Créer un Appel d'Offres (AO) au Forfait

LittleBig Connection est une plateforme vous permettant de gérer l’ensemble de vos Appels d’Offres (AO) et missions de prestations intellectuelles. Vous pouvez créer des Appels d’Offres en régie et au forfait, afin de trouver les experts dont vous avez besoin. Voyons dans cet article comment créer et publier un Appel d'Offres au forfait, et si besoin le modifier.

Dans cet article 

• Créer et publier un Appel d'Offres (AO) au forfait
  • 1. Société
  • 2. Mission
  • 3. Compétences
  • 4. Budget et durée
  • 5. Publication
• Modifier un Appel d'Offres au forfait

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Créer et publier un Appel d'Offres (AO) au forfait

Pour commencer à créer votre Appel d'Offres, rendez-vous dans l'onglet Appels d'Offres et cliquez sur Créer un Appel d'Offres.

Sur la page qui apparaît, vous devez d’abord déterminer si vous souhaitez :

• Créer un appel d’offres à partir d'un formulaire vierge : Vous pouvez choisir entre deux types d'AO dans le menu déroulant
  • Régie : c'est un Appel d'Offres pour lequel il y a une obligation de moyen, où vous convenez du prix d'une ressource par jour ou par heure et pour une durée déterminée. Pour savoir comment créer un Appel d'Offres pour une mission en Régie, rendez-vous ici.
  • Forfait : c'est un Appel d'Offres pour lequel il y a une obligation de résultat et où vous convenez du prix mensuel ou global d'une production.
• Utiliser un template, c’est-à-dire utiliser un modèle de formulaire. Un modèle est créé automatiquement dès que vous publiez un AO en Régie, afin que vous puissiez le réutiliser si besoin par la suite avec plusieurs champs déjà préremplis
• Reprendre un brouillon, c’est-à-dire reprendre un formulaire que vous avez commencé à remplir mais qui n’a pas encore été publié.

Parmi ces options, choisissez de créer un Appel d'Offres à partir d'un formulaire vierge pour une mission en Forfait, puis cliquez sur Validez. Vous êtes ensuite redirigé vers un formulaire décomposé en plusieurs sections. Vous pouvez naviguer entre les sections grâce au menu pas-à-pas présent en haut du formulaire et vous avez un résumé des informations de l'AO sur la droite de votre écran, qui se remplit au fur et à mesure que vous complétez le formulaire de l'AO.

Ci-dessous les 5 étapes à compléter afin de publier votre AO :

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1. Société

Sélectionnez une entité parmi celles auxquelles vous êtes rattaché et pour laquelle vous souhaitez émettre l’AO. 

Lorsque l'entité est sélectionnée, les champs Responsable Opérationnel, Ligne de dépense et Acheteur se remplissent automatiquement avec les informations disponibles pour l'entité. Vous avez la possibilité de modifier ces champs si besoin.

Lorsque vous avez complété cette étape, cliquez sur Continuer au bas de la page.

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2. Mission

Dans cette section, plusieurs parties sont à remplir afin de fournir le plus d'informations possibles sur le contenu de la mission et ainsi vous assurer de recevoir les propositions les plus pertinentes possibles :

• Sélection d'un modèle de mission : vous permet de pré-remplir les champs de cette étape. Pour cela, cliquez sur le menu déroulant et recherchez le modèle en écrivant son nom dans la barre de recherche. Si vous ne souhaitez pas utiliser de modèle, laissez le champ sur Créer une nouvelle mission. 
• Titre de la mission : Il doit représenter fidèlement l’expertise que vous recherchez. C'est un élément important car c’est ce qui sera affiché en premier aux prestataires. 

• Contexte de la mission : Ce champ est prérempli si le champ Présentation de l’entité est renseigné dans la configuration de l’entité.
• Objectifs de la mission et tâches
• Livrables
• Adresse de réalisation de la mission : Indiquez le lieu de réalisation de la mission (obligatoire même si la mission se fait à distance).

• • Si des déplacements seront à prévoir, activez le bouton correspondant et indiquez les lieux et la fréquence des déplacements
• Intervention à distance : indiquez si la mission devra être réalisée en présentiel ou à distance (totalement ou partiellement)

Lorsque vous avez complété cette étape, cliquez sur Continuer au bas de la page pour passer à la section suivante.

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3. Compétences

Afin de recevoir les propositions les plus pertinentes possibles, il est conseillé de renseigner les compétences techniques, savoir-faire et langues à maîtriser pour la bonne réalisation de la mission. Pour chaque compétence ou langue ajoutée, vous pourrez également préciser le niveau d'expertise souhaité.

Pour ajouter les compétences : 

1. Choisissez la catégorie de la compétence et cliquez sur Ajouter. Les catégories de compétences sont les suivantes :
   • Compétences informatiques
   • Compétences foncitonnelles
   • Compétences ingénierie mécanique
   • Compétences ingénierie EEEA

   • Compétences ingénierie Installations Générales

   • Compétences ingénierie Métiers Transverses

2. Ensuite, une fenêtre s'ouvre où vous pouvez parcourir les compétences de la catégorie, qui sont rangées en sous-catégories :
   • Si vous trouvez la vôtre, cochez la case correspondante (vous pouvez cocher autant de cases que vous le souhaitez)
   • Si vous ne trouvez pas la compétence que vous recherchez, écrivez-la dans l'espace Saisir une autre compétence de la sous-catégorie correspondante, et cliquez sur Ajouter
3. Pour confirmer les ajouts des compétences sélectionnées pour chaque catégorie, cliquez sur Valider en bas à droite de la fenêtre
4. Indiquez le niveau d'expertise que vous attendez pour chaque compétence grâce au menu déroulant : pas de connaissance, débutant, confirmé, expert, guru (publications/récompenses)
5. Enfin, vous pouvez ajoutez les compétences linguistiques :
   • Ecrivez la langue recherchée dans la barre de recherche sous la section Languages
   • Sélectionnez-la dans la liste des résultats
   • Sélectionnez le niveau de maîtrise de la langue dans le menu déroulant : pas de connaissance, débutant, intermédiaire, professionnel, courant

Lorsque vous avez complété cette étape, cliquez sur Continuer au bas de la page pour passer à la section suivante.

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4. Budget et durée 

• Budget par UO en € HT : Indiquez le budget maximum par unité d’œuvre (UO) que vous envisagez pour cette mission, puis choisissez si c'est un forfait global ou un forfait mensuel. Vous avez la possibilité d’afficher ou de masquer ce budget estimé aux prestataires qui consulteront votre AO, en activant ou non le bouton correspondant.

• Durée totale estimée de la mission : Indiquez la date de démarrage souhaitée puis la date de fin de la mission pour calculer le nombre d'unité d'oeuvre ou inversement, en cliquant sur Calculer la date à partir de la durée ou Calculer à partir de la date de fin

• Durée du Bon de Commande (BDC) : Indiquez la date de démarrage du BDC puis sa date de fin pour calculer le nombre d'unité d'oeuvre ou inversement, en cliquant sur Calculer la date à partir de la durée ou Calculer à partir de la date de fin

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5. Publication

• Date de validité de l'Appel d'Offres (facultatif) : Vous permet d’empêcher les réponses à votre AO après la date indiquée, tout en laissant votre AO visible par les prestataires. Vous pourrez modifier cette date à tout moment afin d’empêcher ou d'accepter de nouvelles propositions. Cette date peut donc vous permettre de gérer le flux de propositions que vous recevrez de deux manières :
  • Si vous recevez trop de propositions et vous n’arrivez pas à toutes les qualifier, vous pouvez utiliser cette date pour empêcher de nouvelles propositions (temporairement ou définitivement).
  • Si votre date limite est atteinte et vous n’avez pas trouvé l’expertise que vous recherchiez parmi les propositions reçues, vous pouvez accorder un délai supplémentaire en allongeant la durée afin de recevoir de nouvelles propositions.
• Joindre un document (facultatif) : 5 documents maximum
• Type d'Appel d'Offres
  • Nouvelle recherche : vous aurez le choix de publier votre AO auprès de vos fournisseurs référencés et/ou sur notre place de marché en fonction de ce qui est autorisé pour l’entité que vous avez sélectionnée. Si l'AO est remporté par un prestataire référencé, l'Offre Rise s'appliquera. Mais, si c'est un prestataire de la place de marché qui le remporte, alors c'est l'Offre Connect - Sourcing qui sera appliquée.
  • Ressource identifiée : vous pourrez envoyer votre AO directement à l’entreprise ayant remportée la mission afin de régulariser la prestation dans LittleBig Connection et pour pouvoir ensuite faire le suivi de la prestation et de la facturation sur la plateforme. Si l'entreprise gagnante est un de vos prestataires référencés, alors l'Offre Rise s'appliquera, mais si elle n'est pas dans vos prestataires référencés, alors ce sera l'Offre Connect - Portage qui sera appliquée. 
• Workflow de validation : Vous pouvez visualiser ou sélectionner le workflow de validation pour la publication de votre AO. Le paramétrage des workflow de validation est lié au paramétrage de votre compte Client.

Lorsque toutes les étapes sont complètes et que vous estimez avoir renseigné toutes les informations essentielles, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur Publier, en bas à droite du formulaire.

Votre AO sera publié une fois que toutes les étapes du workflow de validation auront été validées. Vous pouvez suivre l'avancement du workflow et relancer si besoin en interne.

Modifier un Appel d'Offres au forfait

Pour modifier un Appel d'Offres déjà publié : 

1. Rendez-vous dans l’onglet Appels d’Offres, puis cliquez sur Mes Appels d'Offres
2. Vous êtes redirigé vers le tableau contenant tous les AO de votre périmètre. Cliquez sur le menu contextuel de l'AO que vous souhaitez modifier, puis sur Modifier.
3. Vous avez maintenant la possibilité de modifier les informations de chaque étape de l'AO : société, mission, compétences, durée et budget, publication. 
4. Une fois les modifications apportées, cliquez sur Publier au bas du formulaire.