Dans cet article :
- Définition de APIS dans LittleBig Connection
- Périmètre d'Operations pour les rapports d'activité
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Action API : Votre plateforme fait mise à jour du Rapport d'Activité
- Chercher les Rapports d'Activité non-validées
- Envoyer des demandes de mise à jour de Rapports d'Activité à Little Big avec l'API
- Action d'Utilisateur : Prestataire valide le CRA
- Action Utilisateur : Génération de Réception de Service
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Définition de APIS dans LittleBig Connection
Pour avoir plus d'information des différentes manières d'utiliser la fonctionnalité APIs dans le contexte de LittleBig Connection, veuillez référer à notre article "APIs - Générale - Fonctionnalité Premium"
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Périmètre d'Operations - rapports d'activité
Avec la fin d'éviter des interventions manuelles et/ou la duplication de taches, Le REST API de LittleBig Connection vous offre la possibilité de synchroniser ses informations avec vos systèmes information internes.
Dans le périmètre de rapports d'activité, les suivantes opérations sont possibles :
- Retrouver les détails d'un rapport d'activité (inclut les identifiants personnalisés, des CRAs, dépenses, etc.)
- Recherche dans les rapports d'activité (à partir d'un ID, année et mois, statuts ou date de modification)
- Mise à jour des informations dans les rapports d'activité (CRAs, dépenses, identifiants personnalisés, etc.)
- Ajouter des documents en pièce jointe à des rapports d'activité (par exemple, un fichier supplémentaire avec le CRA d'un prestataire)
Comme maintenir sous votre contrôle les heures reportes par les consultants est essentiel pour le succès du processus "Procure to Pay", pour permettre que les services soient payes au bon moment, le dernier pas de la fonctionnalité Réception Service, termine les pas décrits en haut et permet à vos Systèmes d'Information internes de valider la facturation.
Voici un exemple de ce scenario :
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- Consultant présente ses informations au sujet des jours travaillés, du overtime, et ses dépenses directement dans votre portal de fournisseur. Ils peuvent aussi télécharger en ce moment des fichiers supplémentaires
- A partir d'un appel API, les informations sont ajoutés et mises à jour automatiquement à LittleBig Connection
- Le Rapport d'Activité est validé par le Manager Ventes du coté prestataire (Commercial), et par le Manager Opérationnel
- La Réception du Service est approuvé depuis votre Système Information interne via l'API, comme pas finale
Veuillez noter que afin de vous bénéficier de ces fonctionnalités API premium elles doivent être activées en amont.
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Action côté Plateforme : Rapport d'activité crée
Le Rapport d'Activité est crée dans la plateforme LittleBig Connection est il devienne possible de le remplir.
Ces informations peuvent être mise à jour depuis le conte LittleBig Connection de votre fournisseur, ou peut être délégué à votre portail d'organisation.
1. Si la la mise à jour du Rapport d'Activité se fait dans le compte LittleBig Connection du prestataire, alors :
| Statut du Rapport d'Activité dans la solution LittleBig | -> | Statut : Pending |
| Statut du Rapport d'Activité dans l'API | -> |
Statut: notValidated Détail: en_attente_de_validation_Consultant |
2. Si la mise à jour du Rapport d'activité est délégué à votre portail d'organisation, alors :
| Statut du Rapport d'Activité dans la solution LittleBig | -> |
Statut : En attente de transmission |
| Statut du Rapport d'Activité dans l'API | -> |
Statut: notValidated Détail: en_attente_de_transmission |
Action suivante : Le consultant doive confirmer le CRA et les dépenses
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Action API : Votre plateforme fait mise à jour du Rapport d'Activité
Avec le but de mettre à jour un Rapport d'Activité, votre Système Information interne doive d'abord retrouver les Rapports d'Activité, et importer ces informations dan le portail, afin de permettre au consultant de visualiser et valider les informations.
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Chercher les Rapports d'Activité non-validées
Avec l'opération de "SearchActivityReports" (chercher les rapports d'activité), vous pouvez filtrer et trouver les Rapports d'Activité pas encore validés, pour une période d'un an ou mois spécifique :
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Resource API |
-> |
/activityReports/search |
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Opération |
-> |
SearchActivityReports |
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HTTP Verbe |
-> |
POST |
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Corps de la Demande |
-> |
{ "yearMonth": "2022-04", "status": "notValidated", } |
Plus d'information dans notre page de documentation API
La réponse contiendra les informations sorties du Rapport d'activité qui sont l'équivalent des suivants critères :
- ID du Rapport d'Activité
- ID du Bon de Commande
- Unité de travail
- Information du CRA
- Statuts et détails
- Information du vendeur
- Champs personnalisés
Dans cette étape, seulement les Rapports d'Activité avec le statuts de "En attente de Transmission" seront considérés :
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-> |
Statut : En attente de Transmission |
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| Statut du Rapport d'Activité dans l'API |
-> |
Statut: notValidated Détail: en_attente_de_transmission |
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Envoyer des demandes de mise à jour de Rapports d'Activité à Little Big avec l'API
Quand le Consultant a déjà mis a jour les informations, vous pouvez les synchroniser avec la plateforme LittleBig, afin de procéder à la validation par le Manager Ventes du côté prestataire.
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-> |
Statut : En attente de Transmission |
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Statut du Rapport d'Activité dans l'API |
-> |
Statut: notValidated Détail: en_attente_de_transmission |
Exemple d'une demande :
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Resource API |
/activityReports |
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Opération |
UpdateActivityReport |
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HTTP Verbe |
PATCH |
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Corps de la demande |
{ "id": "CRA-0001-1-1", "externalId": "ExternalId1", "timeSheetMap": { "1": 1, "3": 1, "4": 0.5, "7": 1, "10": 0.5, "14": 0.5, "31": 1 }, "regulation": 1.5, "overtime": { "amount": 5, "currency": "EUR" }, "expenses": { "amount": 30, "currency": "EUR" } } |
Action suivante : Le Manager Ventes du côté Prestataire (Commercial) doive approuver/rejeter le CRA
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Action de l'Utilisateur : Prestataire valide le CRA
Quand le Commercial (Manager Ventes du côté prestataire) approuve ou rejette manuellement le CRA, le Rapport d'Activité sera mis à jour.
Quand le Rapport d'Activité est approuvé par le Commercial :
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-> |
Statut : Validé par le Manager Ventes |
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Statut du Rapport d'Activité dans l'API |
-> |
Statut: notValidated Détail : validatedBySeller |
Action suivante : Le Manager Opérationnel approuve ou rejette la facture.
Quand le Rapport d'Activité est rejeté par le Commercial :
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-> |
Statut : Rejeté par le Manager Ventes |
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Statut du Rapport d'Activité dans l'API |
-> |
Statut: notValidated Détail : refusedBySeller Message : Information détaillée partagé par le Vendor |
Action suivante : Le Consultant valide encore les informations du CRA
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Action Utilisateur : Génération de Réception de Service
Après être approuvé par le Manager Ventes (Commercial) , le bon pour facturation est généré et délivré. Le Manager Opérationnel fera alors une révision et peut soit l'approuver ou la rejeter. Le Rapport d'Activité sera mis à jour en fonction de ce qui a déjà été défini.
Quand le Rapport d'Activité est approuvé par le Manager Opérationnel :
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-> |
Statut : Validé par le Manager Opérationnel |
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Statut du Rapport d'Activité dans l'API |
-> |
Statut : notValidated Détail : validatedByManager |
Action suivante : Votre Système Information interne valide la Réception de Service généré (dans le cas ou cette fonctionnalité a été activé).
Quand le Rapport d'Activité est rejeté par le Manager Opérationnel :
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-> |
Statut : Rejeté par le Manager Opérationnel |
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Statut du Rapport d'Activité dans l'API |
-> |
Statut : notValidated Détail : refusedByManager Message : Informations détaillées partagés par le Manager Opérationnel |
Action suivante : Le Consultant doive valider les informations de son CRA à nouveau
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Action API : Validation de la Réception du Service
Vous pouvez envoyer une demande de Réception de Service à LittleBig via l'API pour confirmer ou rejeter le Rapport d'Activité.
Exemple de la demande :
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Resource API |
/serviceReceptions |
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Opération |
UpdateServiceReception |
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HTTP Verb |
PATCH |
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Corps de la demande |
{ "id": " CRA-0001-1-1", "status": { "value": "validated", "message": "OK for this activity report" } } |
Quand le Rapport d'Activité est approuvé par votre Système Information interne :
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-> |
Statut : Validé par votre Système Information interne |
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Statut du Rapport d'Activité dans l'API |
-> |
Statut : Validé Détail : validatedByExternalSi |
Quand le Rapport d'Activité est rejeté par votre Système Information interne :
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-> |
Statut : Refusé par votre Système Information interne, et en attente du Manager Opérationnel |
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Statut du Rapport d'Activité dans l'API |
-> |
Statut : Rejeté Détail : refusedByExternalSi Message : Informations détaillées partagés par votre Système Information interne |
Action suivante : Le Manager Opérationnel vérifie le bon pour facturation (dans le cas ou cette fonctionnalité est activé)