Dans cet article :

Définition des Codes projet et des projets de ventilation
Création d'un code projet
Ajouter des codes de projet à des appels d'offres
- Lors de sa création
- Code projet et ventilation du projet sur le Compte Rendu d'activité (CRA)

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Définition des Codes projet et des projets de ventilation

La fonctionnalité premium de code projet permet de lier les missions à un ou plusieurs projets selon votre nomenclature interne, et qui sont ensuite reportés dans le compte rendu d'activité (CRA).

La fonctionnalité de Ventilation des projets permet d'avoir une visibilité sur le temps passé/la ventilation de chaque projet spécifique, ce qui est utile pour les rapports.

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'administrateur peuvent créer, mettre à jour ou supprimer un code projet sur votre compte.

Vous avez l'option d'utiliser les Codes Projet directement depuis la plateforme LittleBig, cette option ne serait pas disponible si vous utilisez l'alimentation externe des Comptes Rendus d'Activité par API.

Par contre, avec certaines options d'interfaçage vous avez la possibilité d'exporter les données des Codes Projet vers vos outils internes.

En tant que fonctionnalité premium, si vous souhaitez en bénéficier, veuillez contacter votre Customer Succès Manager, ou nos équipes Support pour l'activation.

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Création d'un code projet

En tant qu'Administrateur de votre compte, vous pouvez suivre les suivants étapes pour créer des nouveaux codes projet :

Accéder à l'onglet Entreprise et ensuite "paramètres entreprise"

Vous serez redirigé vers la page de configuration de vos paramètres
- Accédez à l'onglet du sous-menu intitulé "Codes Projets"
Dans cette page vous trouverez plusieurs options :
- À droite, une barre de recherche pour filtrer et trouver un code projet spécifique
- Dessous, deux champs obligatoires à completer :
  - Le nom du code projet (configuration alphanumérique non sensible à la casse)
  - Le responsable opérationnel du code projet (ceci est un champ text libre qui permet la recherche du code projet lors de la création d'un Appel d'Offres et de la saisie du CRA par le consultant)
- Un champ facultatif à completer pour donner une description du code projet
Quand vous êtes prêt, veuillez cliquer le bouton de (+) à droite pour créer le nouveau code projet

Vous en tant qu'Administrateur du compte, pouvez modifier les codes projet à l'aide du crayon ou les supprimer à l'aide de l'icône poubelle

Rendez-vous vers l'onglet Entreprise et sélectionnez l'option "Paramètres entreprise"

Vous serez redirigé vers la page de configuration de vos paramètres
- Accédez à l'onglet du sous-menu intitulé "Codes Projets"
Trouvez le Code Projet vous souhaitez modifier et cliquez le bouton du crayon situe à droite
Les champs de responsable opérationnel et description du code projet deviendront editables (notez que le nom du code projet ne pourra pas être modifié)
Quand vous êtes prêt, cochez la caisse pour valider les modifications

Un code projet utilisé au moins une fois (sur un AO ou sur un CRA en cours) ne peut pas être supprimé.

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Ajouter des codes de projet à des appels d'offres

Maintenant que vous, en tant que Administrateur du compte, avez créé des Codes Projet, il devient important pour les acheteurs et responsables opérationnels (managers et opérationnels) de savoir comment les utiliser lors de la création d'un Appel d'Offres (AO) où quand il est necessaire d'ajouter des codes projet à des AO existants sans proposition sélectionnée.

Voici les étapes à suivre :

Lors de la création d'un AO

Accédez à l'onglet Appels d'Offre et commencez votre démarche habituelle pour créer un nouvel AO :

- Completez les champs necessaires pour la création de votre appel d'offres
- Quand vous arrivez à l'etape 6 du formularie de création d'un Appel d'Offres, intitulée "Paramètres spécifiques", vous trouverez un menu multi-sélection
- Sélectionnez le(s) code(s) projet(s) correspondants et completez la reste du formulaire de création de votre appel d'offres *
  - Notez que un ou plusieurs codes projet peuvent être sélectionnés au moment de la création de l'AO
- Quand vous êtes prêt, enregistrez les informations et publiez votre Appel d'Offre

Le consultant peut toujours indiquer un ou plusieurs codes projet, meme s'ils n'ont pas été sélectionnés au moment de la création de l’appel d’offres

Aprés sa publication (sans proposition seleccioné)

Vous pouvez aussi ajouter des codes projet à des AO existants, que si une proposition n'a pas' encore été choisie. Ci-dessus les étapes :

Pour ajouter des Codes projet à un appel d'offres existant, accédez à l'onglet Appels d'Offre et ensuite l'option "Mes Appels d'Offres".

Sélectionnez l'appel d'ofres que vous souhaitez modifier
Cliquez le menu à gauche dans la collone "Options" et choisissez l'option "Modifier" avec l'icône du crayon
Dans le menu de sections à gauche, cliquez sur l'etape 6 du formularie de création d'un Appel d'Offres, intitulée "Paramètres spécifiques"
Sélectionnez le(s) code(s) projet(s) correspondants et completez la reste du formulaire de création de votre appel d'offres
Enregistrez les modifications faites à l'appel d'offres

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Code projet et ventilation du projet sur le Compte Rendu d'activité (CRA)

Avec le Code Projet associé à un AO, et lors de la validation du CRA, le consultant (prestataire) doit remplir le champ obligatoire ‘’Détails des missions’’.

En tant que responsable opérationnel vous pouvez valider les CRAs suivant le processus habituel de validation de CRAs une fois le CRA validé par le prestataire. (Consultant, Commercial ou Freelance)

Si la ventilation ne correspond pas aux réalisées du consultant, le responsable opérationnel peut refuser le CRA et permettre au consultant de modifier le CRA.

Du côté du prestataire, ils peuvent gérer la ventilation du projet en ajoutant le code projet en accédant au CRA souhaité et dans une nouvelle section qui apparaitra, intitulé "Ventilation de la mission", ils pourront ajouter le code projet.

Notez que si le code projet a été ajouté lors de la création du RFP, il sera automatiquement présent sur le Compte Rendu d'Activité.

Le consultant devrait alors indiquer le temps passé sur ce projet, cela veut dire, specifier le nombre de jours travaillés sur le mois, en excluant toute regulation et tout weekend.

C'est aussi le moment où le consultant peut ajouter tout commentaire relatif au projet.