article
- À propos des clauses obligatoires
- Configurer une clause obligatoire pour une entité
- Gérer une cause obligatoire existante
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À propos des clauses obligatoires
L'objectif des clauses obligatoires est de vous aider à gagner du temps, à renforcer la conformité et à améliorer le processus global de gestion des propositions pour vous et vos équipes.
Une fois définies dans les paramètres d'une entité, les clauses font partie intégrante du processus d'appel d'offres/propositions, les prestataires doivent donc les accepter afin de pouvoir envoyer leurs propositions.
Bon à savoir
Veuillez noter que seuls les Administrateurs entreprise et administrateurs entité peuvent créer des clauses pour les entités de leur périmètre. Celles-ci ne s'appliquent que sur les appels d'offres en régie.
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Configurer une clause obligatoire au sein d'une entité
- Rendez-vous dans l'onglet Entités et cliquez sur Gérer les entités
- Sur l'entité pour laquelle vous souhaitez définir une clause, ouvrez le menu contextuel et cliquez sur Paramètres généraux
Sur la page qui s'affiche, allez dans l'onglet Paramètres des appels d'offres. Cette page comporte trois sous-sections :- Clause obligatoire
- Localisation des missions
- Notifications
- Dans la section des clauses obligatoires, cliquez sur Ajouter une clause et remplissez les champs suivants :
- Titre : Le titre que vous indiquez ici sera utilisé dans l'appel d'offres et formulaire de proposition pour que les créateurs de l'appel d'offres et les prestataires sachent de quoi il s'agit.
- Description (facultatif) : Vous pouvez donner plus de détails sur le contenu du fichier pour donner plus de contexte aux prestataires.
- Document : Vous ne pouvez télécharger qu'un seul fichier, au format PDF, et d'une taille maximale de 5 Mo.
- Cliquez sur Enregistrer pour créer la clause
- Continuez à remplir les autres sections pertinentes et lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer en bas de l'onglet Paramètres des appels d'offres pour confirmer les modifications et mettre la clause à disposition des créateurs d'appels d'offres de l'entité.
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Gérer une cause obligatoire existante
Une fois la clause créée, elle apparaît dans la section Clauses obligatoires de l'onglet Paramètres des appels d'offres. Sur la droite, vous avez la possibilité de la modifier ou de la supprimer si nécessaire.
Important
Tout changement apporté à une clause aura un impact sur les brouillons et nouveaux appels d'offres, ainsi que sur les appels d'offres publiés lorsqu'une modification est faite.
Pour plus d'informations sur l'utilisation des clauses obligatoires dans le formulaire de création d'appel d'offres, veuillez consulter l'article Créer un Appel d'offres (AO) en Régie