Dans le cadre des missions en Régie, il est possible que vous souhaitiez prendre en charge tout ou partie des frais journaliers (déjeuners, déplacements, location d'équipement, etc.) du Consultant en mission chez vous. Cet article vous explique ce que recouvrent les frais journaliers sur la plateforme, comment les configurer et les utiliser.
Dans cet article
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Définition des frais journaliers
Grâce à la fonctionnalité des frais journaliers, il est possible de spécifier dans vos Appels d’Offres le type de frais journaliers que vous êtes prêts à prendre en charge.
Il existe deux types de frais journaliers :
- Frais journaliers au forfait fixe : Le montant reste fixe et ne dépend pas du temps presté par le prestataire (exemple : l'aller-retour entre le domicile et le lieu de prestation)
- Frais journaliers variables : Le montant dépend du temps presté par le prestataire (exemple : location d'équipement)
| La configuration de cette fonctionnalité est possible uniquement par l'Administrateur du compte. |
Une fois configurée, les Responsables opérationnels ont la possibilité d’ajouter des frais journaliers lors de la rédaction des appels d’offres.
Les Fournisseurs pourront renseigner le montant des frais journaliers qu’ils souhaitent voir pris en charge, au moment de répondre à un Appel d'Offres. Vos acheteurs pourront ensuite négocier ces montants si vous utilisez la fonctionnalité Module de négociation.
Étant une fonctionnalité premium, si vous souhaitez en bénéficier, veuillez contacter votre Customer Success Manager, ou nos équipes Support pour l'activation.
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Comment configurer et utiliser les frais journaliers
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Configuration par l'Administrateur entreprise
En tant qu'Administrateur Entreprise du compte, vous devez commencer par configurer le type de frais journaliers que vous souhaitez pouvoir ajouter dans vos Appels d'Offres, en suivant ces étapes :
- Rendez-vous dans l'onglet Entreprise puis cliquez sur Frais journaliers
- Renseignez les données requises :
- Nom du frais journalier à ajouter
- Description
- Cocher la case "Comptabilisation au forfait fixe" si applicable
- Quand vous êtes satisfait, cliquer sur le bouton (+) pour enregistrer
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Si le menu des Frais journaliers n'est pas visible, cela veut dire que l'option n'est pas activée. Veuillez contacter votre Customer Success Manager ou nos équipes Support pour l'activation. |
Pour chaque frais renseigné, il est possible de cocher la case « comptabilisation au forfait fixe », qui implique que le montant des frais journaliers facturés par jour restera le même quel que soit le nombre d’heures travaillées par le consultant.
Prenons l’exemple d’un bon de commande avec les frais journaliers suivants :
- Transport : 50€
- Location d’ordinateur : 20€
Supposons que la case « Comptabilisation au forfait fixe » n’ait pas été cochée au préalable pour la location d'ordinateur, mais l'a été pour le transport. Si dans son Compte Rendu d’Activité, le consultant indique qu’il a travaillé une demi-journée au lieu d’une journée complète, alors les frais de transport seront toujours pris en charge à hauteur de 50€ mais la location d’ordinateur sera, elle, divisée par deux, soit 10€ au lieu de 20€.
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Utilisation lors de la création d'un Appel d'Offres (AO)
Lorsque vous créez un Appel d’Offres, vous avez la possibilité de renseigner des frais journaliers à l’étape Paramètres spécifiques du formulaire de création de l'Appel d'Offres.
| Lorsque l’Appel d’Offres est publié, les frais journaliers apparaissent dans l'encart Dates et budgets situé sur la droite de l’Appel d’Offres. |
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Utilisation par le prestataire, pour répondre à un Appel d'Offres
Lorsque le prestataire (Commercial ou Gérant du compte) répond à l’Appel d’Offres, des champs spécifiques sont affichés afin de lui permettre de renseigner le montant des frais journaliers qu'il souhaite voir pris en charge pour son Consultant.
Ci-dessous un exemple de ce que voit le prestataire au moment de répondre à l'Appel d'Offres :
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Gestion par le responsable opérationnel, sur les propositions reçues sur l'AO
Dans l'onglet Appels d'Offres, cliquez sur Mes appels d'offres et vous serez redirigé vers le tableau de vos AO.
- Identifiez l'AO pour lequel vous souhaitez voir les propositions et cliquez sur le menu Options
- Cliquez sur Voir toutes les propositions
- Vous serez redirigé sur la page des propositions à cet AO
- Cliquez sur le menu à droite et choisissez Voir détails
- Dans la fenêtre qui s'affiche, vous trouverez un récapitulatif contenant :
- Les dates du projet
- Le Commercial
- Le Taux Journalier Moyen (TJM)
- Les frais journaliers indiqués par le prestataire
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Comme le TJM, les frais journaliers sont négociables avec le module de négociation à partir du moment où la candidature est qualifiée d'intéressante. Pour plus d’information concernant le fonctionnement du module de négociation, rendez-vous sur cet article. |
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Une fois que la proposition a été acceptée et que la mission a démarré, il n’est plus possible de modifier le tarif des frais journaliers. Aucune régulation ne pourra être faite, même sur le Compte Rendu d'Activité. |
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Dans les Comptes-Rendus d'Activité
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Les frais journaliers facturés sont visibles sur les Comptes Rendus d’Activité, et ils sont calculés sur la base du nombre de jours renseignés par le consultant.
Sur l’exemple présent dans l'image ci-contre, le Consultant a indiqué avoir travaillé 22 jours ouvrés, les frais de déjeuner sont donc de 22j x 20€ = 440€. |