Dans cet article :

Définition de APIs dans LittleBig Connection
Périmètre d'actualisation des APIS - BDC et Demandes d'achat
- - Action Plateforme : Proposition sélectionnée
  - Génération de demande d'achat (Optionnel)
Action API : Votre système d'information interne synchronise demande d'achat via la plateforme
- - Recherche des demandes d'achat en progrès
  - Mise à jour de la Demande d'Achat (validation/rejet)
  - Génération du Bon de Commande
Action API : Votre système d'information interne synchronise BDC via la plateforme
- - Recherche des Bons de Commande en progrès
  - Mise à jour du BDC
  - Ajouter des fichiers en pièce jointe au BDC

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Définition des APIs dans LittleBig Connection

Pour avoir plus d'information sur les différentes manières d'utiliser les APIs LittleBig Connection, nous vous invitons à consulter notre article "APIs - Général - Fonctionnalité Premium"

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Périmètre des APIs - BDC et Demandes d'achat

L'API de LittleBig Connection vous permet de maintenir les informations de vos missions en cours, synchronisées avec vos Systèmes d'Information en interne.

Une fois votre mission créée, le Bon de Commande correspondant est également généré. Cela permet à vos départements d'approvisionnement d'assigner les ressources nécessaires à la mission, afin que le prestataire puisse générer la facture.

Il existe une option facultative : les Demandes d'Achat. Elle permet de connecter notre plateforme à votre outil d'E-Procurement et éviter de récupérer manuellement des informations de notre plateforme et de les insérer dans votre outil pour la création de vos Demandes d'Achat.

Cette option active une étape supplémentaire du workflow, et permet à d'autres utilisateurs d'intervenir dans votre process d'Achat.

Voici des exemples du processus :

Avec une Demande d'Achat :

Sans la Demande d'Achat

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Action Plateforme : Proposition sélectionnée

Une fois la proposition choisie, la mission peut démarrer.

Les APIs peuvent être utilisées pour :

Synchroniser les données des Bons de Commande et les Demandes d'Achat, avec vos Systèmes d'Information internes
Valider les Demandes d'Achat
Assigner des identifiants à vos Bons de Commande et aux Consultants, pour les faire correspondre avec vos identifiants internes
Télécharger et ajouter des documents au Bon de Commande

Action Suivante : La plateforme peut générer soit la Demande d'Achat (si l'option est activée) ou le Bon de Commande.

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Génération des Demandes d'Achat (Optionnel)

Si la fonctionnalité de Demande d'Achat est activée, le Bon de Commande sera créé depuis à partir du moment où l'utilisateur accepte la Demande d'Achat.

Dans le cas ou la fonctionnalité de Demande d'Achat n'est pas activée, le Bon de Commande sera crée. L'étape suivante sera la génération du Bon de commande.

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Action API : Synchronisation de la DA à vos systèmes internes via la plateforme

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Recherche des demandes d'achat en cours

Avec la fonctionnalité de l'opération "SearchPurchaseRequest", vous pouvez filtrer les Demandes d'Achat en cours. Vous pourrez aussi faire une recherche pour une période de temps (date/heure) spécifique, afin d'affiner les résultats de votre recherche :

Vous pouvez vérifier la documentation API pour plus de détails concernant les critères de recherche.

API Resource	/purchaseRequests/search
Opération	SearchPurchaseRequest
HTTP Verbe	POST
Paramètre de demande (Optionnelle)	withAncestors: Quand paramétré à "true", la Demande d'Achat retournée contiendra des informations de l'Appel d'Offres correspondant et la proposition sélectionnée
Request Body	{ "status": "inProgress" }

La réponse contiendra les informations de la Demande d'Achat qui corresponde aux suivants critères :

ID de la Demande d'Achat
Statut
Champs Personnalisés (si ils existent)
Appel d'Offres (si on utilise "withAncestors=true")
Proposition sélectionnée (si on utilise "withAncestors=true")

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Mise à jour de la Demande d'Achat (validation/rejet)

Suite à la demande de récupération de la Demande d'Achat en cours avec l'opération "UpdatePurchaseRequest", vous pourrez mettre à jour plusieurs types de détails (du type Identifiants externes pour la Demande d'Achat et le Bon de Commande) puis soit l'approuver ou la rejeter.

Voici l'exemple de la demande de récupération de data :

API Resource	/purchaseRequests/{purchaseRequestId}
Opération	UpdatePurchaseRequest
HTTP Verbe	PATCH
Corps de la Demande	{ "externalId": "External PR Number", "startedPurchaseOrderExternalId": " External PO Number", "status": { "value": "validated", "message": "The PR is validated" } }

Dans le cas d'une demande en succès, la réponse contiendra la mise à jour de la Demande D'Achat. Autrement, un message d'erreur serait affiché.

Dépendant des workflows de validation paramétrés par votre entreprise dans la plateforme, il est possible que le Bon de Commande ne soit pas validé jusqu'au moment où ce processus est complété.

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Génération du Bon de Commande

Une fois le Bon de Commande généré, il est possible d'accéder à ces informations via API, afin de les synchroniser avec vos systèmes d'information internes.

Plusieurs données peuvent être modifiées ou mises à jour, il est également possible d'ajouter des fichiers en pièce jointe.

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Action API : Votre système d'information interne synchronise le BDC via la plateforme

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Recherche des Bons de Commande en cours

Avec l'opération "SearchPurchaseOrders", vous pouvez filtrer les Bons de Commande en cours. Vous pourrez aussi faire une recherche en spécifiant une période de temps (date/heure) spécifique pour réduire l'étendue de résultats.

Plus de détails disponibles dans notre documentation API.

Voici l'exemple de l'opération :

API Resource	/purchaseOrders/search
Operation	SearchPurchaseOrders
HTTP Verbe	POST
Query Parameters (optionnel)	withAncestors: Quand paramétré pour "true" (vrai) la Demande d'Achat qui revienne, contiendra des informations lies à l'Appel d'Offres et à la Proposition sélectionnée
Corps de la Demande	{ "statuts": "inProgress" }

La réponse contient des informations du bon de commande qui correspondent à ces critères :

ID du Bon de Commande
ID de la Mission et le Titre de la Mission
ID de Renouvellement
Entité et Entité Légale
Statut
Dates de début et de fin
Information des Unités d'œuvre (numéro, types et prix)
Détails de Fin prématurée

Données du Manager et Acheteur
CRAs générés
Frais journaliers (si disponible)
Lignes de dépenses
Champs personnalisés (si disponible)
Appel d'Offres (si paramètre withAncestors= true)
Proposition sélectionnée (si paramètre withAncestors=true)

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Mise à jour du BDC

Avec l'opération "UpdatePurchaseOrder" vous pouvez mettre à jour des détails (assigner des Bons de Commande et identifiants Consultant) une fois le Bon de Commande récupéré.

Voici un exemple de l'opération :

API Resource	/purchaseOrders/{purchaseOrderId}
Opération	UpdatePurchaseOrder
HTTP Verbe	PATCH
Corps de la Demande	{ "purchaseOrderExternalId": "PO-ID", "consultantExternalId": "CONSULTANT-ID" }

Dans le cas où la demande est en succès, la réponse contiendra la mise à jour du Bon de Commande. Autrement, un message d'erreur sera affiché.

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Ajouter des fichiers en pièce jointe au BDC

La fonction API vous offre la possibilité de télécharger et ajouter des documents au Bon de Commande à partir de l'opération "UploadPurchaseOrderDocument".

API Resource	/purchaseOrders/{purchaseOrderId}/upload
Opération	UploadPurchaseOrderDocument
HTTP Verbe	POST
Corps de la Demande	{ "fileName": "Purchase order approved and signed by the buyer", "fileType": "clientPurchaseOrder", "fileData": "JVBERi0xLjQKJcOkw7zDtsOfCjIgMCBvYmo[...]GVuZ3RoIDMgMCBSL0ZpbHRlcjEyNzg3CiUlRU9GCg==" }

Dans le cas où la demande est en succès, le message suivant sera affiché :

Corps de la Demande

{

"id": {purchaseOrderId},

"result": "Le fichier a été ajouté au Bon de Commande "

}

Autrement, un message d'erreur serait affiché