Activer le contrat d'application en quelques clics

Introduction au contrat d'application

Un contrat d'application est un document formel qui regroupe les informations des deux parties (client et fournisseur) et décrit le projet à réaliser. Il est couramment utilisé pour appuyer les demandes d’achat internes et pour démarrer formellement un projet.

Cette fonctionnalité simplifie le processus d’achats. Elle permet aux clients de générer un contrat d'application complet et de le modifier en quelques clics, directement à partir de la proposition d’un fournisseur sélectionné
Le document généré inclut toutes les informations requises sur le projet et peut inclure des documents justificatifs supplémentaires. 
Une fois créé, le contrat d'application peut être partagé avec le fournisseur pour validation avant le démarrage du projet.

Comment générer un contrat d'application étape par étape

Activer les fonctionnalités contrat d'application (utilisateurs administrateurs)

En tant qu’administrateur du compte, depuis les paramètres de votre entité, vous pouvez :

• Activer la génération du contrat d'application.

• Activer la validation du contrat d'application par le fournisseur.

  Lorsque cette option est activée, le fournisseur doit relire et valider le document avant que le projet ne puisse démarrer.

Étape 1 : Démarrer la génération du contrat d'application

1. Ouvrez le détail de la proposition du fournisseur.
2. Après avoir cliqué sur Sélectionner, allez dans la section Résumé à droite.
3. Cliquez sur Générer le contrat d'application.

Étape 2 : Vérifier et compléter le formulaire contrat d'application

1. Une fenêtre s’ouvre avec un formulaire prérempli.
2. Les données affichées sont basées sur les informations fournies dans l'Appel d'Offres.
3. Vérifiez soigneusement tous les champs.
4. Si nécessaire, modifiez les valeurs préremplies pour garantir l’exactitude des informations.

Étape 3 : Ajouter des documents justificatifs (facultatif)

1. Ajoutez jusqu’à 5 fichiers PDF en annexes au contrat d'application.
2. Utilisez les annexes pour fournir des informations complémentaires sur le projet ou des éléments contractuels.
3. Cliquez sur Aperçu du contrat d'application.

Étape 4 : Prévisualiser le contrat d'application

1. Relisez l’aperçu du contrat d'application pour vérifier les informations une dernière fois.
2. Pour effectuer des modifications, cliquez sur Modifier et mettez à jour les champs concernés.

Étape 5 : Télécharger et envoyer le contrat d'application

1. Si toutes les informations sont correctes, cliquez sur Télécharger.
2. Le contrat d'application est généré en PDF et téléchargé sur votre ordinateur.
3. Cliquez sur Valider et envoyer au fournisseur (facultatif).

Étape 6 : Validation du fournisseur (si activée)

• Si la validation fournisseur est activée, le fournisseur peut relire le contrat d'application.
• Le fournisseur peut soit le valider, soit le refuser.
  • Si le contrat d'application est validé, le projet peut démarrer.
  • Si le contrat d'application est refusé, le fournisseur doit indiquer le motif du refus ou préciser qu’il n’est plus intéressé par le projet. Vous pouvez ensuite modifier le contrat d'application ou sélectionner un autre fournisseur.