Créer un budget et des lignes de dépenses

Dans cet article

• Définition du budget et des lignes de dépenses

• Comment configurer un budget

• Comment configurer une ligne de dépenses

• Comment ajouter une ligne de dépenses à une entité

• Comment modifier un budget ou une ligne de dépense

Définition du budget et des lignes de dépenses

Qu’est-ce qu’un budget ?

Un budget est une enveloppe financière définie pour un ensemble d’activités.
Chaque budget est associé à une seule devise. Vous pouvez créer plusieurs budgets en fonction des besoins de votre organisation.

Qu’est-ce qu’une ligne de dépenses ?

Une ligne de dépenses est une subdivision du budget. Elle permet d’allouer des montants précis à des projets, des entités ou des besoins spécifiques.
Un budget peut contenir une ou plusieurs lignes de dépenses.

Qui peut créer et modifier ?

• Administrateurs Entreprise et Acheteurs : peuvent créer et modifier budgets et lignes pour l’ensemble du compte.

• Administrateurs Entité : peuvent le faire uniquement pour leurs entités assignées.

Comment configurer un budget

Étapes pour créer un budget

1. Ouvrez l’onglet Entités puis cliquez sur Budgets et lignes de dépenses.

2. Cliquez sur Créer un nouveau budget.

3. Renseignez les champs requis :

   • Informations du budget : nom, devise, identifiant externe, dates de début et fin, entités autorisées à utiliser le budget.

     • Pour un Administrateur Entité, seules les entités où il est assigné peuvent être sélectionnées.

   • Responsables : sélectionnez un responsable et un suppléant (rôles Acheteur ou Administrateur).

   • Paramètres : indiquez le montant du budget, ajoutez un budget additionnel si nécessaire, puis ajoutez des notes internes si besoin.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois enregistré, le budget apparaît dans la page Budgets et lignes de dépenses.

Comment configurer une ligne de dépenses

Étapes pour créer une ligne de dépenses

1. Depuis l’onglet Entités, ouvrez Budgets et lignes de dépenses.

2. Sous le budget créé, cliquez sur le bouton (+).

3. Complétez les champs requis :

   • Détails de la ligne : nom, identifiant externe, dates de début et fin, commentaires, seuil exigeant la validation par un Acheteur/Administrateur.

     • En dessous de ce seuil, la proposition est validée automatiquement sur la base de la durée du Bon de Commande.

     • Bonne pratique :

       • mettre 0 pour rendre la validation obligatoire,

       • mettre un montant très élevé (ex : 100 000 000) si aucune validation n’est requise.

   • Responsables : définissez un responsable et un suppléant (rôles Administrateur ou Acheteur).

   • Montants totaux : renseignez le montant total (valeur informative).

4. Cliquez sur Enregistrer.

La ligne est désormais disponible pour configuration et utilisation.

Comment ajouter une ligne de dépenses à une entité

Permissions

• Administrateurs du compte : peuvent affecter des lignes de dépenses à toutes les entités.

• Administrateurs Entité : peuvent le faire uniquement pour leurs entités assignées.

Étapes pour ajouter une ligne à une entité

1. Accédez à Entités, puis cliquez sur Gérer les entités.

2. Ouvrez le menu de l’entité concernée, puis sélectionnez Paramètres généraux.

3. Dans la section Lignes de dépenses et workflows, cliquez sur Ajouter une ligne de dépenses.

4. Sélectionnez la ligne dans le menu déroulant puis cliquez sur Ajouter.

5. Cliquez sur Enregistrer et continuer.

Après enregistrement, la ligne de dépenses peut être sélectionnée lors de la création d’un Appel d’Offres.

Comment modifier un budget ou une ligne de dépense

Étapes de modification

1. Rendez-vous dans Entités > Budgets et lignes de dépenses.

2. Sélectionnez le budget ou la ligne de dépense puis cliquez sur Voir le détail.

3. Cliquez sur Modifier en haut à droite.

4. Enregistrez vos modifications.