La page d'accueil OP - Aide à la prise de décisions
Les Responsables opérationnels jouent un rôle clé dans la gestion des prestations intellectuelles et il est essentiel pour eux de pouvoir prendre les bonnes décisions en temps voulu pour mener à bien les actions clés sur leur périmètre (sélection d'une proposition, la validation des comptes-rendus d'activité ou le renouvellement des missions).
Dans cet article
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À propos de la page d'accueil
Pour mieux répondre au besoin des opérationnels d'avoir une plus grande visibilité et un meilleur suivi de leur périmètre, une page d'accueil dédiée est disponible. Elle permet un suivi et des actions rapides sur les tâches en attente.
La page comporte les éléments suivants :
- La section principale, à gauche, contient la liste des actions en attente
- Comptes-rendus d'activité (CRA) en attente
- Nouvelles propositions reçues
- Renouvellements en attente
- Sur la droite, il y a un bouton bleu qui est un raccourci vous permettant de créer un nouvel appel d'offres, ainsi qu'une vue d'ensemble de votre périmètre.
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Section Aperçu général
La section d'Aperçu général vous montre les principaux éléments de votre périmètre :
- Appels d'offres en cours : le nombre total d'appels d'offres (AO) ouverts pour lesquels vous êtes le responsable opérationnel. Vous pouvez accéder à vos AO en cliquant sur Liste des Appels d'offres
- Missions en cours : le nombre de missions en cours dont vous êtes le responsable opérationnel. Vous pouvez accéder à vos missions en cliquant sur Liste des missions.
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Section Actions en attente
La section d'Actions en attente est composée de plusieurs sous-sections : comptes-rendus d'activité (CRA), nouvelles propositions reçues et renouvellements en attente.
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Sous-section des Comptes-Rendus d'Activité (CRA)
Dans la sous-section CRA, vous verrez tous les CRA dont vous êtes le responsable opérationnel et qui sont en attente d'une action de votre part. Vous pourrez mener toutes vos actions les concernant directement depuis la page d'accueil, vous faisant ainsi gagner un temps précieux.
Les CRA sont affichés dans un tableau avec les colonnes suivantes :
- ID CRA
- Prestataire : nom du Consultant et titre de la mission
- Entreprise
- Mois : le mois et l'année du CRA. La colonne peut être ordonnée par ordre chronologique croissant ou décroissant
- UO : nombre d'unités d'œuvre (UO) prestées et indiquées par le prestataire dans le CRA
- Total facturé
- Actions : vous permet de valider ou refuser un CRA, et de visualiser les éventuels frais, régularisations et astreintes (voir détails ci-dessous)
Si le CRA ne comporte pas de frais supplémentaires, documents à vérifier ou de fonctionnalités premium (ventilation, champs personnalisés et frais journaliers), vous pourrez le valider ou le rejeter en cliquant respectivement sur le bouton vert ou rouge dans la colonne Actions.
En cliquant sur le bouton vert, une fenêtre de validation apparaîtra dans laquelle vous pouvez vérifier les informations relatives au CRA et confirmer votre choix en cliquant sur Valider le CRA. Ensuite, la ligne disparaîtra du tableau de la page d'accueil, puisqu'il ne s'agit plus d'une action en attente.
D'autre part, en cliquant sur le bouton rouge, une fenêtre apparaîtra dans laquelle vous pouvez voir les informations du CRA, indiquer la raison de votre refus et confirmer votre refus en cliquant sur Refuser le CRA. Ensuite, la ligne disparaîtra du tableau car l'action aura été prise et le prestataire sera informé qu'il a une correction à effectuer.
En revanche, si vous devez vérifier des frais, documents ou si des fonctionnalités premium sont activées (frais journaliers, ventilation et champs personnalisés) vous verrez un bouton bleu. En cliquant dessus, vous serez redirigé vers la page du CRA pour pouvoir vérifier ces éléments puis le valider ou le rejeter.
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Sous-section des nouvelles propositions
Dans cette section seront affichés les premiers appels d'offres (RFP-XXX-1) pour lesquels vous êtes le responsable opérationnel et pour lesquels aucune proposition n'a encore été sélectionnée.
Les AO concernés seront affichés dans un tableau avec les colonnes suivantes :
- ID AO : ID et titre de l'AO
- Date de début estimée : date de début (et date de création de l'AO en-dessous)
- Propositions non lues : nombre de nouvelles propositions, sur le total de propositions reçues
- Propositions intéressantes : nombre de propositions qualifiées d'intéressantes
- Actions : bouton pour vous rediriger vers la page avec la liste des propositions de l'AO
Vous pourrez cliquer sur les propositions individuelles pour examiner en détail les informations, et revoir le budget, les délais ou tout document supplémentaire fourni par les prestataires ou les freelances.
Grâce à cela, vous pourrez facilement et rapidement repérer les appels d'offres (AO) ouverts pour lesquels vous avez reçu des propositions et devez encore les qualifier. Vous gagnerez du temps dans la gestion des propositions et vous vous assurerez de ne pas passer à côté du profil idéal pour une mission.
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Sous-section des renouvellements de missions
Dans cette section, les missions affichées seront toutes celles éligibles au renouvellement jusqu'à ce qu'une décision soit prise (renouvellement ou non) et pour lesquelles aucune action n'a encore été prise.
Grâce à cela, vous aurez une visibilité sur les missions en cours de renouvellement, ce qui vous permettra d'anticiper la charge de travail et de les renouveler à temps, ou de confirmer qu'ils se terminent.
- ID mission
- Prestataire : Nom du consultant et titre de la mission
- Entreprise : nom de l'entreprise du prestataire
- Jours restants : Nombre de jours jusqu'à ou depuis la fin de la mission
- Prix par unité : prix par unité d'œuvre et devise de la mission
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Actions :
- Bouton vert : en cliquant sur ce bouton, vous pourrez renouveler la mission. Pour une mission en régie, le module apparaîtra ; pour une mission en régie forfaitisée, le formulaire d'appel d'offres s'ouvrira. Une fois la demande de renouvellement envoyée, la mission n'apparaîtra plus sur la page d'accueil après actualisation.
- Bouton rouge : en cliquant sur ce bouton, vous pourrez indiquer que la mission se termine à la date convenue. Vous pouvez ensuite le confirmer dans la fenêtre qui s'affiche. Une fois confirmé, la mission n'apparaîtra plus sur la page d'accueil.