Créer un budget et des lignes de dépenses

Les budgets et lignes de dépenses sont des éléments qui vous permettent de piloter les dépenses de votre entreprise de manière claire et efficace. Voyons dans cet article ce que recouvrent les budgets et lignes de dépenses sur la plateforme LittleBig Connection, et comment les configurer en tant qu'Administrateur Entreprise ou Acheteur. 

Dans cet article

• Définition du budget et des lignes de dépenses
• Configurer un budget
• Configurer une ligne de dépenses
• Ajouter une ligne de dépenses à une entité

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Définition du budget et des lignes de dépenses

Chaque budget est lié à une devise, et vous pouvez en créer plusieurs en fonction de l'utilisation de la plateforme par votre entreprise.

Pour l’utilisation d’une nouvelle devise, il vous faudra créer un nouveau budget dans la devise souhaitée. Par conséquent, vous ne pouvez pas avoir une entité avec des lignes de dépenses dans différentes devises.

Seuls les utilisateurs ayant le rôle d'Administrateur Entreprise ou d'Acheteur peuvent créer et modifier des budgets et lignes de dépenses. 

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Configurer un budget

Dans un premier temps, il vous faut créer un budget pour associer par la suite les lignes dépenses que vous souhaitez. Pour cela :

1.  Rendez-vous dans l'onglet Entités puis cliquez sur Budgets et lignes de dépenses
2. Sur la page qui apparaît, cliquez sur Créer un nouveau budget
3. Remplissez les champs requis :
   • Informations du budget : nom du budget, devise, identifiant externe, dates de début et de fin
   • Responsables : choisissez un responsable et un suppléant parmi les personnes ayant un rôle d'Acheteur sur la plateforme
   • Paramètres : indiquez le montant du budget et ajoutez un budget additionnel si vous le souhaitez. Vous avez aussi la possibilité de laisser des notes internes en commentaires.
4. Une fois ces éléments renseignés, cliquez sur Enregistrer en bas du formulaire.

Vous voyez maintenant s'afficher sur la page Budgets et lignes de dépenses, le budget que vous venez de créer.

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Configurer une ligne de dépense

Une fois le budget créé, il vous faut désormais créer les lignes de dépenses qui seront associées à ce budget. Ces lignes de dépenses vous permettent de gérer et de segmenter votre budget.

1. Rendez-vous dans l'onglet Entités puis cliquez sur Budgets et lignes de dépenses
2.  En dessous du budget que vous venez de créer, cliquez sur (+)
3. Remplissez les champs requis :
   • Détails de la ligne de dépense : nom, identifiant externe, dates de début et de fin, commentaires et montant au-dessus duquel l’Acheteur doit valider la dépense (en dessous de ce montant, la proposition sélectionnée est directement validée, sans passer par l’Acheteur et le calcul est réalisé sur la durée du Bon de Commande)
   • Responsables : choisissez un responsable et un suppléant. Ils peuvent être différents de ceux en charge du budget. Ces personnes auront un rôle d'Administrateur ou d'Acheteur et peuvent être validateurs des Bons de Commande de la plateforme.
   • Montants totaux : indiquez le montant total de la ligne de dépense
4. Une fois ces étapes réalisées, cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder cette ligne et pouvoir l’utiliser sur la plateforme.

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Ajouter une ligne de dépense à une entité

Une fois la ligne de dépense créée, il vous faut l’ajouter aux différentes entités souhaitées.

Seuls les Administrateurs du compte peuvent affecter les lignes de dépenses aux entités sur la plateforme.

Pour cela :

1. Rendez-vous dans l'onglet Entités puis cliquez sur Gérer les entités
2. Ensuite, ouvrez le menu d'une entité et cliquez sur Paramètres généraux
3. Dans la section Lignes de dépenses et workflows, cliquez sur Ajouter une ligne de dépenses
4. Choisissez la ligne de dépense dans le menu déroulant et cliquez sur Ajouter
5. Cliquez sur Enregistrer et continuer pour sauvegarder vos changements

Après enregistrement, vous pourrez alors sélectionner la ligne de dépenses lors de la création de vos Appels d’Offres.