Gérer les propositions reçues sur un Appel d'Offres

Lorsque votre Appel d’Offres est publié, vous recevez des propositions de la part des prestataires. Vous pouvez les consulter, les trier et planifier des rendez-vous avec celles que vous jugez intéressantes afin de sélectionner la bonne expertise. Voyons dans cet article comment vous pouvez faire votre choix sur la plateforme.

Dans cet article

• Accéder aux propositions reçues sur un Appel d'Offres
• Consulter les propositions et faire votre choix
  • Trier les propositions
  • Qualifier une proposition
  • Proposer un rendez-vous
  • Sélectionner une expertise
  • Nouveauté : Documents de mission (SoW)

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Accéder aux propositions reçues sur un Appel d'Offres

Vous pouvez accéder directement aux propositions d'un Appel d'Offres (AO) depuis la page d'accueil, en cliquant sur le nombre de propositions reçues sur l'un d'entre eux.

Sinon :

1. Rendez-vous dans l'onglet Appels d'Offres et cliquez sur Mes Appels d'Offres pour être redirigé sur la liste des AO de votre périmètre.
2. Sur les AO ayant le statut Publié avec propositions, ouvrez le menu contextuel  et cliquez sur Voir les propositions, ou sur Voir pour ouvrir l'appel d'offres, puis allez à l'onglet Propositions. Cela vous redigéra à la page qui liste les propositions reçues pour votre AO.

Vous pouvez à présent comparer les propositions reçues, les consulter une à une, prendre des notes en interne et télécharger les dossiers de compétences pour vous aider à faire votre choix.

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Consulter les propositions et faire votre choix 

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Trier les propositions

Dans la grille, vous pouvez d'ores et déjà comparer les propositions grâce aux colonnes et filtres disponibles (vous en verrez maximum 5 par page) :

• Statut : pour connaître la signification des différents statuts de propositions, vous pouvez vous référer à notre article dédié
• Entreprise : vous pouvez voir si la proposition vient d'une ESN ou d'un Freelance, si c'est un prestataire référencé ou non, et les filtrez en conséquence
• Disponibilité : date à partir de laquelle le prestataire est disponible pour la mission
• Localisation : pays où se trouve le prestataire
• Prix proposé : le prix proposé par le prestataire est comparé au budget maximum que vous avez défini dans votre AO et s'affiche donc en vert ou en rouge s'il est en-dessous ou au-dessus du budget

• Clauses : Quand une clause obligatoire a été paramétrée sur l'entité de l'AO, vous pouvez consulter la date et l'heure d'acceptation des clauses par le prestataire dans les détails de sa proposition. Cela vous permet d'avoir un suivi clair et concis de la conformité.

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Naviguer vos propositions

Pour consulter et qualifier une proposition, cliquez dessus ou via le menu contextuel , cliquez sur Voir le détail. Cela ouvre le module de propositions, depuis lequel vous pouvez explorer chaque proposition de façon individuelle.  Cette page contient quatre onglets depuis lesquels vous pouvez trouver les détails clé de chaque proposition, des options actionnables et des fleches de navigation pour explorer les suivantes propositions.

Les onglets visibles sur le module de la proposition sont les suivants : 

• Profil : CV (si présent) et détails du profil du consultant
• Proposition : détails de la proposition renseignés par le prestataire (prix, date de disponibilité, argumentaire commercial, frais journaliers si applicables, et coordonnées de contact), date de soumission et de dernière modification de la proposition
• Messages : messages entre vous (ou vos collègues) et le commercial ou le freelance à l'origine de la proposition
• Négociation (si activé sur votre compte) : Si la fonctionnalité premium du module de Négociation a été activée sur le compte de votre entreprise, vous verrez cet onglet supplémentaire.

Qualifier une proposition

Quel que soit l'onglet dans lequel vous vous trouvez, vous verrez une nouvelle section d'informations sur la droite de la page pour vous aider dans votre processus de prise de décision, comprenant :

• Des boutons d'action : ils reflètent où vous en êtes dans le processus de qualification pour que vous sachiez quelles actions vous pouvez mener
• Un workflow d'évaluation : pour savoir rapidement à quelle étape du processus de qualification vous vous trouvez
• Un tableau de comparaison : pour vous permettre de comparer le prix et la date de disponibilité mentionnés dans la proposition par rapport à ceux indiqués dans l'appel d'offres
• Vos notes internes : vous pouvez écrire des commentaires sur la proposition reçue. Vous pouvez les modifier ou supprimer jusqu'à ce qu'une proposition soit retenue pour la mission. Ces commentaires seront également visibles par vos collègues ayant accès à la proposition
• Les détails de l'appel d'offres (AO) : en cliquant sur ce bouton, un panneau s'ouvre avec les principales informations de l'appel d'offres de la mission

En fonction de votre avis sur la proposition, vous pouvez commencer à la qualifier de trois manières différentes.

• Intéressant : ce profil vous intéresse et vous souhaitez le pré-sélectionner. Une fois qu'une proposition est marquée comme Intéressante, vous pouvez sélectionner le profil pour votre projet et remplir le formulaire. Une fois complété, cliquez sur le bouton d'action en haut à droite.
  • Envoyer la sélection à l'acheteur : si le montant de la proposition est supérieur ou égal au montant de validation de l'acheteur défini dans la ligne de dépenses, le statut de la proposition devient Sélectionnée et l'acheteur de l'appel d'offres devra examiner et Approuver la sélection pour valider le profil et créer la mission.

  • Valider et créer la mission : si le montant de la proposition est inférieur au montant de validation de l'acheteur défini dans la ligne de dépense (et que l'option de demande d'achat (DA) n'est pas activée), le statut de la proposition devient Retenue et vous pouvez suivre l'avancement de la prestation via l'onglet Missions.

  • Valider et envoyer une demande d'achat : si le montant de la proposition est inférieur au montant de validation de l'acheteur défini dans la ligne de dépenses (et si l'option de demande d'achat (DA) est activée sans workflow personnalisé). Le statut de la proposition devient Retenue et la DA est créée.

• Pas intéressant : vous ne souhaitez par garder la proposition pour la suite du processus de sélection. Vous devrez choisir une raison parmi les options suivantes : 
  
  • Hors budget
  • Problème de disponibilité
  • Problème de compétences
  • Pas assez d'expérience
  • Autre (précisez)
• Hors sujet : Le profil proposé ne correspond pas au profil recherché (exemple : vous recevez une proposition de développeur junior Java alors que vous recherchez un chef de projet junior). Pour une utilisation optimale et transparente de la plateforme par tous les utilisateurs, vous devrez indiquer la raison de ce choix afin que nous fassions un retour au prestataire.
• Spam : Le profil soumis ne correspond pas à celui que vous recherchez (exemple : vous avez reçu une proposition pour un développeur Java junior alors que vous cherchez un chef de projet junior). Pour une utilisation optimale et transparente de la plateforme par tous les utilisateurs, vous devez indiquer la raison de ce choix afin que nous puissions fournir un retour au prestataire.

Si vous qualifiez la proposition d'intéressante, vous pouvez ensuite échanger avec le prestataire par message privé, proposer un rendez-vous au prestataire via la plateforme ou le sélectionner directement. 

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Validation par l'acheteur de l'appel d'offres

En tant qu'acheteur, une fois que vous avez examiné la proposition sélectionnée par le responsable opérationnel, vous pouvez cliquer sur Désélectionner si la proposition ne convient pas, ou sur Réviser pour ouvrir le formulaire de validation. Si toutes les informations du formulaire sont correctes, vous pouvez cliquer sur le bouton de validation (vous verrez l'une des options suivantes en fonction de votre workflow) :

• Valider la création du projet : si l'option de demande d'achat (DA) est désactivée. Le statut de la proposition devient Retenue et la mission est créée.
• Valider et envoyer DA : si l'option DA est activée sans workflow personnalisé. Le statut de la proposition devient Retenue et la mission est créée.
• Valider et envoyer à l'opérationnel : si l'option DA est activée avec un workflow personnalisé. Le statut de la proposition devient Retenue et la mission est créée. Le responsable opérationnel devra alors valider la proposition et remplir les champs personnalisés s'il y en a.

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Proposer un rendez-vous 

Après avoir qualifié une proposition d'intéressante, vous pouvez planifier un rendez-vous avec le prestataire via la plateforme. Pour ce faire :

1. Cliquez sur Prendre un rendez-vous
2. Indiquez la date, l'heure, la durée et le lieu du rendez-vous et ajoutez un message afin de donner plus de précisions si nécessaire

Pour suivre le statut de ce rendez-vous, vous pouvez aller dans l'onglet Appels d'Offres puis cliquer sur Rendez-vous. Tant que le prestataire n'aura pas répondu, le rendez-vous sera dans l'onglet En attente, après confirmation, il sera dans l'onglet À venir. 

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Sélectionner une expertise

Suite aux entretiens, vous pouvez sélectionner la proposition qui vous intéresse. Pour cela : 

1. Cliquez sur la proposition en question, déjà qualifiée d'intéressante
2. Sur la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Sélectionner.
3. Une nouvelle fenêtre s'ouvre afin de valider la proposition. Indiquez la date de démarrage et de fin du Bon de Commande (BDC) dont vous avez convenu avec le prestataire, le numéro du BDC, et le nombre d'unités d'œuvre de la mission, puis cliquez sur Valider.

Si un workflow de validation a été défini avec un Acheteur devant valider la proposition, alors il sera notifié de votre sélection et devra la valider pour que la mission puisse démarrer. 

Après validation du profil, une notification est envoyée au prestataire ayant remporté l'AO, et aux autres prestataires ayant répondu à l'AO pour leur indiquer que celui-ci est désormais clôturé. 

Nouveauté : Statement of Work (SoW)*

Its main function is to support purchase requests, making it easier to justify purchases, allowing you as a client to create comprehensive and accurate statements of work directly from the selected suppliers' proposals. 

Quand la fonctionnalitée de Documents de Mission (Statement of Work - SoW) est activée sur votre compte, elle peut aider a fluidifier votre processus d'achat. Le SoW est un document contenant tous les détails nécessaires et les documents complémentaires des deux parties (client et prestataire) ainsi que tous les détails du projet à démarrer. 

Its main function is to support purchase requests, making it easier to justify purchases, allowing you as a client to create comprehensive and accurate statements of work directly from the selected suppliers' proposals. 

La fonction principale de cette fonctionnalité est de soutenir les demandes d'achat, facilitant ainsi la justification des achats. En tant que client, elle vous permet de créer des déclarations de travail complètes et précises directement à partir des propositions des fournisseurs sélectionnés

Générer un Statement of Work (SoW) : 

1. Dans les détails de la proposition sélectionnée, cliquez sur Générer le statement of work dans la section Résumé à droite
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, vérifiez et complétez les données du formulaire prérempli. Les données affichées sont basées sur les éléments inclus dans l'appel d'offres et la proposition sélectionnée afin de réduire le temps nécessaire à la saisie des données et d'assurer la cohérence. Si nécessaire, vous pouvez modifier n'importe quelle valeur remplie automatiquement afin de garantir l'exactitude des informations saisies. Une fois que toutes les informations sont correctes, vous pouvez cliquer sur Suivant
3. Ensuite, vous avez la possibilité de joindre des documents PDF (5 fichiers maximum) au SoW, en tant qu'annexes. Après avoir fait cela, cliquez sur Valider.
4. L'aperçu du fichier s'affichera pour vous permettre de vérifier les informations une dernière fois avant la génération finale.
   • Vous pouvez revenir en arrière pour modifier toute information en cliquant sur Modifier.
   • Si toutes les données sont correctes, vous pouvez cliquer sur Télécharger. Le document sera généré au format PDF et téléchargé sur votre ordinateur.
5. Vous pouvez ensuite télécharger ce fichier dans votre outil de signature électronique pour le partager avec le prestataire sélectionné, ou le lui envoyer par email, afin de valider le démarrage de la mission dans votre logiciel achat.