Dans cet article :
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Définition d'un budget et des lignes de dépense
Les budgets et lignes de dépenses sont des instruments crées avec le but de vous permettre de piloter les dépenses de votre entreprise de manière claire et efficiente.
Chaque budget est lié à une devise donnée, et vous pouvez en créer plusieurs en fonction de l'utilisation de la plateforme de votre entreprise.
Notamment, notez que :
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Un budget -
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Pour l’utilisation d’une nouvelle devise, il vous faudra créer un nouveau budget dans la devise souhaitée, par conséquent, vous ne pouvez pas avoir une entité avec des lignes de dépense dans différentes devises.
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Une ligne de dépense -
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Il est seulement possible pour les rôles de "Administrateur Entreprise" et "Acheteur" de créer et modifier des Budgets et lignes de dépense.
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Configuration
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Configuration d'un budget
Dans un premier temps, il vous faut créer un budget pour associer par la suite les lignes dépenses que vous souhaitez.
Pour ce faire :
- Accédez au menu à gauche et cliquez sur "Entreprise" puis sur "Gérer les Budgets et lignes de dépense de [Nom de votre entreprise]".
- Une fois arrivé sur la page cliquez sur "Créer un nouveau budget".
- Dans un premier temps sur ce module de création de budget, il vous faut renseignez les différents détails de celui-ci (nom, id externe, dates et devises)
- Dans un deuxième temps, vous devrez renseigner le responsable de ce budget et son suppléant.(*Ces responsables doivent être des personnes ayant un compte dit entreprise sur la plateforme)
- La dernière étape de complétion est la partie des paramètres. Vous devez renseigner le montant du budget et y ajouter un budget additionnel si souhaité. Vous avez aussi la possibilité de laisser des notes internes en commentaires sur cette page et affichable sur les rapports.
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Une fois ces éléments renseignés, cliquez sur Enregistrer en bas de formulaire.
Vous voyez maintenant afficher sur la page Budgets et lignes de dépense le budget que vous venez de créer.
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Configuration d'une ligne de dépense
Une fois le budget créé, il vous faut maintenant créer les lignes de dépense qui seront associées à ce budget. Ces lignes sont présentes pour vous permettre de gérer et segmenter votre budget.
Accédez au menu à gauche et cliquez sur "Entreprise" puis sur "Gérer les Budgets et lignes de dépense de [Nom de votre entreprise]" pour accéder à la page des budgets :
- En dessous du budget que vous venez de créer, cliquez sur "Créer une ligne budgétaire"
- Veuillez renseigner les différents détails demandés au module de création de ligne de dépense (nom, id externe, dates et le montant au-dessus duquel l’acheteur doit valider la dépense )
- En dessous de ce montant, le candidat est directement validé, sans passer par l’acheteur et le calcul est réalisé sur la durée du bon de commande.
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Renseigner le responsable de ce budget et son suppléant. Ces personnes peuvent être des personnes différentes du budget en charge. Ces personnes auront un rôle entreprise et peuvent être validateur des bons de commande de la plateforme.
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Il vous sera demandé de remplir les montants totaux pour finaliser la complétion de ce module de création de ligne de dépense.
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Une fois ces étapes réalisées, cliquez sur enregistrer sauvegarder cette ligne et pouvoir l’utiliser sur la plateforme.
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Gestion d'ajout aux entités
Une fois ces deux éléments créés, il vous faut l’ajouter aux différentes entités souhaitées.
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Seulement les administrateurs du compte peuvent affecter les lignes de dépenses aux entités sur la plateforme. |
Pour se faire, veuillez tout d’abord cliquer sur le menu "Entreprise" puis sur "Gérer les entités".
- Ensuite, cliquez sur le menu burger d'une entité, puis cliquez sur visualiser et modifier l’entité.
- Une fois les paramètres généraux ouverts de l’entité, cliquez sur Lignes de dépenses et workflows
- Puis sur ajouter une ligne de dépenses.
- Après enregistrement, vous pourrez alors sélectionner la ligne de dépense lors de la création de vos appels d’offres.
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