Pilotage : export client (beta)

Qui peut exporter ?

• Administrateur Société – voit toutes les lignes de toutes les entités
• Administrateur Entité – uniquement l’entité à laquelle il/elle est rattaché ainsi que ses entités filles
• Acheteur – uniquement les entités liées aux lignes de dépenses où il/elle (ou son remplaçant) est inscrit

Étapes

1. Connectez-vous et ouvrez votre compte.
2. Dans le menu principal, cliquez sur Reporting → Data Export (beta).
3. Choisissez votre plage de dates. La plateforme l’interprète automatiquement :
– Les appels d’offres sont filtrés par date de publication.
– Projets & Champs personnalisés ne conserve que les projets actifs.
– Les rapports d’activité sont filtrés sur le mois pendant lequel le travail a réellement été exécuté.
4. Cliquez sur Exporter. Un bandeau apparaît : « Un export est en cours… ».
5. Vérifiez votre e-mail. Vous recevrez un message intitulé « Your LittleBig Connection data export is ready ». Cliquez sur le lien de téléchargement.
6. Enregistrez le fichier et décompressez-le.
Les données sont actualisées quatre fois par jour (02:30, 08:30, 11:30, 15:30), donc chaque téléchargement ne dépasse jamais quelques heures par rapport à l’activité en temps réel.

Guide onglet par onglet

1. Demandes de propositions

Chaque ligne correspond à une proposition reçue, quel que soit le résultat. Les colonnes les plus utiles :

• RFP ID – identifiant unique de la demande ; reliez-le à toutes les autres données.
• AI score – note de 0 à 100 attribuée par la plateforme indiquant dans quelle mesure le profil correspond à votre besoin.
• Prix proposé – premier prix unitaire soumis par le fournisseur.
• Prix médian – médiane des offres de cette demande ; repérez immédiatement les valeurs aberrantes.
• Négociation de prix – montant économisé (ou ajouté) entre le premier prix et le prix final.
• Statut détaillé – au-delà de gagné/perdu, on trouve « Présélectionné », « Retiré », « Rejeté-prix », etc.
• Date de publication – jour où la demande a été ouverte aux fournisseurs ; utile pour mesurer les cycles de sourcing.

2. Projets (extrait des bons de commande)

Les données n’apparaissent qu’une fois le bon de commande officiellement signé. Principales colonnes :

• PO ID – numéro de contrat présent sur la facture.
• Index de projet – 1 pour la commande initiale, 2+ pour les renouvellements ; suivez l’évolution tarifaire.
• Statut du PO – « En cours », « Terminé » ou « Rénouvellement en attente ».
• Contrat de portage par LittleBig – YES si le régime français de portage est utilisé (impact cotisations).
• Prix – taux final par unité de travail.
• Prix du PO précédent – ce que vous avez payé la dernière fois pour ce même profil ; idéal pour renégocier rapidement.

3. Rapport d’activité

Chaque ligne reflète le temps et les frais validés que vous devez payer. Les colonnes chouchoutes des équipes financières :

• Mois de service – au format AAAA-MM, prêt à figurer dans votre compte de résultat mensuel.
• Unité travaillée – heures/jours effectivement livrés.
• Prix – tarif « client » utilisé pour facturer en aval.
• Total prix HT – Unité x prix + montant Heures sup.
• Frais exposés – notes de frais acceptées (restaurant, parking…) saisies par le consultant.
• Date de validation client – dès que cette date est renseignée, la ligne est facturable à votre client.

4. Champs personnalisés

Ici vivent tous vos champs à la carte, regroupés par année civile. Chaque triplet de colonnes amène :

• Custom_Field – intitulé exact que vous avez défini (ex. « Code interne », « Niveau de risque », « Approbateur »).
• Value – la saisie elle-même (texte, nombre, date, Oui/Non).
• Business ID – lien vers le PO correspondant, idéal pour fusionner vos données personnalisées dans vos tableaux de bord.

Conseils pratiques

• Filtrez l’onglet RFP par « AI score ≥ 85 et Prix médian ≥ Prix proposé x 110 % » – repérez vite les opportunités à forte valeur ajoutée.
• Déposez un tableau croisé dans l’onglet Projets : lignes = fournisseur, colonnes = index de projet, valeurs = prix – zéro calcul pour obtenir la cartographie de l’inflation par fournisseur.