Valider un Compte-Rendu d'Activité (CRA) pour une mission en Régie
Un Compte-Rendu d'Activité (CRA) est une pièce justificative qui vous lie à votre Prestataire. Il regroupe le nombre d'unités d'œuvre prestées, les éventuels frais ou astreintes engagés ainsi qu’une évaluation de la mission. Sa validation est indispensable pour déclencher la facturation. Voyons dans cet article comment le valider et le corriger si besoin, pour une mission en Régie.
Dans cet article
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Impact du Compte-Rendu d’Activité (CRA)
Le CRA doit être validé à chaque fin de mois d'une mission car il est indispensable pour générer la facture/bon pour facturation (BPF) et donc déclencher le processus de règlement de la mission.
Important
Tout retard dans la validation d'un CRA entraîne un retard au niveau de la facturation et donc du paiement de votre prestataire.
Pour vous assurer une relation fluide et optimale avec vos prestataires sur ce sujet, nous recommandons de respecter les dates suivantes :
Bon à savoir
Vous pouvez suivre l'avancement du processus de validation dans l'encart Étapes de validation, sur la droite de la page du CRA.
Vous pouvez également avoir une vue globale des statuts des CRA de votre périmètre, en cliquant sur Comptes-Rendus d'Activité de l'onglet CRA/Factures, et en utilisant la colonne Détail Statut.
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Vérifier et valider les CRA soumis par vos prestataires
Voici les étapes à suivre pour vérifier et valider les CRA de vos prestataires dans le cadre d'une mission en Régie :
- Rendez-vous dans l’onglet CRA/Factures et cliquez sur Comptes-Rendus d'Activité
- Pour chaque CRA avec le statut Validé par le Commercial, cliquez sur Voir le CRA dans le menu contextuel
Bon à savoir
Pour les CRA n'ayant pas encore été complétés par les prestataires, vous pouvez leur faire un rappel, en cliquant sur Envoyer un reminder dans le menu contextuel. Cette option leur enverra une notification sur la plateforme et ouvrira une option "mailto", afin que vous puissiez personnaliser l'email avant de l'envoyer.
3. Vérifiez le nombre d'unités d'œuvre prestées et renseignées par votre prestataire dans le calendrier
4. Détails de la mission : Vérifiez les notes de frais (en € TTC), livrables, astreintes, etc., éventuellement joints par votre prestataire.
5. Rapport sur l'activité du mois (facultatif) : vous pouvez décrire ici les livrables du mois que vous avez reçus. Vous pouvez aussi noter, grâce aux étoiles, le savoir-faire/méthodologie, le savoir technique, la communication du prestataire, et laisser un avis public. Vous permettrez ainsi à d'autres clients de savoir comment se passe une mission avec votre prestataire.
Bon à savoir
Si vous avez activé la fonctionnalité premium des Champs personnalisés et que vous les avez appliqués sur le Bon de Commande, ils seront visibles en bas du CRA à titre d'information.
6. Ventilation des missions (si applicable) : si vous avez activé la fonctionnalité premium Ventilation de la mission sur votre compte Client, vérifiez la répartition du temps de votre prestataire entre les différents projets de la mission.
7. Vérifiez les informations présentes dans le résumé à droite de votre écran, intitulé Récapitulatif du CRA, et qui reprend tout ce que le prestataire a rempli, puis cliquez sur Vérifier les données.
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- Si les détails de facturation sont corrects, et que toutes les informations du CRA l'étaient également, cliquez sur Valider afin de valider le Bon pour facturation. Le processus de validation est désormais clôturé et le Bon pour Facturation est téléchargeable.
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- Si certaines informations (notamment le nombre d'unités d'œuvre de la mission) sont erronées, cliquez sur Refuser le CRA. Indiquez la raison du refus puis cliquez sur Confirmer le refus. Le CRA sera renvoyé au prestataire, qui pourra faire les corrections nécessaires et le soumettre à nouveau, pour votre validation.
Important
La facture n’est générée automatiquement qu’après que vous ayez validé le CRA.
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Validation simplifiée
Vous pouvez également valider les CRA de manière plus rapide, directement depuis la grille des CRA, présente sur la page Comptes-Rendus d'Activité de l'onglet CRA/Factures.
Pour cela, pour chaque CRA, vous pouvez vérifier les informations suivantes directement dans la grille :
- Nom du Consultant et de sa mission
- Mois concerné
- Nombre d'Unités d'Œuvre déclarées
- Montant à facturer
Si toutes ces informations sont correctes et qu'aucune n'est manquante, vous pouvez cliquer sur le menu contextuel et sur Valider le CRA.
Pour une validation des CRA encore plus rapide, vous pouvez activer la fonctionnalité premium de validation en masse des CRA. Pour en savoir plus, rendez-vous sur cet article.