Gérez facilement vos notes de frais - Release note (bientôt)

Cette mise à jour de la plateforme LittleBig Connection comprend une nouvelle façon pour les clients et les prestataires d'ajouter et de valider les notes de frais de mission de manière efficace.

Dans cet article 

• Présentation du module de notes de frais
• Ajouter des notes de frais
• Visualisez et gérer des notes de frais
• Valider des notes de frais
• Impact sur la facturation Connect

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Présentation du module de notes de frais

Cette nouvelle fonctionnalité fluidifie la manière dont les notes de frais sont ajoutées, affichées et gérées par les clients et les prestataires. L'accès est plus direct et le processus garantit une conformité totale pour la facturation, ainsi que la gestion des taxes pour les prestataires. Auparavant, les prestataires devaient compiler toutes les notes de frais en une seule, ce qui rendait difficile la gestion des différentes taxes et des reçus ; désormais, ils pourront ajouter une dépense à la fois pour plus de clarté.

Ce nouveau module sera disponible sur tous les comptes-rendus d'activité sans notes de frais ajoutées au préalable, à la date de cette mise à jour. Pour les autres comptes-rendus d'activité, le module précédent sera utilisé jusqu'à ce que les notes de frais soient validées et la transition vers le nouveau module sera ensuite automatique.

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Ajouter des notes de frais

En tant que prestataires, pour ajouter une note de frais à votre compte-rendu d'activité (CRA), vous devez :

1. Ouvrir la page du compte-rendu d'activité concerné
2. Dans le résumé du CRA, à droite, cliquez sur Ajouter une note de frais
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, remplissez les champs suivants :
   
   • Nom de la note de frais
   • Montant hors taxe
   • Taux de la taxe
   • Commentaire (optionnel)
4. Utilisez la section sur la droite pour importer votre reçu/facture
5. Cliquez sur Ajouter une note de frais supplémentaire si vous avez besoin d'en inclure d'autres
6. Validez l'ajout de ces notes de frais en cliquant sur Ajouter note(s) de frais en bas à droite de la fenêtre

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Visualiser et gérer des notes de frais

En tant que prestataire, une fois que les notes de frais ont été ajoutées à votre CRA, vous pouvez les visualiser dans le résumé à droite, avec le montant total (somme de toutes les dépenses avec les taxes) et les informations suivantes par note de frais :

• Icône du document
• Nom de la note de frais
• Commentaire (si applicable)

Vous pouvez cliquer sur le menu contextuel pour modifier ou supprimer les dépenses.

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Valider des notes de frais

En tant que client, vous pourrez toujours vérifier les notes de frais ajoutées par le prestataire lors de la validation du CRA. Si des modifications sont nécessaires, vous pouvez rejeter le CRA et indiquer que les notes de frais doivent être corrigées.

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Impact sur la facturation Connect

Dès que des notes de frais sont ajoutées et validées dans un CRA pour une mission Connect, le montant total sera affiché sur le bon pour facturation.

Ensuite, sur la facture, vous aurez une ligne par note de frais, avec les informations suivantes :

• Nom de la note de frais
• Quantité : toujours fixée à 1
• Montant hors taxe
• Prix unité : même valeur que le montant hors taxe
• Taxe de la note de frais : résultat de [montant hors taxe*taux de taxe]
• Taxe totale : somme de toutes les taxes
• Montant total : résultat du montant hors taxe + taxe totale