Votre structure d'entreprise évolue ? Voici les étapes à suivre en cas de création ou désactivation d'entités sur la plateforme. 

Dans cet article

• Création et configuration d'une nouvelle entité 
• Désactivation d'une entité 
• Cas d'usage : Fusion de l'entité B dans l'entité A

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Création et configuration d'une nouvelle entité

Vous pouvez créer et configurer une nouvelle entité en 6 étapes. 

1. Créer l'entité et remplir tous les champs obligatoires : informations générales, responsable/suppléant, lignes de dépenses et workflows associés
2. Ajouter les opérationnels : créer leurs comptes depuis l'onglet Collaborateurs
3. Associer la nouvelle entité aux listes de fournisseurs auxquelles elle devra avoir accès, depuis les Paramètres spécifiques de l'entité mère
4. En cas de Codes profils et Grilles de tarifs* : penser à les récupérer depuis l'entité mère, ou à les créer directement, au niveau des Paramètres spécifiques 
5. En cas d'Interfaçage : activer les options nécessaires (demandes d'achat/réception de service) au niveau des Paramètres spécifiques
6. En cas de Champs personnalisés* : associer la nouvelle entité aux champs personnalisés auxquels elle devra avoir accès, depuis l'onglet paramètres du compte

* Fonctionnalités Premium

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Désactivation d'une entité

Vous pouvez désactiver une entité en suivant ces 4 étapes.

1. Modifier l'entité : retirer toutes les lignes de dépenses (ainsi aucun nouvel Appel d'Offres ne pourra être créé sur l'entité)
2. Vérifier les Bons de Commandes en cours : toutes les missions sur cette entité devront être terminées**
3. Vérifier les Appels d'Offres en cours : tous les Appels d'Offres sur cette entité devront être clos
4. Cliquer sur Désactiver à partir du menu d'édition de l'entité

**Si un renouvellement est nécessaire, il doit avoir lieu sur une entité différente

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Cas d'usage : Fusion de l'entité B dans l'entité A

1. Configuration de l'entité cible A
   • Audit des paramètres de l'entité B :
     • Généraux : Collaborateurs, lignes de dépenses, lieux de mission
     • Spécifiques : Liste de référencement, codes profils*, grilles de tarifs*, interfaçage*
     • Champs personnalisés*
   • Reprise des paramètres de l'entité B sur l'entité A
2. Gestion des objets en cours 
   • Retirer les lignes de dépenses de l'entité B
   • Vérifier les Bons de Commandes et les Appels d'Offres en cours de l'entité B : attendre qu'ils soient tous passés au statut terminé/clos*
3. Désactivation de l'entité B

* Fonctionnalités Premium

**Si un renouvellement est nécessaire, il doit avoir lieu sur une entité différente