Vos documents de mission (SoW) prêts en quelques clics - Release note 11.106 (Septembre)
Cette mise à jour de la plateforme LittleBig Connection inclut la possibilité pour les clients de générer un document de mission (Statement of Work - SoW) lorsqu'une proposition est sélectionnée.
Dans cet article
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Présentation de la génération du SoW
Le SoW est un document regroupant les informations des parties (client et prestataire) ainsi que les données de la mission à effectuer, afin d'accompagner le plus souvent les demandes d'achat.
Cette fonctionnalité est conçue pour fluidifier ce processus d'achat. En quelques clics, les utilisateurs clients peuvent créer des SoW complets et précis directement à partir des propositions des prestataires sélectionnés. En incorporant tous les détails nécessaires et les documents complémentaires, le fichier généré peut ensuite être partagé avec le prestataire pour valider le début de la mission via la demande d'achat.
Pour activer cette fonctionnalité sur votre compte entreprise, pour des entités spécifiques, veuillez contacter votre Customer Success Manager.
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Générer un SoW
En tant qu'utilisateur client ayant accès aux propositions, vous serez en mesure de générer de manière fluide le SoW pour la mission Rise correspondante (avec un prestataire référencé).
Pour ce faire, vous devrez d'abord avoir une proposition sélectionnée (en cas de validation par l'acheteur) ou retenue (si aucune validation par l'acheteur n'est nécessaire). Ensuite :
- Dans les détails de la proposition sélectionnée, cliquez sur Générer le statement of work dans la section Résumé à droite
- Dans la fenêtre qui s'affiche, vérifiez et complétez les données du formulaire pré-rempli. Les données affichées sont basées sur les éléments inclus dans l'appel d'offres et la proposition sélectionnée afin de réduire le temps nécessaire à la saisie des données et d'assurer la cohérence. Si nécessaire, vous pouvez modifier n'importe quelle valeur remplie automatiquement afin de garantir l'exactitude des informations saisies. Une fois que toutes les informations sont correctes, vous pouvez cliquer sur Suivant
- Ensuite, vous avez la possibilité de joindre des documents PDF (5 fichiers maximum) au SoW, en tant qu'annexes. Après avoir fait cela, cliquez sur Valider.
- L'aperçu du fichier s'affichera pour vous permettre de vérifier les informations une dernière fois avant la génération finale.
- Vous pouvez revenir en arrière pour modifier toute information en cliquant sur Modifier.
- Si toutes les données sont correctes, vous pouvez cliquer sur Télécharger. Le document sera généré au format PDF et téléchargé sur votre ordinateur.
Vous pouvez ensuite télécharger ce fichier dans votre outil de signature électronique pour le partager avec le prestataire sélectionné, ou le lui envoyer par email, afin de valider le démarrage de la mission dans votre logiciel achat.