Seuls les Administrateurs d'Entreprise (ex Gérant) peuvent voir et modifier les paramètres des entités.
1. Rendez-vous dans la partie "Entreprise" puis dans l'onglet "Gérer les entités de [votre entreprise]"
2. Cliquez sur "Ajouter une Entité" en haut à droite de l'écran, ou depuis le menu d'édition de l'entité mère
3. Choisissez le type d'entité souhaitée
Une entité légale est une société autonome sur laquelle peuvent être basées des informations de facturation. Elle possède son propre numéro de SIRET et numéro de TVA.
Une entité organisationnelle est un sous-département qui dépend d'une entité légale mère pour les informations de facturation.
4. Remplissez vos paramètres généraux
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Information générales
Définissez le titre de votre entité, et vérifiez son entité mère : certains paramètres pourront être récupérés à partir de celle-ci, et son responsable / suppléant auront une visibilité sur les objets de votre entité.
Vous pouvez définir ici la présentation de l'entité, qui populera par défaut le champ "contexte" des Appels d'Offres créés sur cette entité.
Le champ adresse n'est obligatoire que pour les entités légales.
La région d'une entité organisationnelle doit correspondre à la région de son entité mère. Une région sur la plateforme représente un pays ou un état d’un pays sur lequel s’appliquent des règles particulières.
Le numéro d'identification de l'entreprise, ou SIRET en France, n'est demandé que pour les entités légales.
La clef d'identification de l'entité ne servira qu'en cas d'interfaçage avec vos autres outils internes.
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Coordonnées de facturation (uniquement pour les entités légales)
Les informations concernant les taxes professionnelles dépendent de la région de l'entité. En Europe, il s'agira du numéro de TVA intracommunautaire.
Les coordonnées de facturation permettront d'adapter l'édition des factures.
Il est ensuite possible de sélectionner la ou les méthodes d'envoi des factures souhaitées.
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Collaborateurs de l'entité
Vous pouvez ajouter ici le Responsable et le Suppléant de l'entité. Ils auront tous deux la possibilité de créer et voir les Appels d'Offres et missions sur l'ensemble des sous-entités de l'entités.
De plus, si l'entité est sélectionnée en tant qu'étape de validation sur un workflow de validation (à partir de l'onglet dédié Gérer les workflows de validation), le Responsale sera amené à valider la publication des Appel d'Offres utilisant ce workflow. En cas d'absence, le Suppléant pourra s'en charger à sa place.
Les Managers correspondent aux utilisateurs opérationnels affiliés à l'entité, pouvant créer et voir tous les Appels d'Offres et missions de l'entité, mais pas de ses sous-entités. Il est possible d'affilier un collaborateur à une entité depuis cet onglet, ou lors de la création de son accès, dans l'onglet Collaborateurs.
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Lignes de dépenses & workflow
La ou les lignes de dépenses associées à votre entité permettent de définir quelles étapes de validation vous souhaitez mettre en place pour la création de vos Bons de Commandes, et quels budgets pourront être impactés.
Il est obligatoire d'avoir au moins une ligne de dépenses liée à votre entité pour que les collaborateurs puissent créer un Appel d'Offres sur celle-ci.
Définis directement au niveau des paramètres de la ligne de dépense (dans l'onglet dédié Gérer les budgets et lignes de dépenses), le Responsable et le Suppléant de la ligne de dépense sont des Acheteurs, qui pourront être sélectionnés lors de la création de l'Appel d'Offres en tant que valideurs de la proposition retenue et créateurs du Bon de Commande au-delà d’un certain montant.
Chaque ligne de dépense peut être liée à un ou plusieurs workflows de validation, déterminant les étapes de validation nécessaires à la publication des Appel d'Offres.
Lorsqu'un workflow est associé à une ligne de dépense cela signifie que, lors de la création d'un Appel d'Offres sur l'entité, après avoir sélectionné la ligne de dépense (définissant la validation du BDC), l'opérationnel pourra sélectionner le workflow (définissant la validation de l'AO) qui y est associé.
Si la ligne de dépenses ou le workflow que vous souhaitez utiliser n'a pas encore été créé, vous pouvez cliquer sur "Plus tard" en bas de l'onglet pour continuer et enregistrer l'édition de votre entité sans ce paramètre.
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Paramètres des appels d'offres
Vous pouvez ajouter ici un ou plusieurs lieux de missions, qui pourront être sélectionnés par l'opérationnel pour définir le lieu de réalisation de la mission, hors possibles déplacements, lors de la création de l'appel d'offres.
Si aucun lieu n'est renseigné, le champ à remplir par l'opérationnel à ce niveau sera un champ libre.
5. Remplissez vos paramètres spécifiques
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Sociétés référencées
Vous pouvez vérifier ici les listes de référencements qui ont été associées à votre entités. Ces listes sont pour le moment encore paramétrées au niveau entreprise (voir point 6.).
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Code profils (Premium)
Fonctionnalité Premium, les codes profils permettent de définir et standardiser les types de profils généralement recherchés sur vos Appels d'Offres, afin de consolider votre pricing et votre reporting.
Depuis cet onglet, vous pouvez facilement créer, éditer ou supprimer les codes profils qui pourront être associés à des Appel d'Offres ou Bons de Commande sur votre entité.
Il est également possible de récupérer un ou plusieurs codes profils ayant déjà été définis sur une entité mère. Cependant, attention : Si vous utiliserez sur cette entité une ou plusieurs mêmes grilles de tarifs que celles configurées sur une entité mère, commencez par vous rendre dans l'onglet Grilles de tarifs (voir point suivant). En effet, récupérer une grille de tarifs a pour impact la récupération automatique des codes profils correspondants, mais n'est plus possible si ces codes profils ont déjà été récupérés.
Une fois des codes profils associés à votre entité, ce champ devra nécessairement être renseigné lors de la création de tout AO ou BDC sur l'entité.
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Grilles de tarifs (Premium)
Les grilles de tarifs permettent d'associer certains codes profils à des tarifs déterminés, tout en étant liées à un ou plusieurs de vos fournisseurs référencés*. C'est également une fonctionnalité Premium.
Depuis cet onglet, vous pouvez facilement créer, éditer ou supprimer les grilles de tarifs qui pourront aider à populer le budget maximum attendu** sur chacun de vos Appel d'Offres une fois que le code profil recherché aura été renseigné par l'opérationnel.
Il est également possible de récupérer une ou plusieurs grilles de tarifs ayant déjà été définis sur une entité mère.
*L'association de vos grilles de tarifs et vos fournisseurs se fait à partir de l'entité légale mère de l'entreprise, au niveau de l'onglet Sociétés référencées des Paramètres spécifiques, dans le menu d'édition de chacune des sociétés.
**Ce budget maximum attendu est uniquement informatif, et n'est par défaut pas visible sur votre Appel d'Offres. Il servira néanmoins à qualifier vos propositions reçues, où un code couleur s'appliquera en fonction du fournisseur et du tarif proposé.
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Interfaçages (Premium)
Si ces fonctionnalités ont été paramétrées au niveau de l'entreprise, vous pouvez activez ici les Demandes d'Achat et/ou les Réceptions de service sur votre entité.
6. Mettez à jour vos paramètres d'entreprise
- Listes de référencement
Depuis l'entité légale mère de l'entreprise, vous pouvez créer et modifier vos différentes listes de référencement.
Lorsque qu'une nouvelle entité a été ajoutée sur votre compte, pensez à modifier/créer les listes nécessaires, afin d'y ajouter cette nouvelle entité.
- Champs personnalisés (Premium)
Depuis l'onglet Modifier les Paramètres du compte de la partie Entreprise, vous pouvez créer et modifier les champs personnalisés de votre entreprise, si vous avez souscrit à cette fonctionnalité Premium.
Lorsque qu'une nouvelle entité a été ajoutée sur votre compte, pensez à modifier/créer les champs nécessaires, afin d'y ajouter cette nouvelle entité.
