Les Codes projets et la Ventilation sont des fonctionnalités premium qui vous permettent, en tant qu'Administrateur Entreprise, de découper vos missions en différents projets selon votre nomenclature interne et de suivre, ensuite, combien de temps vos prestataires passent sur chaque projet. Voyons dans cet article ce que sont ces fonctionnalités et comment les utiliser.
Dans cet article
- Présentation des Codes projet et de la Ventilation
- Créer un code projet
- Vérifier la Ventilation des projets dans les Comptes-Rendus d'Activité (CRA)
.
Présentation des Codes projet et de la ventilation
Définition
Les codes projet sont des clés qui vous permettent de lier un ou plusieurs projets à une mission, selon votre nomenclature interne.
La Ventilation des projets vous permet de connaître le temps passé par votre prestataire sur chaque projet (relié à un code projet) de sa mission au moment où il soumet son CRA.
Utilisation
Si vous activez uniquement les Codes projets, alors :
- Au moment de la création d'un AO, les Responsables opérationnels devront sélectionner au moins un Code projet (étape Paramètres spécifiques)
- Après avoir publié un AO pour lequel aucune proposition n'a encore été sélectionnée, les Responsables opérationnels pourront modifier l'AO pour ajouter au moins un Code projet
- Avec certaines options d'interfaçage, vous pourrez exporter les données des Codes projets vers vos outils internes afin de mieux piloter vos achats de prestations intellectuelles.
Si la Ventilation est également activée, alors :
- Au moment de la soumission du CRA par votre prestataire, il devra indiquer combien de temps il a passé sur chaque projet au cours du mois écoulé. Vous verrez ces informations au moment de valider le CRA.
- Vous pourrez récupérer et analyser les informations de la Ventilation via l'export des données, disponible sur la plateforme
| La Ventilation ne peut pas être activée si vous utilisez l'alimentation externe des Comptes-Rendus d'Activité (CRA). |
En tant que fonctionnalités premium, si vous souhaitez en bénéficier, veuillez contacter votre Customer Success Manager, ou nos équipes Support pour l'activation.
.
Créer un Code projet
Les Codes projets sont paramétrés au niveau de l'entreprise et ne peuvent être créés et configurés que par les Administrateurs Entreprise.
Les Codes projet sont un prérequis à l'utilisation de la Ventilation. Vous devez donc créer au moins un Code projet pour pouvoir ensuite utiliser la Ventilation.
Pour créer un Code projet :
- Rendez-vous dans l'onglet Entreprise et cliquez sur Codes projets
- Sous la barre de recherche, vous trouverez les champs à remplir pour créer un Code projet :
- Nouveau code projet : indiquez le nom du code projet à l'aide d'une combinaison alphanumérique (non sensible à la casse)
- Responsable opérationnel : écrivez le nom du Responsable opérationnel dont dépend le Code projet. C'est un champ de texte libre qui a pour but de faciliter la recherche du Code projet au moment de créer un AO ou de soumettre un CRA
- Description (facultatif)
- Cliquez sur Sauvegarder pour créer le nouveau code projet
|
|
En tant qu’Administrateur, vous pouvez modifier/supprimer un Code projet existant à tout moment (seul le nom du Code projet ne pourra pas être modifié). |
| Un Code projet associé à un AO ouvert ou un CRA d'une mission en cours, ne peut pas être supprimé. |
|
Vous pouvez créer un Code projet intitulé NA ou Aucun code projet, par exemple. En effet, la saisie d'un Code projet étant obligatoire lors de la création d'un AO, cela permettra aux Responsables opérationnels de sélectionner cette option si aucun Code projet n'est pertinent pour leur mission. |
.
Vérifier la Ventilation des projets dans les Comptes-Rendus d'Activité (CRA)
Lorsqu'un Code projet est associé à un Appel d'Offres, une section Ventilation est ajoutée au CRA de votre prestataire, avec la liste des Codes projets correspondants. Chaque fin de mois, au moment de soumettre son CRA, il lui suffira de sélectionner les Codes projets des projets sur lesquels il a travaillé au cours du mois écoulé, et d'indiquer le nombre d'Unités d'œuvre (UO) passées sur chacun.
|
Le prestataire peut ajouter, dans son CRA, un Code projet non associé à l'AO directement, mais existant sur votre compte entreprise. La somme des UO de la section Ventilation doit être égale au nombre d'UO indiqué dans le calendrier du CRA pour qu'il puisse être soumis (hors régularisation et astreinte). |
En tant que Responsable opérationnel, lorsque vous vérifiez le CRA de votre prestataire au moment de la validation, vous pourrez voir la ventilation des projets indiquée par celui-ci. Si vous remarquez une erreur, vous pouvez refuser le CRA et choisir Erreur dans la saisie des ventilations comme raison de votre refus. Le prestataire sera notifié et pourra corriger le CRA en conséquence.