Meilleur contrôle sur la publication de vos appels d'offres - Release note 11.68 (Juin)

Cette mise à jour de la plateforme LittleBig Connection inclus la fonctionnalité de publication séquencée pour les appels d'offres (AO) en régie. Ce nouveau module améliorera la façon dont les utilisateurs clients gèrent et publient leurs appels d'offres auprès des prestataires.

Dans cet article

• Présentation de la publication séquencée
• Activation de la publication séquencée
• Gestion des séquences de publication
  • Créer des séquences de publication pour les entités
  • Gérer les séquences
• Utiliser les séquences de publication sur les appels d'offres
  • Publier vos appels d'offres avec une séquence
  • Brouillon, modèle et copie d'appel d'offres avec une séquence

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Présentation de la publication séquencée

La publication séquencée donne aux clients un contrôle total sur la publication des appels d'offres en régie. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez rendre votre appel d'offres progressivement visible auprès de vos différentes listes de prestataires référencés en fonction des contrats de référencement, et auprès de la place de marché de LittleBig Connection.

Cette fonctionnalité offre une approche plus stratégique et contrôlée à la publication des appels d'offres. Grâce à ce module, vous pouvez vous assurer que vos appels d'offres sont publiés auprès des bons prestataires au bon moment.

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Activation de la publication séquencée

Pour activer cette fonctionnalité sur le compte de votre entreprise, vous pouvez contacter votre Customer Success Manager.

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Gestion des séquences de publication

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Créer des séquences de publication pour les entités 

Une fois la fonctionnalité activée sur le compte de votre entreprise, les administrateurs peuvent définir sur la plateforme les séquences de publication d'appels d'offres (AO) pour les entités. Pour cela :

1. Rendez-vous dans l'onglet Entités et cliquez sur Gérer les sociétés référencées
2. Assurez-vous d'être dans l'onglet Séquences de publication et cliquez sur le bouton Créer une séquence
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, vous pouvez remplir les informations suivantes :
   • Nom de la séquence de publication
   • Entités affectées par la séquence : choisissez les entités et sous-entités pour lesquelles cette séquence sera disponible lors de la création d'un appel d'offres en régie
4.  

4. Ensuite, vous pouvez définir chaque étape de la séquence (la première commence toujours le premier jour de la publication de l'appel d'offres). Pour chaque étape, vous devez déterminer l'intervalle de temps et les prestataires concernés en utilisant les champs suivants :  

• • À partir de : Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le nombre de jours de publication après lesquels cette étape s'applique. Exemple : si vous choisissez 10, l'étape s'appliquera et l'appel d'offres deviendra visible pour les prestataires sélectionnés 10 jours après la publication initiale, donc le jour 11 (intervalle + 1).
  • Ouvrir l'appel d'offres aux prestataires suivants : Sélectionnez les listes de prestataires auxquels l'appel d'offres doit être étendu. Vous pouvez sélectionner (en fonction des options des entités sélectionnées) :
    • Des listes de prestataires référencés
    • Les sociétés de conseil de la place de marché de LittleBig Connection
    • Les freelances de la place de marché de LittleBig Connection

5. Cliquez sur Ajouter une étape

6. Si vous avez besoin d'ajouter d'autres étapes à la séquence, vous pouvez répéter l'étape 4 autant que nécessaire (max. 8 étapes) 

7. Une fois que vous avez créé toutes les étapes, vous pouvez cliquer sur Enregistrer. La séquence créée sera affichée sous le statut Inactive

8. Pour activer la séquence créée, ouvrez son menu contextuel et cliquez sur Activer

La séquence de publication devient disponible pour les responsables opérationnels et les créateurs d'appels d'offres (AO) des entités sélectionnées lorsqu'ils en créeront un nouveau. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez donc vous assurer que le processus de publication reste conforme à chaque étape.

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Gérer les séquences

Une fois que vous avez créé une séquence de publication, vous pouvez la gérer grâce au menu contextuel :

• Activer/Désactiver : En activant ou désactivant une séquence, l'impact ne sera pas rétroactif (sur les appels d'offres créés et publiés) et ne s'appliquera qu'aux appels d'offres nouvellement créés
• Modifier : Toute modification ne s'appliquera qu'aux appels d'offres nouvellement créés
• Dupliquer : Par défaut, la copie de la séquence sera créée au statut Inactive
• Supprimer : La suppression d'une séquence ne s'appliquera pas aux appels d'offres en cours (créés ou publiés), mais uniquement aux appels d'offres nouvellement créés

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Utiliser les séquences de publication sur les appels d'offres

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Publier vos appels d'offres avec une séquence

Une fois que les administrateurs entreprise ont configuré et activé les séquences de publication pour votre entité, vous pourrez, en tant que créateur d'appel d'offres (AO), en sélectionner une à l'étape Publication du formulaire de création d'un AO en régie. Pour cela :

1. Rendez-vous à l'étape Publication du formulaire de création d'AO (dernière étape)
2. Activer le bouton bascule près de Utiliser une séquence de publication

   Bon à savoir

   Ce critère de publication est exclusif des autres. Soit vous publiez avec une séquence, soit vous publiez auprès de listes de prestataires référencés, la place de marché de LittleBig Connection ou un destinataire ciblé.

3. Dans la liste déroulante, sélectionnez la séquence correspondant à votre appel d'offres
   
   • À chaque étape de la séquence, vous pouvez désélectionner certains prestataires si nécessaire, mais il doit y en avoir au moins un par étape

Une fois votre appel d'offres publié, les paramètres de séquencement ne peuvent plus être modifiés lors de la modification de l'AO.

Par ailleurs, vous pouvez facilement suivre la progression de la publication auprès des différentes audiences dans l'onglet Tableau de bord de publication de la page de l'appel d'offres, grâce aux informations suivantes :

• Séquence de publication : nom de la séquence choisie
• Étape : étapes définies dans la séquence, avec le jour et les paramètres de visibilité qui leur sont associés
• Statut :
  • Ouvert : étape en cours
  • En attente : étape à venir
  • Fermé : étape terminée
  • Annulé : étape non démarrée car la séquence a été arrêtée (dans le cas d'une proposition déjà retenue par exemple)
• Jour d'ouverture : date ou nombre de jours à partir duquel l'étape s'applique

Vous serez informé lorsque la publication de l'appel d'offres atteint une nouvelle étape de la séquence, et les prestataires inclus dans cette nouvelle étape seront également informés qu'un nouvel appel d'offres leur a été ouvert.

Une fois que vous avez retenu une proposition, la séquence de publication est interrompue et les étapes suivantes ne sont pas exécutées, afin que les autres prestataires ne soient pas inutilement sollicités.

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Brouillon, modèle et copie d'appels d'offres avec une séquence

Pour les brouillons, les modèles et les copies d'appels d'offres dont l'original comporte une séquence de publication, les informations suivantes sont récupérées :

• Si la séquence est toujours active et a été modifiée depuis l'appel d'offres initial, les modifications seront récupérées et un message d'avertissement s'affichera
• Si la séquence a été désactivée ou supprimée entre-temps, l'utilisateur devra procéder à une nouvelle sélection