Champs Personnalisés

Les champs personnalisés sont une fonctionnalité premium qui vous permet d’ajouter des informations complémentaires, spécifiques à vos usages internes, sur certains objets de la plateforme. Voyons dans cet article le périmètre de cette fonctionnalité et comment l'utiliser. 

Dans cet article

• Périmètre des Champs personnalisés
• Créer un Champ personnalisé
• Gérer les Champs personnalisés créés
• Utiliser les champs personnalisés activés

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Périmètre des Champs Personnalisés

Les Champs personnalisés vous permettent d'enrichir votre utilisation de la plateforme avec l'ajout d'informations spécifiques à certaines étapes du processus d'achat (Appel d'Offres, Bon de Commande, Compte-Rendu d'Activité).

Ils peuvent être utilisés directement depuis la plateforme LittleBig ou également en lien avec vos systèmes d'informations si l'option d'interfaçage a été activée.

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Créer un Champ personnalisé

Pour créer un nouveau champ personnalisé :

1. Rendez-vous dans l'onglet Entreprise et cliquez sur Gérez les champs personnalisés
2. Sur la page qui apparaît, cliquez sur Créer un champ dans le coin supérieur droit

3. Remplissez le formulaire en commençant par la section Configuration du champ :

• • Clé technique : Lorsque vous utilisez cette fonctionnalité depuis la plateforme ou depuis vos outils grâce à un interfaçage, il est nécessaire d'avoir une clé technique.
    • Sur LittleBig, vous pouvez remplir ce champ en écrivant le titre du concept à ajouter
    • Dans vos outils (via interfaçage), vous pouvez remplir ce champ avec le même code alphanumérique aléatoire que dans vos outils. .

  • Titre : Le nom du champ que vous voulez ajouter (exemple : Numéro ID) 

  • Description : Ajoutez une description des informations à remplir (exemple : Ajoutez votre numéro d'identification interne)

  • Type du champ : 

    •  Champ libre : vous permet d'ajouter des valeurs alphanumériques variées 
    • Liste déroulante : vous invite à créer des options spécifiques et limitées en indiquant un nom et une description pour chacune

  • Fichier joint (facultatif) : Vous pouvez ajouter des pièces jointes que vos utilisateurs pourront ensuite consulter lors de la création d'un Appel d'Offres. Le fichier peut être un guide ou glossaire de ce champ personnalisé par exemple.

  • Entités : Dans cette section, vous pouvez choisir toutes les entités qui utiliseront ce champ personnalisé. 

4. Enfin, dans la section Association du champ, sélectionnez quand (création d'un AO et/ou BDC) et comment (de manière obligatoire ou non) s'appliquera le champ et cliquez sur Ajouter

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Gérer les champs personnalisés

Dans la liste des Champs Personnalisés, il vous sera possible de : 

• Modifier le champ personnalisé en cliquant sur l'icône à droite 
• Supprimer le champ personnalisé en cliquant sur l'icône à droite
• Activer/désactiver le champ personnalisé en cliquant sur le bouton bascule à gauche

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Utiliser les champs personnalisés activés

Si un champ personnalisé est activé sur les AO et/ou les missions, alors il pourra (ou devra, s'il est défini comme obligatoire) être utilisé aux moments suivants :

• Dans le formulaire de création d'un AO : les Responsables opérationnels devront le renseigner à l'étape Paramètres spécifiques et les champs personnalisés seront ensuite visibles dans l'encart Information générales sur la droite de la page de l'AO (par vous uniquement, pas par les prestataires).
  
  
  
  
• Dans le formulaire de validation d'une proposition : pour un champ personnalisé défini sur l'AO et la mission, il sera récupéré depuis l'AO sur ce formulaire de validation avec la possibilité de l'éditer. S'il est édité, il aura donc deux valeurs : une pour l'AO et une pour la mission et le bon de commande (BDC).
• Dans le Bon pour Facturation (BPF) : Suite à la validation du CRA, le champ personnalisé de la mission est affiché sur le Bon pour Facturation (BPF) téléchargeable.
• Lors du renouvellement d'une mission : les Responsables opérationnels devront mettre à jour les champs personnalisés de l'AO lors du renouvellement s'ils ont été modifiés au cours de la mission précédente.