Dans cet article :

• Définition d'un workflow
• Prérequis
• Configuration d'un workflow
• Assigner un workflow de validation à une entité

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Définition d'un workflow

Les Workflows vous permettent de représenter votre cycle d'achat dans la plateforme LittleBig Connection. 

Grace aux Workflows, vous pouvez ajouter un ou plusieurs étapes de validation, selon des critères que vous avez pu paramétrer en amont, avants de la publication d'un nouvel Appel d'Offres. 

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Prérequis

Seuls les Administrateurs Entreprise peuvent visualiser et gérer les Workflows de validation dans l'entreprise, ainsi que d'ajouter des nouveaux Workflows de validation aux entités.

Les Entités font partie des étapes d'un Workflow et sont en fait un prérequis dans la création d'un Workflow. Par conséquent c'est le Responsable et son Suppléant, qui vont procéder et faire la validation. 

Veuillez vous assurer que vous avez déjà crée vos entités (avec le Responsable et le Suppléant assignés) quand vous voulez les ajouter à des étapes de validation. 

Comme les Lignes de dépense sont liées aux Workflows, elles seront aussi pré-requises pour paramétrer un workflow. 

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Configuration d'un workflow

1. Dans le menu supérieur, tapez l'onglet "Entités" et sélectionnez l'option "Workflows de Validation"
2. Tapez sur le lien "Créer un nouveau workflow" situé dans la section principale de l'écran
3. Complétez les donnes de votre Workflow et configurez les entités de validation
   1. Nom du Workflow
   2. Sélectionnez la devise de votre choix (veuillez noter que la devise dépende du budget présent)
   3. Établissez le montant minimum et/ou maximum (si nécessaire)
4. Sélectionnez au moins une entité comme première étape de validation. Le Responsable de cette entité deviendra le validateur, afin de permettre la publication du nouveau Appel d'Offres
5. Vous pouvez aussi ajouter d'autres entités pour incrémenter le nombre d'étapes de validation, si vous le souhaitez

Il est recommandé de maintenir le nombre de validateurs au minimum afin d'avouer des délais qui peuvent être évités.

Quand tout est prêt, vous pouvez taper sur "Enregistrer", situé en bas de votre écran, pour sauvegarder le workflow. 

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Assigner un Workflow de Validation à une entité

Une fois votre workflow à été crée, vous devez alors l''associer à les entités pertinentes qui lui seront assignés. 

Les Workflows sont lies aux lignes de dépense, donc, quand une ligne de dépense est sélectionné, le workflow qui lui a été assigné sera appliqué. 

Veuillez noter qu'il est obligatoire d'assigner au moins une ligne de dépense à chaque entité, pour permettre a vos collaborateurs de créer des Appels d'Offres à partir de l'entité.

1. Allez ver l'onglet "Entités", et sélectionnez l'option "Gérer les entités"
2. Rentrez à chaque entité dans laquelle vous voulez associer le Workflow, associez les lignes de dépense pertinentes en allant ver l'option de "Visualiser & modifier l'entité" et alors tapez le sous-onglet titré "Lignes de dépense et Workflows" dans le paramètres généraux, situés à gauche de votre écran
3. Tapez sur le menu "Ajouter une ligne de dépense" situé à gauche, en haut de votre écran

Chaque ligne de dépense peut être assigné a une ou plusieurs workflows de validation, cela déterminera les étapes de validation nécessaires pour la publication de l'Appel d'Offres. 

Quand un workflow est assigné à une ligne de dépense, cela veut dire que, à l'heure de créer un AO à l'entité, après sélectionner la ligne de dépense correspondante (pour définir la validation du BDC), l'Opérationnel pourra sélectionner le workflow (et définir la validation de l'AO) qui vient associé à lui. 

Une fois l'AO a été créé, le Statut de l'AO deviendra "WORKFLOW EN COURS", le workflow peut alors être consulté via l'option de "Voir mon workflow"  et à travers du sous-menu "Mes appels d'offres" situé dans l'onglet "Appels d'offres". 

Veuillez noter que : L'utilisateur chargé de la validation du workflow sera notifié directement depuis la plateforme afin de lui permettre de faire la validation. 

Il n'est pas possible d'effacer un workflow ou de faire l'édition d'un workflow qui est en train d'être utilisé par des entités.    Pour éditer un workflow qui est en train d'être utilisé par des entités, veuillez contacter les équipes support de LittleBig Connection.