Gérer les propositions reçues sur un Appel d'Offres

Lorsque votre Appel d’Offres est publié, vous recevez des propositions de la part des prestataires. Vous pouvez les consulter, les trier et planifier des rendez-vous avec celles que vous jugez intéressantes afin de sélectionner la bonne expertise. Voyons dans cet article comment vous pouvez faire votre choix sur la plateforme.

Dans cet article

• Accéder aux propositions reçues sur un Appel d'Offres
• Consulter les propositions et faire votre choix
  • Trier les propositions
  • Qualifier une proposition
  • Proposer un rendez-vous
  • Sélectionner une expertise

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Accéder aux propositions reçues sur un Appel d'Offres

Vous pouvez accéder directement aux propositions d'un Appel d'Offres (AO) depuis la page d'accueil, en cliquant sur le nombre de propositions reçues sur l'un d'entre eux.

Sinon :

1. Rendez-vous dans l'onglet Appels d'Offres et cliquez sur Mes Appels d'Offres pour être redirigé sur la liste des AO de votre périmètre.
2. Sur les AO ayant le statut Publié avec propositions, ouvrez le menu contextuel  et cliquez sur Voir les propositions

Vous pouvez à présent comparer les propositions reçues, les consulter une à une, prendre des notes en interne et télécharger les dossiers de compétences pour vous aider à faire votre choix.

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Consulter les propositions et faire votre choix 

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Trier les propositions

Dans la grille, vous pouvez d'ores et déjà comparer les propositions grâce aux colonnes et filtres disponibles (vous en verrez maximum 5 par page) :

• Statut : pour connaître la signification des différents statuts de propositions, vous pouvez vous référer à notre article dédié
• Entreprise : vous pouvez voir si la proposition vient d'une ESN ou d'un Freelance, si c'est un prestataire référencé ou non, et les filtrez en conséquence
• Disponibilité : date à partir de laquelle le prestataire est disponible pour la mission
• Localisation : pays où se trouve le prestataire
• Prix proposé : le prix proposé par le prestataire est comparé au budget maximum que vous avez défini dans votre AO et s'affiche donc en vert ou en rouge s'il est en-dessous ou au-dessus du budget

Si vous avez activé la fonctionnalité premium des Codes profils et grilles de tarifs, alors le prix proposé sera comparé à celui de la grille de tarifs que vous avez sélectionnée dans votre AO.

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Qualifier une proposition

Pour consulter et qualifier une proposition, cliquez dessus ou via le menu contextuel , cliquez sur Voir le détail. Vous avez ainsi accès à l'argumentaire commercial, de même qu'au profil/dossier de compétences du prestataire que vous pouvez télécharger. Et vous pouvez prendre des notes internes sur la proposition.

Selon votre avis sur cette proposition, une première étape de choix s'offre à vous. Vous pouvez la qualifier de trois manières différentes : 

• Intéressant : ce profil vous intéresse et vous souhaitez le pré-sélectionner
• Pas intéressant : vous ne souhaitez par garder la proposition pour la suite du processus de sélection. Vous devrez choisir une raison parmi les options suivantes : 
  
  • Hors budget
  • Problème de disponibilité
  • Problème de compétences
  • Pas assez d'expérience
  • Autre (précisez)
• Hors sujet : Le profil proposé ne correspond pas au profil recherché (exemple : vous recevez une proposition de développeur junior Java alors que vous recherchez un chef de projet junior). Pour une utilisation optimale et transparente de la plateforme par tous les utilisateurs, vous devrez indiquer la raison de ce choix afin que nous fassions un retour au prestataire.

À partir de deux propositions qualifiées Hors sujet, les prochaines propositions de ce prestataire ne seront disponibles aux Clients qu'après un délai de plusieurs jours.

Si vous qualifiez la proposition d'intéressante, vous pouvez ensuite échanger avec le prestataire par message privé, proposer un rendez-vous au prestataire via la plateforme ou le sélectionner directement. 

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Proposer un rendez-vous 

Après avoir qualifié une proposition d'intéressante, vous pouvez planifier un rendez-vous avec le prestataire via la plateforme. Pour ce faire :

1. Cliquez sur Prendre un rendez-vous
2. Indiquez la date, l'heure, la durée et le lieu du rendez-vous et ajoutez un message afin de donner plus de précisions si nécessaire

Pour suivre le statut de ce rendez-vous, vous pouvez aller dans l'onglet Appels d'Offres puis cliquer sur Rendez-vous. Tant que le prestataire n'aura pas répondu, le rendez-vous sera dans l'onglet En attente, après confirmation, il sera dans l'onglet À venir. 

Ce module de rendez-vous n'est pas lié à votre calendrier professionnel. Lorsque le rendez-vous est confirmé, vous pouvez envoyer une invitation par mail au prestataire, avec le lien de visioconférence si nécessaire.

Pour connaître les informations de contact du prestataire, retournez sur la liste des propositions, cliquez sur le menu contextuel puis sur Contacter. Sur la page qui apparaît, vous verrez son adresse email, ainsi que son numéro de téléphone s'il l'a renseigné.

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Sélectionner une expertise

Suite aux entretiens, vous pouvez sélectionner la proposition qui vous intéresse. Pour cela : 

1. Cliquez sur la proposition en question, déjà qualifiée d'intéressante
2. Sur la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Sélectionner.
3. Une nouvelle fenêtre s'ouvre afin de valider la proposition. Indiquez la date de démarrage et de fin du Bon de Commande (BDC) dont vous avez convenu avec le prestataire, le numéro du BDC, et le nombre d'unités d'œuvre de la mission, puis cliquez sur Valider.

Le TJM n'est pas modifiable dans cette fenêtre. Pour pouvoir le modifier, il vous faut l'accord du prestataire via l'utilisation de la fonctionnalité premium du Module de négociation.

Si vous avez déjà la commande associée en interne, vous pouvez en indiquer le numéro de BDC.

Si un workflow de validation a été défini avec un Acheteur devant valider la proposition, alors il sera notifié de votre sélection et devra la valider pour que la mission puisse démarrer. 

Après validation du profil, une notification est envoyée au prestataire ayant remporté l'AO, et aux autres prestataires ayant répondu à l'AO pour leur indiquer que celui-ci est désormais clôturé.