Configurer et modifier un workflow de validation
Dans cet article
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Prérequis pour créer un workflow
Pour configurer un workflow de validation, les conditions suivantes doivent être réunies :
Droits utilisateur
Seuls les Administrateurs Entreprise peuvent visualiser, créer et gérer les workflows de validation pour l’ensemble du compte, ainsi qu'assigner de nouveaux workflows de validation aux entités.
Les Administrateurs Entité peuvent gérer les workflows uniquement pour les entités auxquelles ils sont rattachés.
Entités nécessaires
Les entités constituent les étapes de validation d’un workflow.
Chaque entité doit déjà exister et disposer :
d’un Responsable,
d’un Suppléant.
Ce sont ces personnes qui recevront les demandes de validation.
Lignes de dépenses
Les workflows sont associés aux lignes de dépenses.
Les lignes de dépenses doivent donc être créées avant de pouvoir configurer un workflow.
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Comment créer un workflow de validation
Étape 1 : Accéder à la gestion des workflows
Ouvrez l’onglet Entités.
Cliquez sur Workflows de validation.
Étape 2 : Créer un nouveau workflow
Cliquez sur Créer un nouveau workflow.
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Renseignez les informations du workflow :
Nom du workflow
Devise (définie selon les budgets déjà configurés)
Montant minimum et montant maximum
Entités pouvant utiliser ce workflow
Étape 3 : Définir les étapes de validation
Sélectionnez au moins une entité comme première étape de validation.
Le Responsable de cette entité devient le validateur pour la publication d’un Appel d’Offres.
Bon à savoir
Vous pouvez ajouter plusieurs entités afin d’ajouter des étapes de validation supplémentaires.
Pour éviter des délais prolongés, il est recommandé de limiter le nombre de validateurs.
Étape 4 : Enregistrer le workflow
Cliquez sur Enregistrer pour finaliser la création.
Comment assigner un workflow à une entité
Une fois le workflow créé, vous pouvez l’associer aux entités concernées.
Important
Les workflows sont liés aux lignes de dépenses.
Lorsqu’une ligne de dépenses est sélectionnée lors de la création d’un AO, le workflow associé est automatiquement appliqué.Chaque entité doit avoir au moins une ligne de dépenses assignée, sinon vos collaborateurs ne pourront pas créer d’Appels d’Offres.
Étapes pour associer un workflow
Accédez à l’onglet Entités puis cliquez sur Gérer les entités.
Sur l’entité concernée, ouvrez le menu contextuel et sélectionnez Paramètres généraux.
Dans la section Lignes de dépenses et Workflows, cliquez sur Ajouter une ligne de dépenses.
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Sélectionnez :
la ligne de dépenses concernée
le workflow à associer.
Cliquez sur Ajouter.
Bon à savoir
Une ligne de dépenses peut être assignée à un ou plusieurs workflows, ce qui détermine les étapes de validation nécessaires.
Lorsqu’un AO est créé avec un workflow :
1. son statut devient Publication en cours
2. le validateur reçoit une notification pour effectuer son action.
Comment modifier un workflow
Cas 1 : Le workflow n’est pas utilisé par des entités
Vous pouvez le modifier après l’avoir retiré de toutes les entités.
Étape 1 : Retirer le workflow des entités
Accédez à Entités > Gérer les entités.
Sur chaque entité concernée, cliquez sur Paramètres généraux.
Dans Lignes de dépenses et Workflows, cliquez sur Modifier sur la ligne concernée.
Désélectionnez le workflow puis validez en cliquant sur Modifier.
Étape 2 : Modifier le workflow
Retournez dans Entités > Workflows de validation.
Ouvrez le menu contextuel du workflow et cliquez sur Voir.
En haut à droite, ouvrez le menu contextuel et cliquez sur Modifier.
Apportez les modifications souhaitées.
Cas 2 : Le workflow est en cours d’utilisation
Pour modifier un workflow en cours d'utilisation par des entités, veuillez contacter notre équipe Support.