Avant d’accéder au formulaire de création d’un appel d’offres, vous devez d’abord déterminer si vous souhaitez :
- Créer un appel d’offres en repartant d’un formulaire vierge
- Utiliser un template, c’est-à-dire repartir d’un modèle de formulaire reprenant les informations d’un appel d’offres que vous avez déjà publié par le passé
- Reprendre un brouillon, c’est-à-dire reprendre un formulaire que vous avez déjà commencé à renseigner mais qui n’a encore jamais été publié
Dans un premier temps, nous allons nous intéresser à la création d’un appel d’offres depuis un formulaire vierge.
Celui-ci propose de pouvoir créer 2 types d’appels d’offres :
- Régie, c’est le formulaire que nous allons présenter dans cet article
- Forfait
En sélectionnant le formulaire de type « Régie », vous accédez à un formulaire en une seule page décomposé en plusieurs sections.
La navigation entre les différentes sections a été simplifiée, vous avez juste à cliquer sur une étape depuis le menu à gauche pour y accéder, ce qui sous-entend que vous pouvez compléter le formulaire dans l’ordre que vous le souhaitez en fonction des informations que vous possédez.
S’il vous manque certaines informations pour compléter le formulaire, vous pouvez à tout moment enregistrer votre appel d’offres en brouillon et revenir le compléter plus tard.
Vous pourrez publier votre appel d'offres une fois que chaque étape aura été complétée.
Une étape est considérée complète si toutes les informations obligatoires
de cette étape ont été renseignées (vous pouvez voir en un clin d’œil
sur le menu à gauche quelles sont les étapes d’ores et déjà complètes
car elles sont affichées en vert)
Etape : Entité
Dans cette étape, vous devez sélectionner une entité parmi celles auxquelles vous êtes rattaché et pour qui vous allez émettre l’appel d’offres.
(pour qu’une entité puisse émettre un appel d’offres, elle doit être active et au moins une ligne de dépense active doit lui être associée).
Ensuite, vous devez sélectionner le responsable opérationnel en charge du projet, la ligne de dépense ainsi que l’acheteur, qui aura notamment la responsabilité de valider la dépense liée à la prestation qui sera retenue lorsque cette dépense excède le montant mentionné au niveau de la ligne de dépense.
Etape : Mon besoin
Cette étape sera affichée seulement si vous utilisez la plateforme LittleBig Connection à la fois pour faire du sourcing et du portage. Cette étape vous permet d’indiquer si :
- Vous recherchez une expertise
- Vous avez déjà trouvé une expertise
Dans le cas où vous souhaitez créer un appel d’offres afin de trouver une expertise, vous aurez le choix de publier votre appel d’offre à vos listes de fournisseurs référencés, à des destinataires ciblés ou à notre place de marché en fonction de ce qui est autorisé pour l’entité qui vous avez sélectionné à l’étape précédente.
Si au contraire vous avez déjà trouvé une expertise et que vous souhaitez créer un appel d’offres afin de régulariser la prestation dans LittleBig Connection, vous pourrez envoyer votre appel d’offres directement à l’entreprise ayant remportée le projet pour pouvoir ensuite faire le suivi de la prestation et de la facturation sur la plateforme.
Etape : Mission
Le titre de la mission est à renseigner dans l’étape « Mission » et c’est un élément extrêmement important car c’est celui qui sera affiché en premier aux prestataires, il doit représenter fidèlement l’expertise que vous recherchez.
De la même manière, la description de la mission au travers des champs « Contexte de la mission » et « Objectifs et livrables » sont déterminants afin de vous permettre de trouver précisément l’expertise que vous cherchez et pour maximiser la pertinence des propositions que vous recevrez.
(le champ « Contexte de la mission » est lié à chaque entité et peut-être prérempli dans le formulaire si le champ « Présentation de l’entité » est renseigné dans la configuration de l’entité)
Si vous le souhaitez, vous pouvez également indiquer la durée estimée pour la réalisation totale de la mission et si le temps d’intervention nécessaire est du temps complet ou plutôt du temps partiel.
(ces informations ne sont pas obligatoires mais elles sont utiles pour donner de la visibilité aux prestataires afin qu’ils puissent se projeter et aussi pour éviter qu’ils aient à vous poser les questions directement)
Enfin, vous avez également la possibilité de joindre jusqu’à 5 pièces jointes à votre appel d’offres si vous le jugez pertinent.
(si vous utilisez les appels d'offres multi-missions alors un champ est affiché et vous permet de déterminer le nombre de profils recherchés)
Etape : Localisation
A cette étape, vous pouvez activer l’option de confidentialité de votre appel d’offres qui permet de masquer les informations permettant une identification de votre entreprise.
Vous devez obligatoirement saisir un lieu de la mission qui peut, par exemple, être repris des lieux de missions paramétrés au niveau de l’entité que vous avez sélectionné à la première étape du formulaire.
Vous devez renseigner si la mission sera réalisée en présentiel ou bien à distance (totalement ou partiellement) et indiquer si des déplacements, plus ou moins réguliers, sont à prévoir dans le cadre de la mission.
Etape : Compétences
Afin de recevoir les propositions les plus pertinentes possibles, il est conseillé de bien renseigner les compétences (hard skills, soft skills) et langues à maîtriser pour la bonne réalisation de la mission et, pour chaque compétence ou langue ajoutée, vous devrez également préciser le niveau souhaité
Notre barre de recherche de compétences vous permet d’obtenir des suggestions en rapport avec votre saisie afin de faciliter la complétion de cette partie.
Il vous est également possible d’ajouter une compétence même si celle-ci
n’est pas suggérée par notre moteur de recherche en appuyant sur « Entrée ».
Etape : Paramètres spécifiques
Cette étape est affichée seulement si votre compte entreprise utilise au moins une de nos fonctionnalités premium suivantes :
- L’ajout de champs personnalisés
- La gestion des codes projets
- La gestion des frais journaliers
Etape : Durée et budget
Vous pouvez ensuite renseigner une date de démarrage pour la mission mais elle n’est pas obligatoire, elle peut être utilisée pour donner de la visibilité aux prestataires.
Il vous faudra également indiquer la durée estimée du bon de commande.
La durée estimée du bon de commande renseignée dans l’appel d’offres est
principalement indicative, vous aurez toujours la possibilité de préciser
et modifier cette durée au moment de la sélection d’une proposition.
Afin de compléter votre appel d’offres, vous allez devoir renseigner le budget maximum estimé par unité d’œuvre.
Dans un appel d’offres de type « Régie », vous pourrez proposer un budget maximum estimé par jour ou par heure.
De plus si l’entité que vous avez sélectionné en début de formulaire a été paramétré avec des codes profils et des grilles de tarif alors vous devrez sélectionner le code profil correspondant à l’expertise que vous recherchez.
Vous avez la possibilité d’afficher ou de masquer le budget maximum estimé aux prestataires qui viendront consulter votre appel d’offres sur notre plateforme.
Etape : Publication
A la dernière étape du formulaire, vous pouvez renseigner une date limite pour les propositions. C’est une date butoir qui, une fois qu’elle a été dépassée, empêchera les prestataires de vous soumettre de nouvelles propositions même s’ils auront toujours accès à votre appel d’offres tant que celui-ci ne sera pas clos.
Cette date peut donc vous permettre de gérer le flux des propositions que vous recevrez de deux manières :
- vous recevez trop de propositions et vous n’arrivez pas à toutes les qualifier, vous pouvez utiliser cette date (en la renseignant avec la date d’hier par exemple) pour empêcher de nouvelles propositions (temporairement ou définitivement).
- votre date limite est atteinte et vous n’avez pas trouvé l’expertise que vous recherchiez parmi les propositions reçues, vous pouvez accorder un délai supplémentaire en allongeant la durée afin de recevoir de nouvelles propositions.
Ensuite, vous devez déterminer quels sont les prestataires qui pourront répondre à votre appel d’offres :
- si vous recherchez une expertise (voir étape Mon besoin) pour votre mission, vous pourrez, en fonction du paramétrage de l’entité que vous avez sélectionné au début du formulaire, ouvrir votre appel d’offres à :
- vos listes de fournisseurs référencés
- des destinataires ciblés via leur adresse mail ou leur compte LittleBig Connection s’ils sont déjà inscrits sur la plateforme
- notre place de marché
- si au contraire vous avez déjà trouvé une expertise (voir étape Mon besoin) pour votre mission, vous pourrez envoyer votre appel d’offres directement au prestataire l’ayant remporté via son adresse mail ou son compte LittleBig Connection.
Enfin vous pourrez visualiser ou sélectionner le workflow de validation de publication de votre appel d’offres (le paramétrage des workflow de validation est lié au paramétrage de votre compte client).
La sélection du workflow de validation prend en compte la ligne de dépense et le budget total estimé que vous avez renseigné dans votre formulaire.
Le budget total estimé est calculé grâce au budget maximum estimé
par unité (jour ou heure) ainsi que de la durée estimée du bon
de commande mentionnée dans le formulaire.
Lorsque toutes les étapes sont complètes et que vous estimez avoir renseigné toutes les informations essentielles, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton de publication.
Votre appel d’offres sera publié une fois que toutes les étapes du workflow de validation auront été validées.