Nouveau module de gestion des propositions - Release note 11.31 (Février)

Cette mise à jour de la plateforme LittleBig Connection comprend la refonte du module des propositions dans l'univers client, afin de faciliter la sélection des propositions pour vos missions.

Dans cet article

• Présentation de la nouvelle page des propositions
• Naviguer sur la page des propositions
• Qualifier une proposition

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Présentation de la nouvelle page des propositions

Nous sommes ravis de vous présenter la nouvelle page des propositions, conçue pour faciliter la recherche de l'expert idéal pour vos missions. Nous avons revu l'ensemble de l'expérience sur ce module, de la navigation aux fonctionnalités affichées et aux outils de prise de décision, afin de mieux vous accompagner dans le processus d'analyse et de qualification des propositions.

Trouver le bon expert pour vos missions devient encore plus rapide et plus facile qu'auparavant !

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Naviguer sur la page des propositions

Lorsque vous vous trouvez sur la grille des propositions d'un appel d'offres et que vous cliquez sur l'une d'entre elles, vous êtes désormais redirigé vers le nouveau module de proposition.

Une fois dans ce module, vous pouvez passer d'une proposition à l'autre grâce aux flèches de navigation et, pour trouver facilement les informations dont vous avez besoin, le module est désormais composé de 4 onglets :

• Profil : CV (si présent) et détails du profil du consultant
• Proposition : détails de la proposition renseignés par le prestataire (prix, date de disponibilité, argumentaire commercial, frais journaliers si applicables, et coordonnées de contact), date de soumission et de dernière modification de la proposition
• Messages : messages entre vous (ou vos collègues) et le commercial ou le freelance à l'origine de la proposition
• Négociation (si présent) : Si la fonctionnalité premium du module de Négociation a été activée sur le compte de votre entreprise, vous verrez cet onglet supplémentaire.

Enfin, quel que soit l'onglet dans lequel vous vous trouvez, vous verrez une nouvelle section d'informations sur la droite de la page pour vous aider dans votre processus de prise de décision, comprenant :

1. Des boutons d'action : ils reflètent où vous en êtes dans le processus de qualification pour que vous sachiez quelles actions vous pouvez mener
2. Un workflow d'évaluation : pour savoir rapidement à quelle étape du processus de qualification vous vous trouvez
3. Un tableau de comparaison : pour vous permettre de comparer le prix et la date de disponibilité mentionnés dans la proposition par rapport à ceux indiqués dans l'appel d'offres
4. Vos notes internes : vous pouvez écrire des commentaires sur la proposition reçue. Vous pouvez les modifier ou supprimer jusqu'à ce qu'une proposition soit retenue pour la mission. Ces commentaires seront également visibles par vos collègues ayant accès à la proposition
5. Les détails de l'appel d'offres (AO) : en cliquant sur ce bouton, un panneau s'ouvre avec les principales informations de l'appel d'offres de la mission

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Qualifier une proposition

Nous avons amélioré votre expérience de qualification des propositions afin que vous sachiez plus clairement quelle action entreprendre. Le processus de qualification en tant que tel reste le même.

Parmi les améliorations apportées, nous avons renommé deux statuts de proposition pour plus de clarté :

• Non lue devient Nouveau : la proposition n'a pas encore été consultée
• En cours devient Lue : la proposition a été consultée mais n'a pas encore été qualifiée

De plus, un autre statut a été ajouté : Approuvée. Ce statut est utilisé lorsque la proposition doit être approuvée par l'acheteur de l'appel d'offres avant que le responsable opérationnel puisse sélectionner la proposition et créer la demande d'achat (DA).

Enfin, si vous souhaitez utiliser le module de négociation sur une proposition, le formulaire qui s'affichera pour que vous puissiez faire votre contre-offre a été amélioré mais comprend les mêmes champs qu'auparavant :

Et comme toujours, une fois que vous avez défini une proposition comme intéressante, vous pouvez sélectionner le profil pour votre mission et remplir le formulaire correspondant. Une fois le formulaire rempli, vous pouvez cliquer sur le bouton d'action dans le coin supérieur droit (vous verrez l'une des options suivantes en fonction de votre workflow) :

• Envoyer la sélection à l'acheteur : si le montant de la proposition est supérieur ou égal au montant de validation de l'acheteur défini dans la ligne de dépenses. Le statut de la proposition devient Sélectionnée et l'acheteur de l'appel d'offres devra examiner et approuver la sélection pour valider le profil et créer la mission.

• Valider et créer la mission : si le montant de la proposition est inférieur au montant de validation de l'acheteur défini dans la ligne de dépense (et que l'option de demande d'achat (DA) n'est pas activée). Le statut de la proposition devient Retenue et vous pouvez suivre l'avancement de la prestation via l'onglet Missions.
• Valider et envoyer une demande d'achat : si le montant de la proposition est inférieur au montant de validation de l'acheteur défini dans la ligne de dépenses (et si l'option de demande d'achat (DA) est activée sans workflow personnalisé). Le statut de la proposition devient Retenue et la DA est créée.

Validation par l'acheteur de l'appel d'offres

Enfin, en tant qu'acheteur, une fois que vous avez examiné la proposition sélectionnée par le responsable opérationnel, vous pouvez cliquer sur Désélectionner si la proposition ne convient pas, ou sur Réviser pour ouvrir le formulaire de validation. Si toutes les informations du formulaire sont correctes, vous pouvez cliquer sur le bouton de validation (vous verrez l'une des options suivantes en fonction de votre workflow) :

• Valider la création du projet : si l'option de demande d'achat (DA) est désactivée. Le statut de la proposition devient Retenue et la mission est créée.
• Valider et envoyer DA : si l'option DA est activée sans workflow personnalisé. Le statut de la proposition devient Retenue et la mission est créée.
• Valider et envoyer à l'opérationnel : si l'option DA est activée avec un workflow personnalisé. Le statut de la proposition devient Retenue et la mission est créée. Le responsable opérationnel devra alors valider la proposition et remplir les champs personnalisés s'il y en a.