Approbation d'un Compte-Rendu d'Activité (CRA) par le Commercial pour une mission en Régie

Un Compte-Rendu d'Activité (CRA) est une pièce justificative qui vous lie à votre Client. Il regroupe le nombre d'unités d'œuvre prestées par vos Consultants, les éventuels frais ou astreintes engagés ainsi qu’une évaluation de la mission. Sa validation est indispensable pour déclencher la facturation. Voyons dans cet article comment approuver les CRA de vos Consultants et les corriger si besoin, pour une mission en Régie, afin de vous assurer un paiement dans les meilleurs délais.

Dans cet article

• Impact du Compte-Rendu d’Activité (CRA)
• Relancer les Consultants n'ayant pas encore soumis leur CRA
• Vérifier et approuver les CRA soumis par vos Consultants
• Corriger une erreur sur un Compte-Rendu d’Activité

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Impact du Compte-Rendu d’Activité (CRA)

Le CRA doit être validé à chaque fin de mois d'une mission car il est indispensable pour générer la facture et donc déclencher le processus de règlement.

Tout retard dans la validation d'un CRA entraîne un retard au niveau de la facturation et donc de votre paiement.

Pour vous assurer de recevoir votre règlement dans les meilleurs délais, nous recommandons de respecter les dates suivantes :

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Relancer les Consultants n'ayant pas encore soumis leur CRA

Vous pouvez relancer les Consultants n'ayant pas soumis leur CRA, directement depuis la plateforme. Pour cela :

1. Rendez-vous sur la page Visualiser CRA et BPF de l'onglet CRA/Facture
2. Pour les CRA ayant le statut À soumettre par le Consultant, vous pouvez envoyer un rappel par mail via le menu contextuel  : 
   • soit en cliquant directement sur Envoyer un reminder
   • soit en cliquant sur Voir le CRA puis en cliquant sur Relancer le Consultant en haut à droite de votre écran

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Vérifier et approuver les CRA soumis par vos Consultants

Voici les étapes à suivre pour vérifier et approuver un CRA dans le cadre d'une mission en Régie :

1. Rendez-vous dans l’onglet CRA/Factures et cliquez sur Visualiser CRA et BPF
2. Pour chaque CRA avec le statut Validé par le Consultant, cliquez sur Voir le CRA dans le menu contextuel

3. Vérifiez les informations renseignées par votre Consultant dans le résumé présent à droite de votre écran, intitulé Récapitulatif du CRA.

4. Détails de la mission (facultatif) : cliquez sur cette section pour voir les éléments ajoutés par votre Consultant et/ou si vous avez besoin d'ajouter des éléments complémentaires au Compte-Rendu d'Activité :

• • Documents et livrables : partagez les documents produits au cours du mois
  • Notes de frais : ajoutez les frais engagés sur le mois (déjeuner, déplacements, location d'équipement, etc.) en indiquant leur montant TTC et en ajoutant leur justificatif
  • Régularisation : s’il y a eu une erreur sur le Compte-Rendu d'Activité du mois précédent (exemple : un jour facturé en trop), indiquez le nombre d'unités d'œuvre à ajouter ou déduire
  • Astreintes : indiquez le montant total HT des heures supplémentaires prestées

5. Rapport sur l'activité du mois (facultatif) : vous pouvez voir ici le descriptif des livrables et l'évaluation de la mission par votre Consultant.

6. Ventilation (si applicable) : Vous verrez cette section si votre Client a activé la fonctionnalité Ventilation de la mission. Dans ce cas, vérifiez les informations de votre Consultant sur le temps passé sur chacun des projets de la mission.

7. Vérifiez à nouveau l'encart Récapitulatif du CRA pour voir si vos modifications ont bien été prises en compte.

• • Si toutes les informations sont présentes et correctes, cliquez sur Approuver le CRA. Dans ce cas, le CRA n'est plus modifiable et l'encart Étapes de validation est mis à jour. Votre Client sera notifié que c’est à son tour de procéder à la validation du CRA.
  • Si certaines informations (notamment les informations présentes sur le calendrier) sont erronées, cliquez sur Refuser le CRA, cochez la raison de votre refus et cliquez sur Confirmer le refus. Le CRA sera renvoyé au Consultant, qui pourra faire les corrections nécessaires et le soumettre à nouveau, pour votre approbation.

La facture n’est générée automatiquement qu’après validation du CRA par votre Client.

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Corriger une erreur sur votre Compte-Rendu d’Activité

Si vous avez approuvé un CRA mais que vous vous rendez compte ensuite qu’il y a une erreur ou un changement à apporter, deux cas de figure sont possibles :

• Votre Client n'a pas encore validé le CRA : dans ce cas, nous vous recommandons de le contacter afin qu’il refuse le CRA sur la plateforme. Le Consultant pourra soumettre à nouveau le CRA après avoir apporté les modifications nécessaires.
• Votre Client a déjà validé le CRA : dans ce cas, la facture a déjà été générée automatiquement et le CRA ne peut plus être modifié. Nous vous recommandons de faire une régularisation sur le CRA du mois suivant. Pour cela, lorsque vous vérifierez le CRA :
  1. Cliquez sur le bouton bascule Ajoutez des détails à la mission de la section Détails de la mission
  2. Cliquez sur Faire une régularisation
  3. Choisissez si vous voulez ajouter ou déduire des unités d'œuvre et indiquez leur nombre
  4. Ajoutez, si nécessaire, un commentaire et/ou des documents pour contextualiser cette régularisation, puis cliquez sur Valider

Si c’était le dernier mois de votre mission, votre Client peut contacter notre équipe Support.