Update note - Version 11.13 (Novembre)
Cette mise à jour de la plateforme LittleBig Connection concerne la mise en place de la fonctionnalité de clôture automatique des Appels d'Offres.
Dans cet article
- Fonctionnement de la clôture automatique
- Nouvelles notifications pour le Responsable d'AO
- Impact pour les prestataires
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Fonctionnement de la clôture automatique
Nous avons développé une fonctionnalité de clôture automatique des AO pour que vous ayez une vision plus claire des besoins ouverts sur votre périmètre, et pour encourager les prestataires à y répondre.
Cette nouvelle fonctionnalité ne s'applique qu'aux premiers AO simples (RFP-xxx-1) créés après le déploiement de cette mise à jour.
L'idée principale est qu'après 90 jours passés en statut Publié avec propositions ou Publié sans proposition, un AO sera automatiquement clôturé, à moins que vous ne prolongiez sa période de publication pour une nouvelle période de 90 jours.
Si un AO est éligible à la clôture automatique, un message sera visible sur la page de celui-ci. En cliquant sur le bouton figurant dans ce message, vous prolongerez la période de publication de 90 jours.
Important
Cette fonctionnalité ne s'applique pas aux autres statuts d'AO ni aux autres types d'AO (multi-missions, renouvellement, etc.).
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Nouvelles notifications pour le Responsable de l'AO
En tant que Responsable d'un AO, vous serez tenu informé du processus de clôture automatique grâce à :
- Un email hebdomadaire contenant les AO sur le point d'être clôturés dans les 14 prochains jours, avec la possibilité de prolonger leur période de publication
- Un email contenant les AO sur le point d'être clôturés dans les prochaines 48 heures, avec la possibilité de prolonger la période de publication
- Une notification dans la plateforme une fois que la clôture automatique a été effectuée
Les emails contiendront un tableau avec tous les AO concernés et leurs détails respectifs :
- ID
- Titre de l'AO
- Date de publication
- Date de clôture automatique potentielle
- Nombre de propositions
En cliquant sur l'ID de l'AO, vous serez redirigé vers la page de celui-ci où vous verrez le message et le bouton vous permettant de prolonger la période de publication.
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Impact pour les prestataires
Pour les prestataires, lorsqu'un client prolonge la durée de publication d'un AO, vous pourrez les identifier grâce à un nouveau label : Opportunité. Par ailleurs, ces AO prolongés seront traités comme de nouveaux AO et seront donc placés en haut de la liste des AO sur la page de recherche. Vous saurez ainsi que ces besoins sont toujours d'actualité et donc qu'il est toujours pertinent d'y répondre.
Pour les prestataires référencés, lorsque la période de publication d'un AO est prolongée, ceux qui n'y ont pas encore répondu recevront un rappel par email pour les informer que l'AO est toujours ouvert.