Créer un Appel d'Offres (AO) en Régie

LittleBig Connection est une plateforme vous permettant de gérer l’ensemble de vos Appels d’Offres (AO) et missions de prestations intellectuelles. Vous pouvez créer des Appels d’Offres en régie et au forfait, afin de trouver les experts dont vous avez besoin. Voyons dans cet article comment créer et publier un Appel d'Offres en régie, et si besoin le modifier.

Dans cet article 

• Créer et publier un Appel d'Offres (AO) en régie
  1. Entité
  2. Mon besoin (si applicable)
  3. Mission
  4. Localisation
  5. Compétences
  6. Paramètres spécifiques (si applicable)
  7. Durée et budget
  8. Publication
• Modifier un Appel d'Offres en régie

.

Créer et publier un Appel d'Offres (AO) en régie

Pour commencer à créer votre Appel d'Offres (AO), rendez-vous dans l'onglet Appels d'Offres et cliquez sur Créer un Appel d'Offres.

Sur la page qui apparaît, vous devez d’abord déterminer si vous souhaitez :

• Créer un appel d’offres à partir d'un formulaire vierge : Vous pouvez choisir entre deux types d'AO dans le menu déroulant :
  • Régie : c'est un Appel d'Offres pour lequel il y a une obligation de moyen, où vous convenez du prix d'une ressource par jour ou par heure et pour une durée déterminée. 
  • Forfait : c'est un Appel d'Offres pour lequel il y a une obligation de résultat et où vous convenez du prix par mois ou global d'une production. Pour savoir comment créer un Appel d'Offres pour une mission au Forfait, rendez-vous ici.
• Utiliser un template, c’est-à-dire utiliser un modèle de formulaire. Un modèle est créé automatiquement dès que vous publiez un AO en Régie, afin que vous puissiez le réutiliser si besoin par la suite avec plusieurs champs déjà préremplis
• Reprendre un brouillon, c’est-à-dire reprendre un formulaire que vous avez commencé à remplir mais qui n’a pas encore été publié.

Parmi ces options, choisissez de créer un Appel d'Offres à partir d'un formulaire vierge pour une mission en Régie, puis cliquez sur Valider. Vous êtes ensuite redirigé vers un formulaire d'une seule page, décomposé en plusieurs sections présentes dans le menu à gauche de votre écran, et que vous pouvez compléter dans l'ordre que vous souhaitez. 

Ci-dessous les 8 étapes à compléter afin de publier votre AO :

.

1. Entité

Sélectionnez une entité parmi celles auxquelles vous êtes rattaché et pour laquelle vous souhaitez émettre l’AO. 

Lorsque l'entité est sélectionnée, les champs Responsable Opérationnel, Ligne de dépense et Acheteur se remplissent automatiquement avec les informations disponibles pour l'entité. Vous avez la possibilité de modifier ces champs si besoin.

.

2. Mon besoin (si applicable)

Cette étape sera affichée seulement si vous utilisez la plateforme LittleBig Connection à la fois pour faire du Sourcing et du Portage. Elle vous permet d’indiquer si :

• Vous recherchez une expertise : vous aurez alors le choix de publier votre AO auprès de vos fournisseurs référencés, de destinataires ciblés ou sur notre place de marché (Sourcing) en fonction de ce qui est autorisé pour l’entité qui vous avez sélectionnée à l’étape précédente.
• Vous avez déjà trouvé une expertise et souhaitez créer un AO afin de régulariser la prestation dans LittleBig Connection : vous pourrez envoyer votre AO directement au Commercial ou Freelance ayant remporté la mission, pour pouvoir ensuite faire le suivi de la prestation et de la facturation sur la plateforme.

.

3. Mission

Dans cette section, plusieurs parties sont à remplir afin de fournir le plus d'informations possibles sur le contenu de la mission et ainsi vous assurer de recevoir les propositions les plus pertinentes possibles :

• Titre de la mission : Il peut représenter fidèlement l’expertise que vous recherchez ou le but de la mission. C'est un élément important qui sera affiché en premier aux prestataires.
• Contexte de la mission

• Objectifs et livrables
• Durée estimée de la mission (facultatif)
• Temps d'intervention (facultatif) : temps complet ou temps partiel

• Pièce jointe (facultatif) : 5 documents maximum

• Clauses obligatoires : Lorsqu'une clause obligatoire a été configurée sur l'entité sélectionnée, elle apparaîtra dans cette section du formulaire. En tant que créateur d'appels d'offres, vous pourrez la visualiser (avec le document pertinent joint) et vous aurez la possibilité de la modifier.

.

4. Localisation

• Confidentialité de l'Appel d'Offres : Si vous l'activez, les informations permettant d’identifier votre entreprise (logo, raison sociale, lieu de réalisation de la mission) seront masquées pour les prestataires. Cela peut diminuer la pertinence des propositions que vous recevrez.
• Lieu de mission : Indiquez le lieu de réalisation de la mission (obligatoire même si la mission se fait à distance).

• Intervention en remote : indiquez si la mission devra être réalisée en présentiel ou à distance (totalement ou partiellement). 

• Déplacements : activez le bouton si des déplacements seront à prévoir et vous pourrez ensuite indiquer les lieux et la fréquence de ces déplacements.

.

5. Compétences

Afin de recevoir les propositions les plus pertinentes possibles, il est conseillé de renseigner les compétences techniques, savoir-faire et langues à maîtriser pour la bonne réalisation de la mission. Pour chaque compétence ou langue ajoutée, vous pourrez également préciser le niveau d'expertise souhaité. Pour les ajouter : 

• Ecrire la compétence que vous recherchez dans la barre de recherche (au moins 3 caractères sont requis pour lancer la recherche).
• Cliquez sur la compétence correspondante dans la liste des résultats.

• Ensuite, pour chaque compétence, indiquez le niveau d'expertise que vous souhaitez avec les étoiles : 

	Débutant
	Confirmé
	Expert
	Guru

.

6. Paramètres spécifiques (si applicable)

Cette étape est affichée seulement si votre compte entreprise utilise au moins une de nos fonctionnalités premium ci-dessous :

• Les champs personnalisés (pour en savoir plus, rendez-vous sur cet article)
• Les codes projets et la ventilation des projets (pour en savoir plus, rendez-vous sur cet article)
• Les frais journaliers (pour en savoir plus, rendez-vous sur cet article)

.

7. Durée et budget 

• Date de démarrage (facultatif) : Vous pouvez renseigner une date de démarrage pour la mission afin de donner de la visibilité aux prestataires.
• Durée estimée du Bon de commande : La durée estimée du bon de commande renseignée dans l’AO est principalement indicative, vous aurez toujours la possibilité de préciser et modifier cette durée au moment de la sélection d’une proposition.
• Renouvellement du Bon de commande : Activez le bouton pour indiquer si le Bon de Commande pourra potentiellement être renouvelé. Cette information est indicative et elle ne vous engage à rien, mais elle peut aider les prestataires à se projeter.
• Unité d'Œuvre (UO) : choisissez le type d'unité d’œuvre de la mission, en jours ou en heures
• Prix maximum par UO en € HT : Indiquez le budget maximum par unité d’œuvre (jour ou heure) que vous envisagez pour cette mission. Vous avez la possibilité d’afficher ou de masquer ce prix aux prestataires qui consulteront votre AO.
• Codes profils (si applicable) : Si l’entité que vous avez sélectionnée en début de formulaire a été paramétrée avec la fonctionnalité premium des codes profils et des grilles de tarifs alors vous devrez sélectionner le code profil correspondant à l’expertise que vous recherchez. 

.

8. Publication

• Destinataires : Configurez la publication de votre AO en activant/désactivant les boutons bascule.
  • Utilisez une séquence de publication : Si votre administrateur a configuré une séquence de publication sur l'entité sélectionnée. Cela vous permet de rendre votre AO visible progressivement à vos listes de prestataires référencés ou à la place de marché de LittleBig Connection selon l'ordre de la séquence. Après avoir sélectionnée une séquence, vous pouvez désélectionner certains prestataires si nécessaire, mais il doit toujours en rester au moins un à chaque étape. Une fois votre AO publié, vous ne pourrez plus modifier les paramètres de la séquence.
  • Visibilité de la place de marché : En activant l’ouverture de votre AO à notre place de marché, que ce soit aux sociétés d’expertises et/ou aux freelances, vous permettez aux prestataires membres de notre communauté d’y avoir accès. Si c'est un prestataire de la place de marché qui remporte votre Appel d'Offres, alors l'offre Connect - Sourcing s'appliquera.
  • Prestataires référencés : Publiez votre AO uniquement à vos prestataires référencés afin qu'ils soient les seuls à y avoir accès. Choisissez la ou les liste(s) de fournisseurs référencés dans le menu déroulant. Vous pouvez modifier les listes en cliquant sur Editer si vous avez besoin d'enlever un ou plusieurs prestataires de la liste. Si c'est un prestataire référencé qui remporte votre AO, alors l'offre Rise s'appliquera.
  • Envoyer à des destinataires ciblés : Vous pouvez envoyer votre AO directement à des prestataires membres de notre communauté (via leur nom ou leur adresse mail) ou à des prestataires non-inscrits sur la plateforme (via leur adresse mail).  
    • Si vous avez indiqué que vous recherchiez une expertise, cette option vous permet par exemple de mettre en concurrence vos prestataires référencés avec des prestataires non-référencés. Si votre AO est remporté par un prestataire non référencé chez vous, alors l'offre Connect - Portage s'appliquera. 
    • Si vous avez indiqué que vous aviez déjà trouvé une expertise : cette option vous permet de régulariser la prestation sur LittleBig Connection afin d'en assurer le suivi et la facturation. Si un prestataire référencé remporte l'AO, alors l'offre Rise s'appliquera, sinon ce sera l'offre Connect - Portage. 
• Date limite pour les propositions (facultatif) : Vous permet d’empêcher les réponses à votre AO après la date indiquée, tout en laissant votre AO visible par les prestataires. Vous pourrez modifier cette date à tout moment afin d’empêcher ou d'accepter de nouvelles propositions. Cette date peut donc vous permettre de gérer le flux de propositions que vous recevrez, de deux manières :
  • Si vous recevez trop de propositions et vous n’arrivez pas à toutes les qualifier, vous pouvez utiliser cette date pour empêcher de nouvelles propositions (temporairement ou définitivement).
  • Si votre date limite est atteinte et vous n’avez pas trouvé l’expertise que vous recherchiez parmi les propositions reçues, vous pouvez accorder un délai supplémentaire en allongeant la durée afin de recevoir de nouvelles propositions.
• Prochaines étapes de validation : Vous pouvez visualiser ou sélectionner le workflow de validation pour la publication de votre AO. Le paramétrage des workflow de validation est lié au paramétrage de votre compte Client.

Lorsque toutes les étapes sont complètes et que vous estimez avoir renseigné toutes les informations essentielles, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur Publier, en bas à droite du formulaire.

Votre AO sera publié une fois que toutes les étapes du workflow de validation auront été validées. Vous pouvez suivre l'avancement du workflow et relancer si besoin en interne.

.

Modifier un Appel d'Offres en régie

Pour modifier un Appel d'Offres déjà publié : 

1. Rendez-vous dans l’onglet Appels d’Offres, puis cliquez sur Mes Appels d'Offres
2. Vous êtes redirigé vers le tableau contenant tous les AO de votre périmètre. Cliquez sur le menu contextuel de l'AO que vous souhaitez modifier, puis sur Modifier.
3. Vous avez maintenant la possibilité de modifier les informations de chaque étape de l'AO : l'entité, le besoin, la mission, la localisation, les compétences, les paramètres spécifiques (si applicable), la durée, le budget et les critères de publication.
4. Une fois les modifications apportées, cliquez sur Enregistrer et quitter en haut à droite du formulaire