Configurer un Workflow de validation

Les workflows vous permettent de représenter votre cycle d'achat dans la plateforme LittleBig Connection. Grâce à eux, vous pouvez ajouter une ou plusieurs étapes de validation avant la publication d'un nouvel Appel d'Offres (AO), selon des critères que vous avez pu paramétrer en amont. Dans cet article, nous allons voir comment configurer et assigner un workflow de validation.

Dans cet article 

• Les prérequis à la création d'un workflow
• Créer un workflow de validation
• Assigner un workflow à une entité

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Les prérequis à la création d'un workflow

Seuls les Administrateurs Entreprise peuvent visualiser et gérer les Workflows de validation du compte Entreprise, ainsi qu'assigner de nouveaux workflows de validation aux entités. Les Administrateurs Entité ne peuvent le faire que pour les entités auxquelles ils sont assignés en tant que tel.

Les Entités font partie des étapes de validation d'un workflow. L'existence de l'entité est donc un prérequis à la création d'un workflow car ce sont son Responsable et son Suppléant qui seront en charge de la validation. Par conséquent, veuillez vous assurer que vous avez déjà créé les entités (avec leur Responsable et Suppléant) que vous souhaitez ajouter à un workflow de validation. 

Les lignes de dépenses étant aussi liées aux workflows, il faudra également qu'elles aient été créées avant de pouvoir configurer le workflow associé. 

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Créer un workflow de validation

1. Rendez-vous dans l'onglet Entités et cliquez sur Workflows de Validation
2. Cliquez sur Créer un nouveau workflow en haut de l'écran
3. Complétez les détails du workflow : 
   • Nom du workflow
   • Sélectionnez la devise de votre choix (les devises disponibles dépendent des budgets existants)
   • Déterminez le montant minimum et maximum
   • Cochez les entités qui peuvent utiliser ce workflow

4. Sélectionnez au moins une entité comme première étape de validation. Le Responsable de cette entité deviendra le validateur, afin de permettre la publication du nouvel Appel d'Offres

5. Enfin, cliquez sur Enregistrer en bas de votre écran, pour sauvegarder ce nouveau workflow

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Assigner un workflow à une entité

Une fois votre workflow créé, vous pouvez alors l'associer aux entités pertinentes. 

Les workflows sont liés aux lignes de dépenses, donc, quand une ligne de dépense est sélectionnée, le workflow qui lui a été assigné, sera appliqué. 

1. Rendez-vous dans l'onglet Entités, et cliquez sur Gérer les entités
2. Sur chaque entité à laquelle vous souhaitez associer un workflow de validation, cliquez sur Paramètres généraux dans le menu contextuel
3. Dans la section Lignes de dépenses et Workflows, cliquez sur Ajouter une ligne de dépenses 
4. Choisissez la ligne de dépenses concernée ainsi que le workflow associé, puis cliquez sur Ajouter

Lorsqu'un workflow est assigné à une ligne de dépenses, cela signifie qu'au moment de créer un AO depuis une entité, l'Opérationnel pourra sélectionner le workflow (et définir ainsi la validation de l'AO) après avoir sélectionné la ligne de dépenses correspondante (pour définir la validation du Bon de Commande). 

Dès qu'un AO avec workflow de validation est créé, son statut passera à Publication en cours et l'utilisateur chargé de la validation du workflow sera prévenu qu'il a une action à mener.