Dans cet article
- Définition d'un workflow
- Prérequis
- Configuration d'un workflow
- Assigner un workflow de validation à une entité
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Définition d'un workflow
Les Workflows vous permettent de représenter votre cycle d'achat dans la plateforme LittleBig Connection.
Grâce aux Workflows, vous pouvez ajouter une ou plusieurs étapes de validation, selon des critères que vous avez pu paramétrer en amont, avant la publication d'un nouvel Appel d'Offres.
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Prérequis
Seuls les Administrateurs Entreprise peuvent visualiser et gérer les Workflows de validation dans l'entreprise, ainsi qu'ajouter de nouveaux Workflows de validation aux entités.
Les Entités font partie des étapes d'un Workflow et sont en fait un prérequis dans la création d'un Workflow. Par conséquent, c'est le Responsable et son Suppléant qui vont agir et faire la validation.
Veuillez vous assurer que vous avez déjà créé vos entités (avec le Responsable et le Suppléant assignés) quand vous voulez les ajouter à des étapes de validation.
Comme les Lignes de dépenses sont liées aux Workflows, elles seront aussi pré-requises pour paramétrer un workflow.
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Configuration d'un workflow
- Dans le menu supérieur, rendez-vous dans l'onglet "Entités" et sélectionnez "Workflows de Validation"
- Cliquez sur le lien "Créer un nouveau workflow" situé dans la section principale de l'écran
- Complétez les données de votre Workflow et configurez les entités de validation
- Nom du Workflow
- Sélectionnez la devise de votre choix (veuillez noter que la devise dépend du budget présent)
- Établissez le montant minimum et/ou maximum (si nécessaire)
- Sélectionnez au moins une entité comme première étape de validation. Le Responsable de cette entité deviendra le validateur, afin de permettre la publication du nouvel Appel d'Offres
- Vous pouvez aussi ajouter d'autres entités pour augmenter le nombre d'étapes de validation, si vous le souhaitez
Il est recommandé de maintenir le nombre de validateurs au minimum afin d'éviter de rallonger les délais.
Quand tout est prêt, vous pouvez cliquer sur "Enregistrer", situé en bas de votre écran, pour sauvegarder le workflow.
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Assigner un Workflow de Validation à une entité
Une fois votre workflow créé, vous devez alors l'associer aux entités pertinentes.
Les Workflows sont liés aux lignes de dépenses, donc, quand une ligne de dépense est sélectionnée, le workflow qui lui a été assigné, sera appliqué.
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Veuillez noter qu'il est obligatoire d'assigner au moins une ligne de dépenses à chaque entité, pour permettre à vos collaborateurs de créer des Appels d'Offres à partir de l'entité. |
- Allez ver l'onglet "Entités", et sélectionnez l'option "Gérer les entités"
- Allez sur chaque entité à laquelle vous souhaitez associer le Workflow et associez les lignes de dépenses pertinentes en allant sur "Visualiser et modifier l'entité" puis sur "Lignes de dépense et Workflows" dans les paramètres généraux, situés à gauche de votre écran
- Cliquez sur "Ajouter une ligne de dépenses" en haut à gauche de votre écran
Chaque ligne de dépense peut être assignée à un ou plusieurs workflows de validation, cela déterminera les étapes de validation nécessaires pour la publication de l'Appel d'Offres.
Quand un workflow est assigné à une ligne de dépenses, cela veut dire qu'au moment de créer un AO à l'entité, après avoir sélectionné la ligne de dépense correspondante (pour définir la validation du BDC), l'Opérationnel pourra sélectionner le workflow (et définir la validation de l'AO) associé.
Une fois que l'AO a été créé, son Statut passera à "WORKFLOW EN COURS", le workflow peut alors être consulté via "Voir mon workflow" et dans le sous-menu "Mes appels d'offres" situé dans l'onglet "Appels d'offres".
Veuillez noter que : L'utilisateur chargé de la validation du workflow sera notifié directement depuis la plateforme afin de lui permettre de faire la validation.
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Il n'est pas possible d'effacer un workflow ou de faire l'édition d'un workflow qui est en train d'être utilisé par des entités.
Pour éditer un workflow qui est en train d'être utilisé par des entités, veuillez contacter les équipes support de LittleBig Connection. |