Nouvelles clauses sur les appels d'offres - Release note 11.86 (Août)

Cette mise à jour de la plateforme LittleBig Connection donne la possibilité aux clients d'ajouter des clauses pour les prestataires sur les appels d'offres en régie.

Dans cet article

• Présentation générale
• Gérer et utiliser les clauses dans un appel d'offres (client)
• Accepter une clause au moment de répondre à un appel d'offres (prestataire)

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Présentation générale

Les clauses sont conçues pour vous aider, en tant que client, à vous assurer que les propositions reçues sont conformes à vos processus et spécifications internes. Une fois définies dans les paramètres d'une entité, les clauses font partie intégrante du processus d'appel d'offres/propositions. Cela signifie que les prestataires doivent les accepter pour envoyer leur proposition. Cela permet de renforcer la conformité et d'améliorer la gestion des propositions pour vous et vos équipes.

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Gérer et utiliser une clause dans un appel d'offres (client)

Créer une clause

Les Administrateurs entreprise et entité peuvent créer des clauses pour les entités de leur périmètre.

Pour cela : 

1. Rendez-vous dans l'onglet Entités et cliquez sur Gérer les entités
2. Sur l'entité pour laquelle vous souhaitez définir une clause, ouvrez le menu contextuel et cliquez sur Paramètres généraux
3. Sur la page qui s'affiche, allez dans l'onglet Paramètres des appels d'offres. Vous verrez que la page a été revue pour plus de clarté avec les deux sections préexistantes et la nouvelle section pour les clauses :
   • Clause obligatoire
   • Localisation des missions
   • Notifications
4. Dans la section des clauses obligatoires, cliquez sur Ajouter une clause et remplissez les champs suivants :
   
   • Titre : Le titre que vous indiquez ici sera utilisé dans l'appel d'offres et formulaire de proposition pour que les créateurs de l'appel d'offres et les prestataires sachent de quoi il s'agit.
   • Description (facultatif) : Vous pouvez donner plus de détails sur le contenu du fichier pour donner plus de contexte aux prestataires.
   • Document : Vous ne pouvez télécharger qu'un seul fichier, au format PDF, et d'une taille maximale de 5 Mo.
5. Cliquez sur Enregistrer pour créer la clause
6. Cliquez sur Enregistrer en bas de l'onglet Paramètres des appels d'offres pour confirmer les modifications et mettre la clause à disposition des créateurs d'appels d'offres de l'entité.

Gérer la clause d'une entité

Une fois la clause créée, elle apparaît dans la section Clauses obligatoires de l'onglet Paramètres des appels d'offres. Sur la droite, vous avez la possibilité de la modifier ou de la supprimer si nécessaire.

Utiliser une clause au moment de créer un appel d'offres

Lorsqu'une clause a été définie par les administrateurs, vous pourrez la visualiser, en tant que créateur d'appels d'offres, dans le formulaire de création d'appel d'offres en régie.

Elles apparaîtront à l'étape Mission, dans la section intitulée Clauses obligatoires, avec le document correspondant. 

Après réception des propositions, vous pouvez consulter la date et l'heure d'acceptation des clauses dans les détails de la proposition, ce qui vous permet d'avoir un suivi clair et concis de la conformité.

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Accepter une clause au moment de répondre à un appel d'offres (prestataire)

Si un client a défini une clause dans un appel d'offres, vous pourrez la voir dans votre formulaire de proposition. Vous disposerez d'une bannière dédiée sur laquelle vous pourrez cliquer pour afficher le contenu du fichier et, une fois celui-ci lu, vous pourrez activer le bouton bascule pour confirmer que vous l'acceptez.

En cas de renouvellement, si la clause a été modifiée par le client entre-temps, vous devrez accepter la nouvelle version.