Il peut arriver que vous souhaitiez prolonger une mission avec un prestataire. Dans ce cas, vous pouvez faire la demande de renouvellement du Bon de Commande directement sur la plateforme et cet article vous explique la démarche à suivre.
Dans cet article
- Processus de prolongation d'une mission
- Faire une demande de prolongation
- Cas d'usage : Corriger le tarif après envoi de la proposition par votre prestataire
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Processus de prolongation d'une mission
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Faire une demande de prolongation
Pour envoyer une demande de prolongation à votre prestataire :
- Rendez-vous dans l'onglet Missions
- Sur la mission que vous souhaitez prolonger, ouvrez le menu contextuel
et cliquez sur Demander à Prolonger
- Dans la fenêtre qui apparaît, vous pourrez remplir les champs suivants :
- Date de démarrage souhaitée : par défaut, la date indiquée est le lendemain de la date de fin du Bon de Commande en cours
- Date de fin : indiquez la date à laquelle vous souhaitez que la mission prenne fin
- Nombre d'unités d'œuvre : vous pouvez calculer ce nombre automatiquement à partir de la date de fin indiquée, en cliquant sur le bouton correspondant
- Tarif de prestation : par défaut, le tarif indiqué est celui du Bon de Commande en cours
- Enfin, si vous souhaitez prolonger la mission sans en changer le contenu, cliquez sur Renouvellement direct afin d'envoyer la demande de prolongation à votre prestataire. Si vous avez besoin de modifier des éléments de la mission présents dans l'Appel d'Offres, vous pouvez cliquer sur Renouvellement avec modification. Vous serez redirigé vers le formulaire de création de l'AO où vous pourrez apporter les modifications nécessaires, puis cliquer sur Publier afin d'envoyer la demande de prolongation à votre prestataire.
| Si pendant la mission en cours, une entité et/ou une ligne de dépense a été désactivée, vous devrez cliquer sur Renouvellement avec modification afin de lier à l'AO à une nouvelle entité et/ou ligne de dépenses. |
L’Acheteur et le Responsable Opérationnel du projet seront notifiés par email de l'envoi de cette demande, et pourront voir la mention Renouvellement en cours pour la mission concernée dans la colonne Demandes de la liste des missions de leur périmètre.
Votre prestataire pourra alors accepter ou refuser votre demande de renouvellement du Bon de Commande et vous serez informé de sa réponse :
- S'il refuse la demande de prolongation, l’Appel d’Offres sera mis à jour avec le statut de Prolongement refusé par le prestataire
- S'il accepte la demande de prolongation, il vous faudra sélectionner et valider la proposition afin que le nouveau Bon de Commande soit créé.
Le Commercial sera notifié de cette validation par email et via une notification sur la plateforme.
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Vous pouvez facilement repérer le nombre de renouvellements faits sur une mission avec le numéro interne du Bon de Commande et/ou de l'Appel d'Offres. À la fin de chaque numéro, vous pourrez voir PO-XXXX-1 (ou RFP-XXX-1), PO-XXXX-2, PO-XXXX-3, pour le premier, deuxième et troisième BDC sur la même mission. |
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Cas d'usage : Corriger le tarif après envoi de la proposition par votre prestataire
Lorsque votre prestataire accepte votre demande de prolongation mais que vous ou lui, vous rendez compte ensuite que le tarif indiqué n'est pas le bon, à première vue aucun de vous ne peut plus le changer. Voici la démarche à suivre pour que votre prestataire puisse tout de même modifier le tarif :
- Commencez par vous rendre sur la proposition et qualifiez-la comme Pas intéressante.
- Dans la fenêtre qui apparaît, choisissez Autre comme raison de votre refus, afin d'avoir la possibilité d'écrire un commentaire pour dire à votre prestataire que le tarif doit être modifié au montant X.
- Votre prestataire sera notifié de votre décision. Il lui faudra cliquer sur la notification ou le lien présent dans le mail à ce sujet pour être redirigé vers le formulaire de sa proposition. Là, il pourra modifier le tarif et envoyer sa proposition corrigée.
- Vous serez notifié de la nouvelle proposition et pourrez la sélectionner et la valider avec le tarif mis à jour.