Valider un Compte-Rendu d'Activité pour une mission en Régie Forfaitisée
Un Compte-Rendu d'Activité (CRA) est une pièce justificative qui vous lie à votre Prestataire. Il regroupe le nombre indicatif d'unités d'œuvre prestées, les éventuels documents et notes de frais, ainsi qu’une évaluation de la mission. Sa validation est indispensable pour déclencher la facturation. Voyons dans cet article comment le valider et le corriger si besoin, pour une mission en Régie Forfaitisée.
Dans cet article
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Impact du Compte-Rendu d’Activité (CRA)
Le CRA doit être validé à chaque fin de mois d'une mission car il est indispensable pour générer la facture/bon pour facturation (BPF) et donc déclencher le processus de règlement de la mission.
Important
Tout retard dans la validation d'un CRA entraîne un retard au niveau de la facturation et donc du paiement de votre prestataire.
Pour vous assurer une relation fluide et optimale avec vos prestataires sur ce sujet, nous recommandons de respecter les dates suivantes :
Bon à savoir
Vous pouvez suivre l'avancement du processus de validation dans l'encart Étapes de validation, sur la droite de la page du CRA.
Vous pouvez également avoir une vue globale des statuts des CRA de votre périmètre, en cliquant sur Comptes-Rendus d'Activité de l'onglet CRA/Factures, et en utilisant la colonne Détail Statut.
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Vérifier et valider les CRA soumis par vos prestataires
Voici les étapes à suivre pour vérifier et valider les CRA de vos prestataires dans le cadre d'une mission en Régie Forfaitisée :
- Rendez-vous dans l’onglet CRA/Factures et cliquez sur Comptes-Rendus d'Activité
- Pour chaque CRA avec le statut Validé par le Commercial, cliquez sur Voir le CRA dans le menu contextuel
3. Vérifiez le nombre d'unités d'œuvre prestées et renseignées par votre prestataire dans le calendrier. Faites de même pour le montant total facturé sur le mois (HT et hors note de frais) qu'il a indiqué et dont vous avez préalablement convenu avec lui.
Bon à savoir
Pour une mission en Régie forfaitisée, le renseignement des unités d'œuvre prestées est indicatif, et n'a pas d'impact sur le montant à facturer.
4. Détails de la mission : Vérifiez les notes de frais (en € TTC) et livrables éventuellement joints par votre prestataire.
5. Rapport sur l'activité du mois (facultatif) : vous pouvez décrire ici les livrables du mois que vous avez reçus. Vous pouvez aussi noter, grâce aux étoiles, le savoir-faire/méthodologie, le savoir technique, la communication du prestataire, et laisser un avis public. Vous permettrez ainsi à d'autres clients de savoir comment se passe une mission avec votre prestataire.
Bon à savoir
Si vous avez activé la fonctionnalité premium des Champs personnalisés et que vous les avez appliqués sur le Bon de Commande, ils seront visibles en bas du CRA à titre d'information.
6. Ventilation (si applicable) : Vous verrez cette section si vous avez activé la fonctionnalité premium Ventilation de la mission. Dans ce cas, vérifiez les informations de votre prestataire concernant le temps passé sur chacun des projets de la mission.
7. Vérifiez les informations présentes dans le résumé à droite de votre écran, intitulé Récapitulatif du CRA, et qui reprend tout ce que le prestataire a rempli, puis cliquez sur Vérifier les données.
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- Si les détails de facturation sont corrects et que toutes les informations du CRA l'étaient également, cliquez sur Valider afin de valider le Bon pour facturation. Le processus de validation est désormais clôturé, et le Bon pour Facturation est téléchargeable.
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- Si certaines informations (notamment le montant à facturer) sont erronées, cliquez sur Refuser le CRA. Indiquez la raison du refus et qui doit faire la modification, puis cliquez sur Confirmer le refus. Le CRA sera renvoyé au prestataire, qui pourra faire les corrections nécessaires et le soumettre à nouveau, pour votre validation.
Important
La facture n’est générée automatiquement qu’après que vous ayez validé le CRA.
Validation simplifiée
Vous pouvez également valider les CRA de manière plus rapide, directement depuis la grille des CRA, présente sur la page Comptes-Rendus d'Activité de l'onglet CRA/Factures.
Pour cela, pour chaque CRA, vous pouvez vérifier les informations suivantes directement dans la grille :
- Nom du Consultant et de sa mission
- Mois concerné
- Nombre d'Unités d'Œuvre déclarées
- Montant à facturer
Si toutes ces informations sont correctes et qu'aucune n'est manquante, vous pouvez cliquer sur le menu contextuel à droite du CRA et sur Valider le CRA.
Pour une validation des CRA encore plus rapide, vous pouvez activer la fonctionnalité premium de validation en masse des CRA. Pour en savoir plus, rendez-vous sur cet article.