Gérer les propositions reçues sur un Appel d'Offres
Dans cet article
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Accéder aux propositions
Cette section explique comment accéder aux propositions reçues, et pas uniquement à leurs statuts.
Depuis la page d’accueil des opérationnels
Sur la page Accueil, cliquez sur le nombre de propositions reçues pour un Appel d’Offres (AO).
Vous accédez à la liste de toutes les propositions associées à l’AO, avec leur statut.
Depuis la liste des Appels d’Offres
Ouvrez l’onglet Appels d’Offres, puis cliquez sur Mes Appels d’Offres.
Dans la liste, repérez un AO avec le statut Publié avec propositions.
Ouvrez le menu contextuel et cliquez sur Voir les propositions.
Vous êtes dirigé vers l’ensemble des propositions reçues, avec la colonne Statut visible.
Consulter les propositions et faire votre choix
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Trier les propositions
Dans la grille, vous pouvez comparer les propositions grâce aux colonnes et filtres disponibles (maximum 5 filtres par page) :
- Statut : pour comprendre les différents statuts, consultez notre article dédié.
- Entreprise : identifiez si la proposition provient d’une ESN ou d’un freelance, si le prestataire est référencé, puis filtrez selon vos critères.
- Disponibilité : date à partir de laquelle le prestataire est disponible pour la mission.
- Localisation : pays où se situe le prestataire.
- Prix proposé : le prix est comparé au budget maximum défini dans votre AO et s’affiche en vert s’il est inférieur au budget, ou en rouge s’il le dépasse.
- Sous-traitance : vérifiez le statut de sous-traitance déclaré pour chaque mission, puis triez et filtrez les résultats.
- Clauses : lorsqu’une clause obligatoire a été paramétrée sur l’entité de l’AO, vous pouvez consulter la date et l’heure d’acceptation des clauses dans le détail de la proposition. Cela permet un suivi clair de la conformité.
- Éco-certifié : identifier les sociétés de conseil qui privilégient le développement durable et la RSE.
- Statut handicap : identifier les prestataires ayant déclaré une situation de handicap.
- Crédit Impôt Recherche (CIR) : identifier les sociétés de conseil éligibles au CIR grâce à leur expertise R&D.
Bon à savoir
Si vous avez activé la fonctionnalité premium des Codes profils et grilles de tarifs, le prix proposé est comparé à la grille de tarifs que vous avez sélectionnée dans votre AO.
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Naviguer dans vos propositions
Pour consulter et qualifier une proposition, cliquez dessus ou utilisez le menu contextuel , puis cliquez sur Voir le détail. Cela ouvre le module des propositions. Vous pouvez y consulter chaque proposition individuellement. Cette page contient quatre onglets, des actions disponibles et des flèches de navigation pour passer d’une proposition à l’autre.
Les onglets disponibles dans le module de la proposition sont :
- Profil : CV (si présent) et informations du consultant.
- Proposition : informations saisies par le prestataire (prix, date de disponibilité, argumentaire, frais journaliers si applicables et coordonnées), ainsi que les dates de soumission et de dernière modification.
- Messages : échanges entre vous (ou vos collègues) et le commercial ou le freelance à l’origine de la proposition.
- Négociation (si activé sur votre compte) : cet onglet s’affiche si la fonctionnalité premium du module de Négociation est activée sur le compte de votre entreprise.
Qualifier une proposition
Quel que soit l’onglet, une section d’informations s’affiche à droite pour vous aider à décider. Elle comprend :
- Des boutons d’action : ils varient selon l’étape du processus de qualification.
- Un workflow d’évaluation : il indique votre progression dans le processus.
- Un tableau de comparaison : il compare le prix et la date de disponibilité de la proposition avec les informations de l’AO.
- Vos notes internes : vous pouvez ajouter un commentaire visible par vos collègues. Vous pouvez le modifier ou le supprimer tant qu’une proposition n’est pas retenue.
- Les détails de l’AO : l’ouverture d’un panneau affichant les informations principales de l’appel d’offres.
Selon votre avis, vous pouvez qualifier une proposition de quatre manières :
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Intéressant : ce profil vous intéresse et vous souhaitez le présélectionner. Une fois la proposition marquée comme Intéressante, vous pouvez sélectionner le profil pour votre projet et remplir le formulaire. Une fois complété, cliquez sur le bouton d’action en haut à droite.
- Envoyer la sélection à l’acheteur : si le montant est supérieur ou égal au montant de validation défini dans la ligne de dépenses, le statut devient Sélectionnée. L’acheteur doit ensuite Approuver la sélection pour retenir le profil et créer la mission.
- Valider et créer la mission : si le montant est inférieur au montant de validation défini (et si l’option de demande d’achat (DA) n’est pas activée), le statut devient Retenue et vous pouvez suivre l’avancement via l’onglet Missions.
- Valider et envoyer une demande d’achat : si le montant est inférieur au montant de validation défini (et si l’option DA est activée sans workflow personnalisé), le statut devient Retenue et la DA est créée.
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Pas intéressant : vous ne souhaitez pas conserver la proposition pour la suite. Vous devez choisir une raison :
- Hors budget
- Problème de disponibilité
- Problème de compétences
- Pas assez d’expérience
- Autre (précisez)
- Hors sujet : le profil proposé ne correspond pas au profil recherché. Vous devez indiquer une raison afin de permettre un retour au prestataire.
- Spam : le profil soumis ne correspond pas à votre besoin. Vous devez indiquer une raison afin de permettre un retour au prestataire.
Important
À partir de deux propositions qualifiées Hors sujet, les prochaines propositions de ce prestataire ne seront disponibles aux clients qu’après un délai de plusieurs jours.
Si vous qualifiez une proposition d’intéressante, vous pouvez ensuite échanger avec le prestataire par message privé, proposer un rendez-vous via la plateforme ou le sélectionner directement.
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Validation par l’acheteur de l’appel d’offres
En tant qu’acheteur, après avoir examiné la proposition sélectionnée par le responsable opérationnel, vous pouvez cliquer sur Désélectionner si la proposition ne convient pas, ou sur Réviser pour ouvrir le formulaire de validation. Si toutes les informations sont correctes, cliquez sur le bouton de validation (selon votre workflow) :
- Valider la création du projet : si l’option de demande d’achat (DA) est désactivée. Le statut devient Retenue et la mission est créée.
- Valider et envoyer DA : si l’option DA est activée sans workflow personnalisé. Le statut devient Retenue et la mission est créée.
- Valider et envoyer à l’opérationnel : si l’option DA est activée avec un workflow personnalisé. Le statut devient Retenue et la mission est créée. Le responsable opérationnel doit ensuite valider la proposition et renseigner les champs personnalisés, s’il y en a.
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Proposer un rendez-vous
Après avoir qualifié une proposition d’intéressante, vous pouvez planifier un rendez-vous avec le prestataire via la plateforme. Pour ce faire :
- Cliquez sur Prendre un rendez-vous.
- Indiquez la date, l’heure, la durée et le lieu du rendez-vous. Ajoutez un message pour donner plus de précisions si nécessaire.
Pour suivre le statut du rendez-vous, allez dans l’onglet Appels d’Offres puis cliquez sur Rendez-vous. Tant que le prestataire n’a pas répondu, le rendez-vous apparaît dans l’onglet En attente. Après confirmation, il apparaît dans l’onglet À venir.
Important
Ce module de rendez-vous n’est pas lié à votre calendrier professionnel. Une fois le rendez-vous confirmé, vous pouvez envoyer une invitation par e-mail au prestataire, avec le lien de visioconférence si nécessaire.
Bon à savoir
Pour retrouver les coordonnées du prestataire, revenez à la liste des propositions, cliquez sur le menu contextuel puis sur Contacter. Sur la page qui s’affiche, vous verrez son adresse e-mail et, si elle est renseignée, son numéro de téléphone.
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Sélectionner une expertise
Suite aux entretiens, vous pouvez sélectionner la proposition qui vous intéresse. Pour cela :
- Cliquez sur la proposition concernée, déjà qualifiée d’intéressante.
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Sélectionner.
- Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour valider la proposition. Indiquez la date de démarrage et la date de fin du Bon de Commande (BDC) convenues avec le prestataire, le numéro du BDC et le nombre d’unités d’œuvre de la mission, puis cliquez sur Valider.
Important
Le TJM n’est pas modifiable dans cette fenêtre. Pour le modifier, vous devez obtenir l’accord du prestataire via la fonctionnalité premium du Module de négociation.
Bon à savoir
Si vous avez déjà une commande interne associée, vous pouvez indiquer le numéro de BDC.
Grâce aux dates du Bon de Commande, un calcul automatique du nombre d’unités d’œuvre (UO) peut être proposé, selon le type d’unité d’œuvre défini pour l’Appel d’Offres. Valeurs par défaut :
1 mois = 23 UO
3 mois = 69 UO
6 mois = 138 UO
12 mois = 276 UO
Ce calcul est facultatif. Vous pouvez modifier ce nombre d’unités d’œuvre manuellement si nécessaire.
Si un workflow de validation a été défini avec un acheteur devant valider la proposition, il reçoit une notification et doit valider votre sélection pour que la mission démarre.
Après validation du profil, une notification est envoyée au prestataire retenu. Les autres prestataires ayant répondu à l’AO sont également informés que l’AO est désormais clôturé.
Statement of Work (SoW)
Lorsque la fonctionnalité Statement of Work (SoW) est activée sur votre compte, elle permet de simplifier votre processus d’achats. Le SoW est un document qui regroupe des informations des deux parties (client et fournisseur) ainsi que les détails du projet à livrer.
Le SoW sert à appuyer les demandes d’achat et à faciliter la justification des achats. Il vous permet, côté client, de créer un SoW complet et précis directement à partir de la proposition du prestataire sélectionné.
Lire l’article dédié ici.