Créer un Appel d'Offres (AO) en Régie
Dans cet article
.Résumé
Créez un Appel d’Offres (AO) en régie pour collecter des propositions pour une mission facturée à la journée ou à l’heure.
Vous pouvez enregistrer l’AO en brouillon à tout moment et le compléter plus tard.
La publication n’est possible que lorsque tous les champs obligatoires sont complétés et que l’entité émettrice est active et dispose d’au moins une ligne de dépense active.
Créer un nouvel AO en régie
Allez dans AO et sélectionnez Créer un AO, ou depuis la page d’accueil sélectionnez Créer un nouvel Appel d’Offres.
Choisissez Régie comme type d’AO.
Sélectionnez Démarrer pour ouvrir le formulaire sur une page.
Comment remplir le formulaire
Sélectionner l’entité et les informations opérationnelles
Sélectionnez l’entité.
Vérifiez le responsable opérationnel, la ligne de dépense et l’acheteur, et mettez à jour si nécessaire.
Le cas échéant : « Mon besoin »
(Affiché uniquement lorsque les modules de sourcing et de portage sont tous deux utilisés.)
Choisissez une option :
Je recherche une expertise : publier vers les populations de fournisseurs autorisées (préférés, ciblés, place de marché).
J’ai déjà trouvé une expertise : envoyer directement au fournisseur sélectionné pour suivi et facturation sur la plateforme.
Définir la mission
Vous pouvez rédiger la section mission manuellement ou utiliser le rédacteur IA d’AO.
Utiliser le rédacteur IA d’AO
Saisissez une courte description de votre besoin.
Vérifiez le titre de mission généré, le contexte, les objectifs et livrables, ainsi que les compétences suggérées.
Sélectionnez Rafraîchir si vous souhaitez un autre brouillon.
Modifiez le contenu généré ou ignorez-le et complétez les champs vous-même.
Ensuite, complétez :
Titre de la mission
Contexte de la mission
Objectifs et livrables
Durée estimée (optionnel)
Temps d’intervention (temps plein ou temps partiel)
Ajoutez jusqu’à cinq pièces jointes.
Vérifiez les clauses obligatoires si votre organisation en utilise. Les fournisseurs doivent accepter toutes les clauses obligatoires pour soumettre une proposition.
Ajouter des compétences et des niveaux (optionnel)
Ajoutez des compétences techniques, comportementales et des langues.
Définissez un niveau attendu pour chaque compétence.
Sélectionnez les compétences suggérées (si générées par le rédacteur IA d’AO) pour les ajouter.
Pour ajouter une compétence non proposée, saisissez son nom et appuyez sur Entrée.
Définir le lieu et la confidentialité
Confidentialité de l’AO (optionnel)
Lorsque la confidentialité est activée :
Les fournisseurs ne voient pas les informations permettant d’identifier l’entreprise.
N’incluez pas d’information identifiante dans les champs texte ou les pièces jointes.
Lieu et modalités d’exécution
Renseignez le lieu de la mission (obligatoire, même en 100 % télétravail).
Sélectionnez les modalités d’exécution : aucun télétravail, télétravail occasionnel, télétravail complet ou toutes possibilités.
Activez Déplacements prévus si besoin, puis précisez les lieux et la fréquence.
Configurer les paramètres spécifiques (si configurés)
Complétez les sections configurées par votre organisation, par exemple :
Champs personnalisés pour le sourcing ou le reporting.
Codes mission pour l’imputation interne des coûts.
Frais journaliers pour gérer les frais supplémentaires facturés par les fournisseurs (transport, repas, hébergement, etc.).
Définir la durée et le budget
Renseignez la date de début de mission (optionnel).
Indiquez la durée estimée du bon de commande.
Ajoutez une option de renouvellement si applicable.
Si des codes profils et grilles tarifaires sont configurés, sélectionnez le code profil (le budget par unité de travail se renseigne automatiquement).
Sélectionnez l’ unité de travail (UT) : jours ou heures.
Indiquez le budget maximum par UT.
Choisissez si vous souhaitez afficher le budget maximum aux fournisseurs.
Publier l’AO
Choisissez une méthode de publication.
1. Séquence de publication (si configurée)
Sélectionnez la séquence prédéfinie pour l’entité.
Vérifiez les groupes de fournisseurs affichés par étapes.
Retirez des fournisseurs si nécessaire (au moins un fournisseur doit rester dans chaque étape).
La séquence ne peut pas être modifiée après la publication.
2. Ouvrir à la place de marché (si configuré)
Rendez l’AO visible pour la population de la place de marché autorisée par votre entité.
3. Envoyer aux fournisseurs préférés
Sélectionnez une ou plusieurs listes de fournisseurs préférés.
Ajustez la sélection de fournisseurs si nécessaire.
4. Envoyer à des destinataires ciblés
Invitez des fournisseurs par nom ou par e-mail (y compris les fournisseurs non encore inscrits).
Options de publication supplémentaires :
Définissez une date limite de dépôt des propositions (optionnel).
Sélectionnez un workflow de validation si plusieurs workflows existent.
Ajoutez une justification de publication (optionnel), visible uniquement par les valideurs du workflow.
Pour finaliser : sélectionnez Publier.
Après la publication
Si un workflow de validation s’applique
Le statut de l’AO indique Workflow en cours.
Les valideurs reçoivent l’AO.
Les fournisseurs ne sont notifiés qu’une fois la validation terminée.
Vous pouvez suivre le workflow et relancer les valideurs.
Si aucun workflow de validation ne s’applique
L’AO est publié immédiatement.
Notifications fournisseurs après publication
Les fournisseurs préférés et ciblés reçoivent une invitation.
Si l’AO est ouvert à la place de marché, il devient visible pour la population configurée.